Demandes de cotation transport : e-mail ou formulaire en ligne ?

Les deux canaux ne sont pas deux vitesses de la même chose. Ils diffèrent sur un point structurel : qui porte la responsabilité de la complétude de la demande. Dans un e-mail, l’expéditeur écrit ce dont il se souvient et le commissionnaire découvre ce qui manque. Dans un formulaire, les champs sont déclarés à l’avance et la demande ne part pas tant qu’un champ qui influe sur le prix est vide.

Tout le reste en découle. Aller-retours, ressaisie, réponse hors horaires, traçabilité : ce sont des conséquences de l’endroit où la donnée est validée, pas des avantages indépendants. C’est aussi pourquoi un formulaire mal conçu est pire que l’e-mail : il impose les mauvais champs et bloque une demande qu’un humain aurait comprise.

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret routier, est conçu pour ce modèle mixte : le formulaire devient l’entrée par défaut des comptes récurrents, l’e-mail reste ouvert pour tout le reste, et les deux alimentent le même pipeline de cotations. La vue d’ensemble est rassemblée dans la page portail client pour commissionnaires, et la définition de la demande elle-même dans la fiche de glossaire demande de cotation.

Voici une demande telle qu’elle arrive réellement. Tous les chiffres qui suivent forment un exemple construit avec des valeurs tarifaires inventées ; refaites-le avec vos propres grilles.

« Bonjour, vous pouvez me chiffrer 5 palettes, environ 2 tonnes, région lyonnaise vers Milan, chargement la semaine prochaine ? Merci. »

Six informations tarifantes manquent : les codes postaux d’enlèvement et de livraison (une zone ne se déduit pas d’une « région »), l’emprise au sol des palettes, leur hauteur, leur caractère gerbable, le besoin d’un hayon à la livraison et la date de mise à disposition. Une seule d’entre elles déplace le prix au-delà d’un arrondi.

Cas A — les palettes ne se gerbent pas. Surface au sol = 5 × (1,20 × 0,80) = 4,80 m². Mètres plancher = 4,80 ÷ 2,40 = 2,00 LDM. Avec la conversion du transporteur à 1 750 kg par mètre plancher, le poids taxable ressort à 3 500 kg, et non aux 2 000 kg bruts. Zone IT-1, tranche 3 000–4 999 kg à 11,40 € les 100 kg → 35 × 11,40 = 399,00 €.

Cas B — les palettes se gerbent sur deux niveaux. Cinq palettes deviennent trois emplacements au sol = 2,88 m² → 1,20 LDM → poids taxable 2 100 kg. Tranche 2 000–2 999 kg à 13,80 € les 100 kg → 21 × 13,80 = 289,80 €. Contrôle du payant-pour : 3 000 kg à 11,40 € les 100 kg = 342,00 €, montant supérieur, donc les 289,80 € tiennent.

Ajoutez une surcharge gazole de 8,5 % et une marge de 18 % appliquée en p/(1−m) : le cas A donne 399,00 × 1,085 = 432,92 € d’achat → 432,92 ÷ 0,82 = 527,95 € de vente. Le cas B donne 289,80 × 1,085 = 314,43 € d’achat → 383,45 € de vente. Une case à cocher, 144,50 € d’écart.

Le commissionnaire qui ne pose pas la question choisit au hasard et se trompe une fois sur deux : trop cher, il perd le lot ; trop bas, il absorbe la différence sur sa marge. Celui qui la pose paie un aller-retour — un e-mail sortant, des heures d’attente, une réponse qui traite deux questions sur six. Le calculateur de mètres plancher rejoue l’étape LDM, et la fiche payant-pour détaille le contrôle de tranche.

Un formulaire ne mérite sa place que si ses champs obligatoires sont exactement ceux qui changent le chiffre. Demandez-en moins, vous revenez aux aller-retours par e-mail ; demandez-en plus, l’expéditeur abandonne en cours de saisie. Les 12 champs et le mécanisme de prix que chacun alimente sont détaillés dans quelles informations pour coter un transport.

Reste ce qui ne se déduit pas de la liste : la manière de la poser. Deux règles de conception comptent plus que le nombre de champs.

Première règle : la gerbabilité est un oui/non dur, jamais une valeur par défaut. C’est le champ dont l’impact sur le prix est le plus fort et le plus silencieux — l’exemple ci-dessus vaut 144,50 € d’écart sur un seul envoi. Une case pré-cochée à « gerbable » produit un prix affiché plus bas, donc plus vendeur, et faux une fois sur deux ; une case pré-cochée à « non gerbable » vous fait perdre des lots que vous auriez gagnés. La seule option tenable est de bloquer l’envoi du formulaire tant que l’expéditeur n’a pas tranché lui-même.

Seconde règle : une seule zone de texte libre, et en fin de formulaire. Placée en tête, elle absorbe tout et l’expéditeur y recopie ce que les champs structurés attendaient. Placée en fin, elle recueille exactement ce que le modèle ne sait pas décrire : le hors gabarit, l’accès difficile, le « le client ne réceptionne que le mardi ». Elle doit être lue par un humain — un champ de commentaire que personne n’ouvre est pire qu’aucun champ, parce que l’expéditeur croit vous avoir prévenu.

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, utilise le même jeu de champs dans l’écran de cotation du courtier et dans le formulaire côté client : une demande envoyée par un expéditeur n’a besoin d’aucune ressaisie pour être calculée.

C’est le coût que l’e-mail impose après l’envoi du prix, et c’est celui qu’on remarque en dernier. Une messagerie est un moyen de transport de l’information, pas un registre.

• Pas de dénominateur pour le taux de transformation. Vous savez compter les cotations envoyées et celles qui ont donné une expédition. Vous ne savez pas compter les demandes arrivées : votre « taux de transformation » exclut donc en silence toutes celles que vous n’avez jamais chiffrées.
• Le lot des demandes sans réponse est invisible. Trop petites, trop bizarres, ou arrivées le vendredi à 17 h 45 : elles n’apparaissent nulle part. C’est le volume le moins cher à récupérer, et personne ne sait combien il en existe.
• Les demandes téléphoniques s’évaporent. Un prix donné de vive voix et jamais écrit ne peut pas être revérifié quand la facture est contestée trois semaines plus tard.
• Dépendance à une personne. Les demandes vivent dans la boîte de celui à qui le client a écrit. Cette personne en congés, le compte n’est plus servi et personne ne le voit.
• Impossible de recalculer. Quand un transporteur sort une nouvelle grille tarifaire ou que l’indexation gazole bouge, vous ne pouvez pas rejouer les demandes du mois passé sur le nouveau tarif : ce ne sont pas des données structurées.
• Rien à quoi rattacher les échanges. Documents, photos d’un emballage abîmé, consignes de livraison se dispersent dans des fils au lieu d’être accrochés à une référence unique.

Une réception structurée corrige tout cela par effet de bord. Chaque demande devient une fiche horodatée, avec un client, un statut et une référence Q-YYYY-NNNN ; une cotation acceptée se convertit en expédition sous S-YYYY-NNNN, si bien que toute la chaîne, de la demande à la livraison, se lit d’un bout à l’autre. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret routier, garde aussi la conversation sur cette fiche : les messages tiennent à la cotation, pas à un fil de boîte e-mail.

Le volet mesure — médiane, 90e centile et compte des demandes restées sans prix — est traité dans le délai de réponse aux demandes de cotation.

Les éditeurs le disent rarement, alors autant l’écrire : un formulaire de demande de cotation est un entonnoir de forme fixe, et une partie de l’activité d’un commissionnaire n’a pas cette forme.

Les demandes qu’un formulaire traite mal

• L’expéditeur qui vous découvre. Quelqu’un qui vous a trouvé ce matin ne créera pas un compte pour poser une question. L’y obliger, c’est perdre la demande.
• L’appel d’offres. Quarante couples origine-destination dans un tableur, c’est un e-mail et quarante soumissions de formulaire. Personne ne remplit quarante formulaires.
• L’envoi que rien ne modélise. Un châssis acier de 6 mètres, un chargement ADR mixte, deux palettes plus une caisse isolée : ça se décrit, ça ne se sélectionne pas.
• La négociation. « Vous êtes 40 € au-dessus du titulaire, vous pouvez revoir ? » n’a pas de champ. Ça a un interlocuteur.
• L’exception en cours. Un enlèvement raté ce matin, c’est un appel téléphonique, et ça doit le rester.

Ce que l’e-mail fait vraiment bien

L’e-mail est asynchrone, universel, ne demande aucune prise en main, porte des pièces jointes et conserve le ton. Pour un commissionnaire dont la différence tient à la réactivité et au jugement plus qu’au seul prix, le fil de discussion est la relation commerciale. Celui qui traite bien une demande difficile par e-mail gagne le compte qu’un formulaire aurait rejeté comme incomplet.

Le bon cadrage n’est donc pas « remplacer l’e-mail » mais « arrêter de dépenser du temps d’expert sur des demandes qui sont de pures lectures de tarif ». Un envoi de 3 palettes Lyon–Milan sur un trajet coté deux cents fois ne demande aucun jugement ; le châssis acier, si. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, est construit autour de ce partage : les trajets couverts se calculent seuls, et un trajet qu’aucune grille ne couvre est quand même accepté comme demande au lieu d’être renvoyé, comme l’explique coter sans grille tarifaire.

Deux canaux ne posent problème que lorsqu’ils deviennent deux pipelines. Si les demandes du formulaire vivent dans un outil et celles de l’e-mail dans une messagerie, vous avez deux demi-registres, deux taux de transformation et deux endroits où chercher. Le correctif n’est pas de fermer un canal : c’est de les faire converger juste après la réception.

Une règle de routage applicable, énoncée une fois et suivie par tout le monde :

• Envoi standard, trajet couvert par une grille, compte existant → le formulaire. Réponse immédiate, aucun temps humain consommé.
• Trajet non couvert, ou envoi que le formulaire ne sait pas décrire → e-mail ou téléphone, puis le commissionnaire le saisit comme demande manuelle dans le même outil.
• Appel d’offres ou tableau multi-trajets → e-mail, chiffrage hors ligne, et seuls les trajets gagnés deviennent des grilles.
• Nouveau prospect → e-mail d’abord, invitation au portail client après la première réservation, jamais avant.

Lisez bien la deuxième règle : le commissionnaire ressaisit l’e-mail dans l’outil. C’est délibéré et c’est un coût réel — environ les deux minutes nécessaires pour remplir les champs tarifants. Ce coût achète la fiche, la référence et la possibilité de recalculer. Soyez honnête là-dessus au moment de préparer le changement : une équipe à qui l’on promet « l’outil lira vos e-mails » perdra confiance dès la première semaine.

Cargavo ne lit pas votre boîte e-mail. Aucune ingestion d’e-mails, aucun connecteur de messagerie, aucun lecteur automatique de demandes. Les demandes arrivent soit par le formulaire à votre marque, soit par saisie d’un membre de l’équipe, et les deux produisent le même objet cotation. C’est précisément cette contrainte qui rend la règle de routage ci-dessus digne d’être écrite plutôt que laissée à l’habitude.

Suivez un seul indicateur pendant la cohabitation : la part des demandes arrivées par le formulaire. Si elle cesse de monter, soit le formulaire n’a pas un champ dont vos clients ont besoin, soit personne n’envoie le lien. Le portail lui-même est détaillé dans le guide du portail client de cotation.

Tout déploiement de portail client raté a la même cause : on a demandé au client de changer d’habitude pour le confort du commissionnaire. Cela ne fonctionne que si le formulaire est visiblement meilleur pour lui — une réponse en quelques secondes à 21 h 00 au lieu d’un retour le lendemain matin.

1. Choisissez les deux ou trois comptes dont les demandes sont les plus répétitives et portent le plus souvent sur des trajets déjà couverts par vos grilles.
2. Reprenez les grilles tarifaires transporteurs correspondantes, puis vérifiez que dix expéditions passées se recalculent au bon prix avant de montrer quoi que ce soit.
3. Habillez le formulaire à votre nom et à vos couleurs, pour qu’il se lise comme votre service et non comme un outil tiers.
4. Répondez normalement à leur prochaine demande par e-mail, puis ajoutez une ligne : le même prix est disponible ici, à toute heure, avec le lien.
5. Donnez un identifiant nominatif à chaque interlocuteur plutôt qu’un compte partagé, pour que l’historique soit lisible par personne.
6. Laissez l’e-mail complètement ouvert et ne refusez jamais une demande au motif qu’elle est arrivée par le mauvais canal.
7. Faites le point après quatre semaines sur le nombre de demandes passées par le formulaire, et demandez aux comptes qui ne l’ont pas utilisé ce qui les a arrêtés.

Deux détails décident du résultat. Le premier est la couverture : si le formulaire renvoie « nous revenons vers vous » plus souvent qu’un prix, le client cesse de s’en servir en quinze jours — reprenez donc les grilles avant d’inviter les clients. Le second est la confiance dans le chiffre : un prix affiché dans un portail est un engagement, ce qui impose de le calculer côté serveur à partir de la grille enregistrée, jamais à partir de quoi que ce soit que le navigateur puisse influencer.

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret routier, applique les marges côté serveur par client, par grille ou par tranche : le prix que voit l’expéditeur dans le formulaire est votre prix de vente, et le prix d’achat ne quitte jamais le côté commissionnaire. Les formules et leurs limites sont détaillées sur la page tarifs, et le principe de cloisonnement dans masquer le prix d’achat à ses clients.

Ce que le produit fait concrètement d’une demande entrante :

• Réception à votre marque. Le client saisit les champs tarifants dans un portail portant votre nom et vos couleurs, en français, anglais, espagnol ou allemand.
• Prix immédiat quand une grille couvre le trajet. Le moteur applique les règles de poids taxable, la tranche, les arrondis, la surcharge gazole et la marge du client, puis renvoie un prix de vente. Les quatre modèles de grilles pris en charge sont weight_zone, pallet, mpl_bracket et hybrid_weight.
• Demande sans grille quand rien ne couvre le trajet. La demande est acceptée malgré tout, reçoit une référence Q-YYYY-NNNN et se chiffre manuellement dans le même pipeline, au lieu de repartir dans la boîte e-mail.
• Une seule fiche ensuite. Une cotation acceptée devient une expédition sous S-YYYY-NNNN, avec la messagerie contextuelle sur la même fiche. Chaque montant porte sa devise : EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD ou PLN.

Et ce qu’il n’est pas, dit franchement parce que cela décide si l’outil vous convient :

• Aucune lecture d’e-mails. Pas de connecteur de messagerie, pas d’IA qui dépouille les demandes entrantes. Une demande reçue par e-mail est saisie par un membre de l’équipe.
• Aucune connexion API ni EDI transporteur. Un transporteur est intégré en reprenant sa grille tarifaire depuis son fichier Excel ou CSV dans un constructeur structuré, comme le décrit API, EDI ou grille tarifaire.
• Ni bourse de fret, ni marketplace, ni plateforme d’appels d’offres : l’outil calcule vos tarifs négociés, il ne cherche pas de capacité.
• Ni gestion de flotte ou de tournées, ni logiciel de comptabilité. Aucune flotte à paramétrer, aucun chauffeur à affecter.

Les formules sont Starter 49 €/mois, Growth 149 €/mois et Scale 399 €/mois, avec une facturation annuelle équivalant à environ deux mois offerts et un essai gratuit de 14 jours sans carte bancaire. Ce qui varie d’une formule à l’autre, c’est la taille de l’équipe, le nombre de clients, le volume mensuel de cotations et le nombre de grilles tarifaires — jamais le moteur de calcul. Si vous en êtes encore à décider si un formulaire a sa place dans votre organisation, la page portail client pour commissionnaires rassemble le reste de cette catégorie.