Transportanfrage per E-Mail oder Online-Formular: der ehrliche Vergleich

Die beiden Kanäle sind nicht zwei Geschwindigkeiten derselben Sache. Sie unterscheiden sich in genau einem strukturellen Punkt: wer für die Vollständigkeit der Anfrage verantwortlich ist. In einer E-Mail schreibt der Absender, woran er sich gerade erinnert, und die Spedition entdeckt hinterher, was fehlt. In einem Formular sind die Felder vorab festgelegt, und die Anfrage lässt sich nicht abschicken, solange ein preisrelevantes Feld leer ist.

Alles andere folgt daraus. Rückfrageschleifen, doppelte Erfassung, Antworten außerhalb der Bürozeiten, Nachvollziehbarkeit — das sind Folgen der Frage, wer die Daten prüft, keine eigenständigen Vorteile. Deshalb ist ein schlecht gebautes Formular auch schlechter als eine E-Mail: Es erzwingt die falschen Felder und blockiert eine Anfrage, die ein Mensch verstanden hätte.

Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, ist für dieses gemischte Modell gebaut: Das Formular ist der Standardeingang für Bestandskunden, die E-Mail bleibt für alles andere offen, und beide landen in derselben Angebotsliste. Den Gesamtzusammenhang behandelt die Themenseite zum Kundenportal, die Definition der Anfrage selbst der Glossareintrag zur Transportanfrage.

So kommt eine Anfrage typischerweise an. Alle folgenden Zahlen sind ein konstruiertes Beispiel mit erfundenen Tarifwerten; rechnen Sie es mit Ihren eigenen Frachttarifen nach.

„Hallo, könnt ihr mir 5 Paletten, ca. 2 Tonnen, Raum Hamburg nach Mailand, Verladung nächste Woche, anbieten? Danke."

Sechs preisrelevante Angaben fehlen: die Postleitzahlen von Abholung und Zustellung (aus „Raum" lässt sich keine PLZ-Zone auflösen), das Palettenmaß, die Höhe, ob die Paletten stapelbar sind, ob bei der Zustellung eine Ladebordwand gebraucht wird, und das Bereitstellungsdatum. Nur eine davon verändert den Preis um mehr als einen Rundungsbetrag.

Fall A — die Paletten sind nicht stapelbar. Ladefläche = 5 × (1,20 × 0,80) = 4,80 m². Lademeter = 4,80 ÷ 2,40 = 2,00 LDM. Beim Umrechnungsfaktor des Frachtführers von 1.750 kg je Lademeter beträgt das frachtpflichtige Gewicht 3.500 kg statt der 2.000 kg Bruttogewicht. Zone IT-1, Gewichtsstaffel 3.000–4.999 kg zu 11,40 € je 100 kg → 35 × 11,40 = 399,00 €.

Fall B — die Paletten sind doppelt stapelbar. Aus fünf Paletten werden drei Stellplätze = 2,88 m² → 1,20 LDM → frachtpflichtiges Gewicht 2.100 kg. Staffel 2.000–2.999 kg zu 13,80 € je 100 kg → 21 × 13,80 = 289,80 €. Prüfung auf die günstigere nächste Staffel: 3.000 kg zu 11,40 € je 100 kg = 342,00 €, also teurer — es bleibt bei 289,80 €.

Dazu ein Dieselzuschlag von 8,5 % und eine Marge von 18 % nach p/(1−m): Fall A ergibt 399,00 × 1,085 = 432,92 € Einkauf → 432,92 ÷ 0,82 = 527,95 € Verkauf. Fall B ergibt 289,80 × 1,085 = 314,43 € Einkauf → 383,45 € Verkauf. Ein Häkchen, 144,50 € Unterschied.

Wer nicht nachfragt, entscheidet sich für eine der beiden Varianten und liegt in der Hälfte der Fälle falsch: zu hoch angeboten heißt Auftrag verloren, zu niedrig angeboten heißt Differenz selbst tragen. Wer nachfragt, zahlt eine Schleife — eine Mail raus, Stunden Wartezeit, eine Antwort, die zwei der sechs Fragen beantwortet. Den LDM-Schritt rechnet der Lademeter-Rechner nach, die Staffelprüfung erklärt der Glossareintrag Paying-for.

Ein Formular verdient seinen Platz nur, wenn die Pflichtfelder genau die sind, die die Zahl verändern. Fragen Sie weniger ab, sind Sie zurück bei den Rückfragen per E-Mail; fragen Sie mehr ab, bricht der Versender ab. Das hier ist der kürzeste Satz, der eine europäische Stückgut- oder Teilladungssendung bepreisbar macht.

Zwei Gestaltungsregeln wiegen schwerer als die Liste selbst. Erstens: Stapelbarkeit als hartes Ja/Nein, niemals als Voreinstellung — es ist das Feld mit der größten stillen Preiswirkung. Zweitens: ein einziges Freitextfeld am Ende für alles, was das Formular nicht abbilden kann — und dieses Feld auch lesen. Dort landen Übermaße, eingeschränkte Anfahrt und „der Empfänger nimmt nur dienstags an".

Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, verwendet denselben Feldsatz in der internen Kalkulationsmaske und im Kundenformular. Eine vom Versender abgeschickte Anfrage muss deshalb nicht noch einmal erfasst werden, um bepreist zu werden. Feld für Feld durchgegangen wird das im Leitfaden welche Angaben eine Transportanfrage braucht.

Das ist der Preis, den die E-Mail nach dem Versand des Angebots verlangt — und der, den Speditionen zuletzt bemerken. Ein Postfach ist ein Transportweg, kein Datenbestand.

• Kein Nenner für die Abschlussquote. Sie können zählen, welche Angebote Sie verschickt und welche gebucht wurden. Sie können nicht zählen, wie viele Anfragen eingingen — Ihre „Abschlussquote" blendet also jede nie bepreiste Anfrage aus.
• Der Topf der nie beantworteten Anfragen ist unsichtbar. Anfragen, die zu klein, zu ungewöhnlich waren oder freitags um 17:45 Uhr eintrafen, tauchen nirgends auf. Sie sind das billigste zurückholbare Volumen, und niemand kennt ihre Zahl.
• Telefonische Anfragen verdampfen. Ein mündlich genannter Preis, der nirgends festgehalten wurde, lässt sich drei Wochen später beim Rechnungsstreit nicht mehr belegen.
• Abhängigkeit von einzelnen Personen. Anfragen liegen im Postfach desjenigen, an den der Kunde zufällig schreibt. Ist diese Person im Urlaub, wird der Kunde nicht bedient — und niemand sieht es.
• Keine Neuberechnung. Wenn ein Frachtführer eine neue Tarifmatrix herausgibt oder sich der Dieselzuschlag verschiebt, lassen sich die Anfragen des Vormonats nicht gegen den neuen Tarif nachrechnen — sie sind keine strukturierten Daten.
• Nichts, woran Nachrichten hängen. Dokumente, Fotos beschädigter Verpackungen und Zustellhinweise verteilen sich über Mail-Verläufe, statt an einer Referenz zu hängen.

Eine strukturierte Anfrageerfassung löst das nebenbei. Jede Anfrage wird ein Datensatz mit Zeitstempel, Kunde, Status und Referenz Q-YYYY-NNNN; angenommene Angebote werden zu Sendungen unter S-YYYY-NNNN, sodass die ganze Kette von der Anfrage bis zur Zustellung eine lesbare Spur ergibt. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, hängt auch die Kommunikation an diesen Datensatz: Nachrichten stehen am Angebot statt in einem Mail-Verlauf.

Die Messseite davon — Median, 90. Perzentil und die Zahl der nie beantworteten Anfragen — behandelt der Leitfaden zur Angebotsdurchlaufzeit.

Anbieter sagen das selten, deshalb hier deutlich: Ein Anfrageformular ist ein Trichter mit fester Form, und ein Teil des Geschäfts einer Spedition hat diese Form nicht.

Anfragen, mit denen ein Formular schlecht umgeht

• Der Erstkunde. Wer Sie heute gefunden hat, legt für eine einzige Frage kein Konto an. Ihn dazu zu zwingen, kostet die Anfrage.
• Die Ausschreibung. Vierzig Relationen in einer Excel-Liste sind eine E-Mail und vierzig Formulare. Vierzig Formulare füllt niemand aus.
• Die Sendung, die kein Formular abbildet. Ein 6 Meter langer Stahlrahmen, eine gemischte Gefahrgutladung, zwei Paletten plus eine lose Kiste — so etwas wird beschrieben, nicht ausgewählt.
• Die Verhandlung. „Ihr wart 40 € über dem bisherigen Anbieter, schaut ihr noch mal?" hat kein Feld. Es hat einen Menschen.
• Die laufende Störung. Eine heute Morgen gescheiterte Abholung ist ein Anruf und sollte einer bleiben.

Worin die E-Mail wirklich gut ist

Die E-Mail ist asynchron, universell, braucht keine Einführung, trägt Anhänge und transportiert Tonfall. Für eine Spedition, deren Unterscheidungsmerkmal Erreichbarkeit und Urteilsvermögen statt allein der Preis ist, ist der Mail-Verlauf die Kundenbeziehung. Wer eine schwierige Anfrage per Mail gut beantwortet, gewinnt den Kunden, den ein Formular als unvollständig abgewiesen hätte.

Die ehrliche Formulierung lautet deshalb nicht „E-Mail ersetzen", sondern „keine Expertenzeit mehr auf reine Nachschlagevorgänge verwenden". Eine Sendung mit 3 Paletten auf einer Relation, die Sie zweihundertmal bepreist haben, braucht kein Urteilsvermögen; der Stahlrahmen schon. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, ist um genau diese Trennung gebaut: Abgedeckte Relationen bepreisen sich selbst, und eine Relation ohne Frachttarif wird trotzdem als Anfrage angenommen statt abgewiesen — beschrieben im Leitfaden Angebot ohne hinterlegten Frachttarif.

Zwei Kanäle werden erst dann zum Problem, wenn daraus zwei getrennte Bestände werden. Liegen Formularanfragen im Tool und Mailanfragen im Postfach, haben Sie zwei halbe Datenbestände, zwei Abschlussquoten und zwei Orte zum Nachsehen. Die Lösung ist nicht, einen Kanal zu schließen, sondern beide nach dem Eingang zusammenzuführen.

Eine praktikable Steuerungsregel, einmal festgelegt und von allen angewendet:

• Standardsendung, Relation vom Frachttarif abgedeckt, Bestandskunde → Formular. Antwort sofort, keine Bearbeitungszeit.
• Relation nicht abgedeckt oder Sendung, die das Formular nicht beschreiben kann → E-Mail oder Telefon, danach erfasst die Spedition sie als manuelle Anfrage im selben Tool.
• Ausschreibung oder Excel-Liste über mehrere Relationen → E-Mail, offline kalkuliert; nur die gewonnenen Relationen werden anschließend als Frachttarif hinterlegt.
• Neuer Interessent → zuerst E-Mail, Einladung ins Portal nach der ersten Buchung, nie davor.

Lesen Sie die zweite Regel genau: Der Disponent erfasst die Mail im Tool nach. Das ist gewollt und es kostet echte Zeit — etwa die zwei Minuten, die elf Felder brauchen. Bezahlt wird damit der Datensatz, die Referenz und die Möglichkeit, später neu zu rechnen. Sagen Sie das bei der Einführung offen, denn ein Team, dem man „das Tool liest deine Mails" verspricht, verliert in der ersten Woche das Vertrauen.

Cargavo liest Ihr Postfach nicht aus. Es gibt keine E-Mail-Anbindung, keinen Postfach-Konnektor und keinen automatischen Anfragenleser. Anfragen kommen entweder über das Kundenformular in Ihrer Marke oder durch Erfassung eines Mitarbeiters, und beide erzeugen dasselbe Angebotsobjekt. Genau deshalb lohnt es sich, die Steuerungsregel aufzuschreiben statt sie der Gewohnheit zu überlassen.

Verfolgen Sie im Parallelbetrieb eine einzige Kennzahl: den Anteil der Anfragen, die über das Formular kommen. Steigt er nicht mehr, fehlt entweder ein Feld, das Ihre Kunden brauchen, oder niemand verschickt den Link. Das Portal selbst behandelt der Leitfaden zum Kundenportal für Transportanfragen.

Jede gescheiterte Portaleinführung hat dieselbe Ursache: Der Kunde sollte seine Gewohnheit zum Nutzen der Spedition ändern. Es funktioniert nur, wenn das Formular sichtbar besser für ihn ist — eine Antwort in Sekunden um 21:00 Uhr statt einer Rückmeldung am nächsten Morgen.

1. Wählen Sie die zwei oder drei Kunden mit den gleichförmigsten Anfragen auf Relationen, die Ihre Frachttarife bereits abdecken.
2. Erfassen Sie die dafür nötigen Tarifmatrizen und prüfen Sie an zehn vergangenen Sendungen, dass die Preise stimmen, bevor Sie jemandem etwas zeigen.
3. Versehen Sie das Formular mit Ihrem eigenen Namen und Ihren Farben, damit es als Ihre Leistung wahrgenommen wird und nicht als Fremdsoftware.
4. Beantworten Sie die nächste Mailanfrage ganz normal und ergänzen Sie eine Zeile: derselbe Preis ist hier jederzeit abrufbar, mit Link.
5. Geben Sie jedem Ansprechpartner einen eigenen Zugang statt eines gemeinsamen, damit die Anfragehistorie personenbezogen bleibt.
6. Lassen Sie die E-Mail vollständig offen und weisen Sie nie eine Anfrage zurück, weil sie über den falschen Kanal kam.
7. Werten Sie nach vier Wochen aus, wie viele Anfragen über das Formular kamen, und fragen Sie die Kunden ohne Nutzung, was sie davon abgehalten hat.

Zwei Details entscheiden über das Ergebnis. Das erste ist die Abdeckung: Gibt das Formular häufiger „wir melden uns" zurück als einen Preis, hört der Kunde binnen zwei Wochen auf, es zu benutzen — hinterlegen Sie also die Frachttarife vor der Einladung der Kunden. Das zweite ist das Vertrauen in die Zahl: Ein im Portal angezeigter Preis ist eine Zusage, und deshalb muss er serverseitig aus dem hinterlegten Tarif berechnet werden, nicht aus etwas, das der Browser beeinflussen kann.

Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, wendet Margen serverseitig an — je Kunde, je Frachttarif oder je Gewichtsstaffel. Der Preis, den ein Versender im Formular sieht, ist damit Ihr Verkaufspreis, und der Einkaufspreis verlässt die Seite der Spedition nie. Tarife und Grenzen stehen auf der Preisseite.

Der vollständige Ablauf steht in Transportanfragen digitalisieren.

Was das Produkt mit einer eingehenden Anfrage tatsächlich macht:

• Anfrageeingang in Ihrer Marke. Der Kunde übermittelt die elf Felder in einem Portal mit Ihrem Namen und Ihren Farben, auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch.
• Sofortangebot, wenn ein Frachttarif die Relation abdeckt. Die Engine wendet die Regeln zum frachtpflichtigen Gewicht, die Gewichtsstaffel, die Rundung, den Dieselzuschlag und die Kundenmarge an und gibt einen Verkaufspreis zurück. Die vier unterstützten Tarifmodelle sind weight_zone, pallet, mpl_bracket und hybrid_weight.
• Tariflose Anfrage, wenn nichts passt. Die Anfrage wird trotzdem angenommen, erhält eine Referenz Q-YYYY-NNNN und wird in derselben Liste manuell bepreist, statt ins Postfach zurückzufallen.
• Ein Datensatz bis zum Ende. Ein angenommenes Angebot wird zur Sendung unter S-YYYY-NNNN, mit Nachrichten am selben Datensatz. Beträge tragen ihre Währung: EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD oder PLN.

Und was es nicht ist — deutlich gesagt, weil es darüber entscheidet, ob das hier das richtige Werkzeug für Sie ist:

• Keine E-Mail-Auswertung. Es gibt keinen Postfach-Konnektor und keine KI, die eingehende Anfragen liest. Mailanfragen werden von einem Mitarbeiter erfasst.
• Keine Schnittstelle und kein EDI zu Frachtführern. Frachtführer werden über den Aufbau ihrer Preisliste aus Excel oder CSV angebunden.
• Keine Frachtenbörse und kein Transportmarktplatz, auch keine Ausschreibungsplattform: Es bepreist Ihre eigenen verhandelten Frachttarife, es sucht keine Kapazität.
• Keine Fuhrpark- oder Dispositionssoftware und keine Buchhaltung.

Die Tarife lauten Starter 49 €/Monat, Growth 149 €/Monat und Scale 399 €/Monat, bei jährlicher Zahlung entspricht der Nachlass rund zwei Freimonaten, dazu 14 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte. Unterschiedlich sind zwischen den Plänen Teamgröße, Kundenanzahl, Angebote pro Monat und Zahl der hinterlegten Frachttarife — nicht die Kalkulationsengine. Wenn Sie noch grundsätzlich abwägen, ob ein Formular in Ihren Ablauf gehört, sammelt die Themenseite zum Kundenportal den Rest dieser Kategorie.