Digitaliser les demandes de cotation transport : le guide du commissionnaire sans flotte

Digitaliser la cotation, c’est faire vivre vos tarifs d’achat dans un logiciel sous forme de grilles structurées, et non plus dans des classeurs Excel. Quand une demande de cotation arrive, le logiciel lit le prix d’achat pour la relation et l’envoi concernés, applique vos règles de marge et renvoie un prix de vente — instantanément, et à l’identique à chaque fois.

Comparez avec la pratique courante en affrètement : quelqu’un ouvre le bon fichier, trouve le bon onglet, lit la bonne tranche de poids, ajoute une marge de mémoire et recopie le résultat dans un e-mail. Chaque étape est une occasion d’être lent ou de se tromper. Si cet affréteur est au téléphone, en clientèle ou en congés, la cotation s’arrête net.

Digitaliser n’exige ni API transporteur ni projet EDI — Cargavo n’en propose d’ailleurs pas. Les tarifs que vous avez déjà, les fichiers Excel et CSV envoyés par vos transporteurs partenaires, sont la matière première. Vous saisissez chaque grille tarifaire une fois, puis chaque cotation est calculée, plus jamais cherchée. (Voir notre guide sur l’intégration des transporteurs sans API.)

Le résultat, pour un commissionnaire de transport, c’est une cotation :

• Rapide — quelques secondes au lieu de plusieurs heures par demande.
• Cohérente — le même envoi obtient toujours le même prix, quel que soit l’affréteur qui le saisit.
• À marge protégée — le moteur applique votre marge ; personne ne cote de mémoire.

Quand un chargeur doit expédier une palette, il interroge rarement un seul commissionnaire de transport. Il en sollicite trois ou quatre, et réserve souvent la première réponse crédible. Si votre concurrent répond en cinq minutes et vous en trois heures, votre prix ne sera peut-être jamais lu.

La cotation manuelle rend cette rapidité structurellement impossible :

• Les demandes arrivent par e-mail et attendent dans une boîte de réception que quelqu’un les ouvre.
• Le calcul dépend d’une ou deux personnes qui connaissent les grilles et les astuces de chaque fichier.
• Une demande reçue à 19 h ou le samedi attend le prochain jour ouvré.

La cotation instantanée supprime la file d’attente. La lecture de la tranche de poids, la comparaison des transporteurs et le calcul de la marge se font dans le logiciel : la réponse prend quelques secondes, que ce soit la première demande de la journée ou la quarantième. Un portail client va plus loin : le chargeur cote lui-même, à toute heure, sans que personne soit au bureau.

La vitesse se cumule. Un affréteur qui répond dix fois plus vite cote plus de relations, relance pendant que le chargeur hésite encore, et cesse de perdre les petits envois urgents qui ne justifiaient pas une heure de tableur. Pour une équipe de deux à vingt-cinq personnes, c’est le levier de chiffre d’affaires le plus direct qu’un logiciel puisse offrir — voir aussi notre guide TMS pour petites structures d’affrètement.

Sous le capot, un moteur de tarification fait trois choses : il modélise vos grilles tarifaires, il lit le bon prix d’achat, et il applique votre marge. C’est la modélisation qui départage les outils, car les tarifs du transport routier n’existent que sous quatre formes :

Le moteur de Cargavo prend en charge exactement ces quatre types, parce qu’ils couvrent les grilles que les transporteurs routiers publient réellement. À chaque demande, il examine toutes les grilles configurées qui desservent la relation, calcule le poids taxable — le plus élevé entre le poids réel et le poids volumétrique, au ratio que vous configurez, une mécanique propre à la messagerie et au groupage —, applique la surcharge gazole indexée et les options (hayon, ADR, rendez-vous, ad valorem), puis compare les prix d’achat transporteur par transporteur avant d’appliquer la marge. Chaque cotation reçoit une référence au format Q-YYYY-NNNN, par exemple Q-2026-0148 : plus rien ne vit uniquement dans une boîte mail.

Point essentiel : le calcul s’exécute sur le serveur. Prix d’achat et marges ne transitent jamais vers le navigateur et ne peuvent donc pas fuiter. Pour le détail de la mécanique des grilles, lisez notre guide de gestion des grilles tarifaires et la fiche sur les quatre types de grilles tarifaires.

La plupart des commissionnaires de transport n’ont pas choisi le devis sur tableur : ils en ont hérité. Voici ce que le passage à un outil change concrètement, critère par critère :

L’e-mail garde sa place : un lot complet exceptionnel, un transport hors gabarit ou une opération multi-lots méritent une conversation. Mais pour les 80 % répétitifs — des palettes sur des relations connues avec des tarifs négociés connus — l’outil répond plus vite qu’un humain n’ouvre le tableur, et il n’oublie jamais une surcharge gazole. Le détail de la comparaison est développé dans demande de cotation par e-mail ou outil en ligne.

La sous-cotation vient rarement de mauvais tarifs négociés. Elle vient d’un affréteur qui applique une marge de mémoire à 18 h : mauvais pourcentage, majoration sur la mauvaise base, surcharge gazole oubliée. Une seule cotation ratée peut effacer le profit de dix bonnes.

La solution consiste à sortir l’application de la marge de la tête des gens pour la confier au moteur. Dans une cotation à marge protégée :

• Les marges se configurent, elles ne se tapent pas. Vous les définissez une fois — en pourcentage ou en montant fixe — par client, par grille ou par tranche tarifaire. Un compte stratégique et un client spot peuvent ainsi avoir des règles différentes sur le même transporteur.
• La formule est explicite. Une marge en pourcentage se calcule en taux de marque : prix de vente = prix d’achat / (1 − marge). Exemple : une marge de 20 % sur un prix d’achat de 400 € donne un prix de vente de 500 €, et non 480 € — c’est exactement la confusion taux de marge / taux de marque qui ronge les affaires cotées à la main. Vérifiez la vôtre avec le calculateur de marge transport.
• Le serveur applique la règle à chaque cotation. Impossible d’envoyer un prix que les règles n’ont pas produit, quelle que soit la personne qui clique ou la charge de la journée.
• Les prix d’achat restent invisibles. Dans Cargavo, les tarifs d’achat transporteurs et vos marges ne sont jamais exposés aux clients finaux : le portail n’affiche que le prix de vente, et le calcul se fait côté serveur.

Cela change aussi la formation d’une recrue. Au lieu de mois passés à apprendre quelle majoration s’applique à quel chargeur, un nouvel affréteur cote juste dès le premier jour : le savoir est dans la configuration, pas dans les têtes. Le choix pourcentage ou montant fixe est détaillé dans règles de marge : pourcentage ou montant fixe.

La dernière étape de la digitalisation, c’est le libre-service. Un portail client, c’est votre propre site de cotation à votre marque : votre chargeur se connecte, saisit son envoi (enlèvement, livraison, palettes, poids, dimensions) et obtient votre prix immédiatement — calculé à partir de vos grilles et de vos règles de marge pour ce client précis.

Ce que cela change en pratique :

• Les demandes arrivent structurées. Fini les e-mails « environ 2 palettes, peut-être 800 kg » qui exigent deux allers-retours de clarification. Le formulaire impose les données dont le prix dépend : poids, dimensions, hayon, ADR, rendez-vous.
• Vous cotez pendant que vous dormez. Un chargeur qui compare à 21 h obtient votre prix à 21 h — souvent avant que vos concurrents aient lu l’e-mail.
• Même sans grille, la demande est captée. Sur une relation que vous n’avez pas tarifée, le client dépose une demande de cotation structurée que vous chiffrez ensuite à la main : rien ne se perd.
• Les cotations deviennent des réservations. Le client accepte le devis dans le portail, qui devient une expédition référencée S-YYYY-NNNN, avec suivi et messagerie au même endroit : tout l’échange est tracé.
• Votre pricing reste confidentiel. Le portail montre au client son prix de vente et rien d’autre — jamais le transporteur, ni le prix d’achat, ni la marge.

Le portail était jusqu’ici une fonctionnalité de grands comptes, facturée en option. Chez Cargavo, le portail client est inclus dans tous les plans, dès le Starter à 49 €/mois, la marque blanche arrivant avec le plan Scale (détail des plans), en quatre langues, et en sept devises à partir du plan Growth — dont l’EUR, le CHF, le CAD et le MAD pour les structures belges, suisses, canadiennes et marocaines. Détail complet dans le guide du portail client.

Voici le chemin réaliste du devis sur tableur à la cotation instantanée, pour un commissionnaire de transport de deux à vingt-cinq personnes :

1. Rassemblez vos grilles (jour 1). Récupérez le tarif Excel ou CSV en vigueur de chaque transporteur que vous utilisez réellement. Écartez les versions périmées : cela élimine à soi seul une source classique de devis faux.
2. Saisissez chaque tarif en grille (jours 1 à 3). Dans Cargavo, vous recréez chaque fichier sous forme de grille structurée — poids × zone, palette, mètre plancher ou hybride — via une saisie guidée. Comptez environ une heure par grille transporteur. (Le paramétrage assisté depuis Excel/CSV est sur la feuille de route ; aujourd’hui la saisie est structurée et manuelle, ce qui vous oblige aussi à valider les chiffres, à commencer par votre zonage.)
3. Définissez vos règles de marge (jour 3). Marges en pourcentage ou en montant fixe, par client, par grille ou par tranche. Partez de vos règles informelles actuelles, puis resserrez là où l’historique montre des sous-cotations.
4. Testez sur d’anciens devis (jour 4). Re-cotez dix ou vingt expéditions récentes et comparez avec ce que vous aviez réellement facturé. Corrigez les écarts de grille ou de marge avant la mise en service.
5. Démarrez en interne, puis ouvrez le portail (semaine 2). Faites d’abord coter votre équipe dans l’outil, puis invitez vos chargeurs les plus réguliers au libre-service.

Coût de départ : 49 €/mois en Starter (3 utilisateurs, 25 clients, 200 cotations par mois, 10 grilles), avec 14 jours d’essai gratuit, sans carte bancaire. Growth (149 €/mois) ajoute de la capacité et un onboarding accompagné si vous préférez être guidé sur les étapes 2 à 4 ; Scale est à 399 €/mois. Aucun paramétrage de véhicule, de chauffeur ni de tournée n’est requis : Cargavo est fait pour les structures sans flotte.