Coter un transport quand aucune grille ne couvre la destination

Tout commissionnaire de transport rencontre le cas chaque semaine. Un client demande un prix Lyon–Porto, ou un lot partiel de 4 000 kg vers un code postal polonais que vous n’avez jamais servi, et aucun de vos tarifs négociés ne couvre le trajet. Le réflexe est de sortir du logiciel : on répond depuis sa boîte mail, le fil reste dans Outlook, et on espère penser à relancer.

Ce réflexe coûte trois choses. La demande cesse d’être comptée, donc vous n’apprenez jamais quelles destinations non couvertes reviennent le plus souvent. Le prix cesse d’être traçable, donc six semaines plus tard personne ne sait ce qui a été coté ni à quelle marge. Et l’expérience client se coupe en deux : instantanée et professionnelle quand une grille existe, improvisée quand il n’y en a pas.

La solution est un circuit de repli qui garde la demande dans le pipeline pendant que le prix, lui, vient de l’extérieur du moteur. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret routier, l’implémente sous la forme d’une demande de cotation manuelle : les données d’expédition sont validées par les mêmes règles qu’une cotation automatique, mais le champ prix reste vide tant qu’un humain ne l’a pas rempli.

Trois choses restent strictement identiques à une cotation automatique :

• La référence. La demande prend le numéro suivant de la même série Q-YYYY-NNNN — pas de numérotation parallèle pour « les manuelles ».
• Le dossier. Départ, arrivée, dimensions et poids de chaque unité, options demandées : tout est stocké en champs structurés, pas en texte libre dans un message.
• La sortie. Une fois acceptée, la cotation se convertit en expédition avec une référence S-YYYY-NNNN, le même suivi et la même messagerie que n’importe quel dossier.

Si vous n’avez pas encore structuré les trajets que vous savez déjà coter automatiquement, commencez par le guide pilier sur la cotation transport digitalisée : le circuit hors grille est l’exception qui confirme la règle, pas son remplacement.

La panne est architecturale, pas accidentelle. Dans un moteur de tarification classique, la séquence est : lire la demande, trouver le tarif, calculer, enregistrer. L’enregistrement est la dernière étape et il est conditionné à la réussite du calcul. Retirez le tarif et toute la chaîne s’effondre — il n’existe aucune cotation à moitié construite à sauvegarder.

Ce schéma est hérité des systèmes colis et express, où un tarif existe pour chaque code postal parce que le transporteur publie une grille universelle. L’affrètement routier ne fonctionne pas ainsi. Votre couverture est l’union des tarifs que vous avez négociés, et elle a des trous par construction : nouvelles destinations, unités hors gabarit, classes ADR exclues par un transporteur, ou poids au-delà de la dernière tranche d’une grille par ailleurs valable.

Il vaut la peine de distinguer les raisons pour lesquelles aucun prix ne sort, parce qu’elles appellent des réponses différentes :

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, renvoie un motif typé pour chacun de ces cas plutôt qu’un écran vide — no_zone, out_of_range, on_request, constraint — et c’est précisément ce qui permet à l’interface de proposer le circuit manuel uniquement quand un prix saisi à la main est vraiment la bonne réponse. Distinguer « vous ne m’avez pas donné la donnée » de « aucun de vos transporteurs ne dessert ce trajet » fait toute la différence entre un repli et un bug. Côté données d’entrée, voyez les informations nécessaires pour coter un transport routier.

Tout l’intérêt du repli tient à ce qu’une seule étape change. Là où une cotation automatique calcule un prix en quelques millisecondes, une cotation manuelle attend un humain — tout ce qui vient avant et après reste la même mécanique.

Quelques détails de fonctionnement changent la façon de tenir le bureau d’exploitation. Le formulaire de demande est prérempli avec ce que le client avait déjà saisi dans le simulateur : personne ne ressaisit six lignes de palettes après un calcul infructueux. Et la notification au courtier est un e-mail, pas une pastille qu’il faut penser à remarquer — une destination non couverte est une opportunité commerciale avec un chronomètre dessus.

Même sans grille, Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, calcule la géométrie de la demande et l’affiche au courtier : le total de mètres plancher et le volume total sont déduits des dimensions des unités. Le poids taxable, lui, reste délibérément vide, parce que le poids taxable est une propriété des règles d’un tarif — son plancher au mètre plancher, son ratio volumétrique, son pas d’arrondi, sa règle de payant-pour. Sans tarif, afficher un poids taxable reviendrait à l’inventer.

Assumons le périmètre honnêtement : ce circuit existe parce que Cargavo n’a ni connexion API ni EDI transporteur, et n’est pas une bourse de fret qui trouve les transporteurs à votre place. Sourcer le prix d’achat, c’est votre coup de téléphone. Ce que le logiciel garantit, c’est que la réponse revient par la même porte que toutes les autres cotations. Plus de détail sur cette frontière dans l’intégration transporteur sans API et dans les guides cotation et automatisation.

Prenons une demande réaliste : Lyon (FR-69) vers Porto (PT-4400), 6 palettes non gerbables de 1,20 × 0,80 × 1,60 m, 2 100 kg au total, hayon exigé à la livraison. Aucune grille ne couvre le Portugal.

Étape un, la géométrie : « six palettes » ne veut rien dire pour un transporteur qui cote un lot partiel. Une palette de 1,20 × 0,80 m occupe (1,20 × 0,80) ÷ 2,4 = 0,40 mètre plancher sur un plancher de 2,4 m de large, donc six palettes occupent 2,40 LDM. Le volume vaut 1,20 × 0,80 × 1,60 = 1,536 m³ par palette, soit 9,22 m³ au total. Ces deux nombres, plus le poids brut, sont exactement ce que vous collez dans l’e-mail à vos transporteurs — vérifiez-les avec le calculateur de mètres plancher si le diviseur 2,4 m ne vous est pas familier.

Étape deux, l’achat. Trois transporteurs répondent : 1 040,00 €, 935,00 € et 890,00 €. Vous retenez 890,00 €.

Étape trois, c’est là que les commissionnaires perdent de l’argent sans s’en apercevoir. Si votre objectif est un taux de marque de 18 %, le prix de vente est le prix d’achat divisé par un moins la marge, pas le prix d’achat multiplié par 1,18 :

La version au coefficient dégage 160,20 € de marge brute sur une vente de 1 050,20 €, soit un taux de marque réel de 15,25 % — près de trois points sous l’objectif, sur chaque cotation manuelle. Cargavo applique p/(1−m) pour les marges en pourcentage sur les cotations automatiques ; quand vous cotez à la main, appliquez-la à la main. Le détail est déroulé dans marge en pourcentage ou marge absolue et dans la fiche taux de marge et taux de marque.

La tentation, sur une cotation manuelle faite dans l’urgence, est de saisir le prix de vente seul et de passer à la suite. Ne le faites pas. Une cotation à 1 085,37 € sans prix d’achat enregistré est un trou dans votre historique financier : l’expédition affiche du chiffre d’affaires et aucun coût, donc toutes les moyennes de marge calculées ensuite sont fausses en votre faveur — la direction d’erreur la moins utile qui soit.

Dans Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, répondre à une demande manuelle accepte un total d’achat facultatif à côté du prix de vente obligatoire. Quand vous le renseignez, le serveur calcule le montant de marge et le taux de marque, et écrit les trois valeurs dans un sous-dossier privé rattaché à la cotation. Ce sous-dossier est protégé par des règles de sécurité réservées au courtier : il n’est pas seulement masqué dans l’interface, il est illisible depuis un compte client, et la fonction qui répond à la demande ne renvoie jamais le prix d’achat dans sa réponse.

Deux détails comptent pour la cohérence de vos statistiques :

• Le taux est exprimé sur le prix de vente. Sur l’exemple chiffré, cela donne 195,37 ÷ 1 085,37 = 18,0 % — la même base que celle utilisée par le moteur pour les cotations automatiques, donc un mois mêlant cotations manuelles et automatiques se moyenne correctement.
• Une correction écrase tout le sous-dossier. Si vous recotez une cotation déjà envoyée, les données financières précédentes sont remplacées et non ajoutées : aucune marge calculée sur un ancien prix de vente ne peut survivre.

Une discipline supplémentaire est propre à la cotation hors grille : mettez les prestations annexes dans le nombre, pas dans votre tête. Sur l’exemple Lyon–Porto, le hayon figurait dans la demande, donc les 890,00 € du transporteur doivent l’inclure ; si vous avez consulté sans le mentionner, votre prix d’achat est une fiction. Même vigilance sur la surcharge gazole : demandez si le prix annoncé est gazole inclus ou hors indexation. Hayon, ADR, assurance ad valorem et livraison sur rendez-vous sont tarifés automatiquement quand une grille existe ; hors grille, ils sont votre check-list. Voir coter sans perdre sa marge pour la version systématique.

C’est la moitié visible par le client qui justifie de construire ce circuit. Sur un portail qui affiche « aucun tarif disponible », le chargeur ferme l’onglet et écrit à un concurrent. Sur un portail qui affiche « nous vous cotons ça », la demande est captée — et c’est vous le commissionnaire qui l’a prise.

Dans le portail client en marque blanche de Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, le déroulé est le suivant : le simulateur ne renvoie aucun résultat, l’écran propose une demande manuelle, et le formulaire s’ouvre prérempli avec le départ, l’arrivée et les unités déjà saisis. Le client ajoute un message libre — contrainte de livraison, prix cible, date impérative — et envoie. Rien n’est ressaisi.

Quand vous répondez, le client reçoit un e-mail dans la langue de l’organisation, portant la référence de la cotation, le prix de vente et la date de validité, plus un lien vers le portail. Deux éléments sont délibérément absents de cet e-mail comme du portail : le prix d’achat et l’identité du transporteur affrété. Sur une cotation saisie à la main, le nom de transporteur montré au client est celui de votre propre société : vous vendez du transport, vous ne revendez pas le tarif d’un sous-traitant nommément désigné. Votre sourcing reste le vôtre.

La date de validité n’est pas cosmétique. Elle reprend le réglage de validité des cotations de votre organisation, ou 30 jours à défaut, et elle existe parce qu’un prix de lot partiel sourcé à la main est un prix spot. Un transporteur qui a annoncé 890,00 € pour un départ Lyon–Porto mardi prochain ne s’est pas engagé sur ce nombre dans six semaines — dater la cotation est ce qui vous évite d’honorer un prix périmé. Le même portail, les mêmes références et le même fil de messagerie servent les deux méthodes de tarification : voir le guide du portail client de cotation pour la vue d’ensemble, et la fiche prix spot pour la distinction de fond.

La cotation manuelle est un repli, pas un modèle d’exploitation. Son coût n’est pas les dix minutes de travail : c’est que le prix n’est pas reproductible, donc la deuxième demande identique coûte les mêmes dix minutes et peut sortir à un autre montant. La vraie valeur du circuit manuel, c’est la donnée qu’il laisse derrière lui : la liste des destinations que vos clients demandent et que vos grilles ne couvrent pas.

Utilisez des déclencheurs simples plutôt que votre intuition :

La demande doit être précise, et cela compte : un transporteur qui vous a donné trois prix spot enverra généralement un tableau de zones si vous le lui demandez, parce qu’un tableau est sa façon de gagner du volume sans recoter à chaque fois. Ce que vous voulez, c’est la structure, pas un montant : les zones avec leurs plages de codes postaux, les tranches avec leurs seuils, le minimum de perception, la base d’indexation de la surcharge gazole et les dates de validité. Précisez aussi si le tarif vise du groupage, du lot partiel ou du lot complet — ce sont trois structures différentes.

À partir de là, le trajet quitte définitivement le circuit manuel. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, reprend chaque tarif depuis son fichier Excel ou CSV dans l’un des quatre modèles de grille — weight_zone, pallet, mpl_bracket, hybrid_weight — et le plan Starter à 49 €/mois contient 10 grilles, ce qui couvre beaucoup de destinations pour un bureau de deux personnes. Lisez les quatre types de grilles tarifaires transport pour identifier la structure qu’on vient de vous envoyer, et comment reprendre une grille Excel pour la mise en production.