Cotizar fletes por correo y WhatsApp o con un formulario online

Los dos canales no son dos velocidades de lo mismo. Se diferencian en un punto estructural: quién se hace responsable de que la solicitud esté completa. En un correo o en un mensaje de WhatsApp, el remitente escribe lo que recuerda y el comisionista descubre lo que falta. En un formulario, los campos se declaran de antemano y la solicitud no se puede enviar mientras un dato que afecta al precio esté vacío.

Todo lo demás se deriva de ahí. Las idas y venidas, el reteclear los datos, la respuesta fuera de horario, la trazabilidad: son consecuencias de quién valida los datos, no ventajas independientes. Por eso mismo un formulario mal diseñado es peor que el correo: obliga a rellenar los campos equivocados y bloquea una solicitud que una persona habría entendido.

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, está construido para el modelo mixto: el formulario es la entrada por defecto de las cuentas recurrentes, el correo sigue abierto para todo lo demás y ambos terminan en el mismo embudo de cotizaciones. El contexto completo está en el centro de recursos sobre el portal de clientes, y la definición de la solicitud en sí, en la ficha de glosario solicitud de cotización.

Así llega una solicitud típica. Todas las cifras que siguen son un ejemplo construido con valores de tarifario inventados; reprodúcelo con tus propios tarifarios.

«Hola, ¿me pasas precio de 5 palets, unas 2 toneladas, zona de Valencia a Milán, carga la semana que viene? Gracias.»

Faltan seis datos que afectan al precio: los códigos postales de recogida y de entrega (de «zona de» no sale ninguna zona tarifaria), la huella del palet, la altura, si los palets son apilables, si hace falta hayón en la entrega y la fecha de disponibilidad. Solo uno de ellos cambia el precio más allá de un redondeo.

Caso A: los palets no son apilables. Superficie ocupada = 5 × (1,20 × 0,80) = 4,80 m². Metros lineales = 4,80 ÷ 2,40 = 2,00 ml. Con la conversión del transportista de 1.750 kg por metro lineal, el peso tasable es 3.500 kg, no los 2.000 kg brutos. Zona IT-1, tramo 3.000–4.999 kg a 11,40 € por 100 kg → 35 × 11,40 = 399,00 €.

Caso B: los palets se remontan de dos en dos. Cinco palets pasan a tres posiciones en suelo = 2,88 m² → 1,20 ml → peso tasable 2.100 kg. Tramo 2.000–2.999 kg a 13,80 € por 100 kg → 21 × 13,80 = 289,80 €. Comprobación de pagante-por: 3.000 kg a 11,40 € por 100 kg = 342,00 €, que es más alto, así que se mantienen los 289,80 €.

Añade un recargo por combustible del 8,5 % y un margen del 18 % aplicado como p/(1−m): el caso A queda en 399,00 × 1,085 = 432,92 € de compra → 432,92 ÷ 0,82 = 527,95 € de venta. El caso B queda en 289,80 × 1,085 = 314,43 € de compra → 383,45 € de venta. Una casilla de verificación, 144,50 € de diferencia.

Quien no pregunta elige uno de los dos y se equivoca la mitad de las veces: si cotiza alto pierde la carga, si cotiza bajo se come la diferencia. Quien pregunta paga una ida y vuelta: un correo, horas de espera y una respuesta que contesta dos de las seis preguntas. La calculadora de metros lineales reproduce el paso de los metros lineales, y la ficha pagante-por explica la comprobación del tramo superior.

Un formulario se justifica solo si los campos obligatorios son exactamente los que cambian la cifra. Si pides menos, vuelves a las idas y venidas por correo; si pides más, el cliente abandona el formulario. Este es el conjunto más corto que permite cotizar una expedición terrestre estándar en Europa o en América Latina.

Dos reglas de diseño importan más que la lista. Primera: la apilabilidad debe ser un sí o un no obligatorio, nunca un valor por defecto; es el único campo con un impacto silencioso tan grande en el precio. Segunda: deja una caja de texto libre al final para todo lo que el formulario no sabe modelar, y léela. Ahí es donde llegan la mercancía sobredimensionada, el acceso restringido y el «el cliente solo recibe los martes».

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, usa el mismo conjunto de campos en la pantalla de cotización del comisionista y en el formulario del cliente, así que una solicitud enviada por el cargador no hay que teclearla de nuevo para cotizarla. La discusión campo por campo está en qué datos se necesitan para cotizar un flete terrestre.

Este es el coste que impone el correo después de enviar la cotización, y es el último que se detecta en una agencia de transporte. Un buzón es un medio de transporte de mensajes, no un registro.

• No hay denominador para la tasa de conversión. Puedes contar las cotizaciones enviadas y las que se convirtieron en expedición. No puedes contar las solicitudes que llegaron, así que tu «tasa de éxito» excluye en silencio todas las que nunca cotizaste.
• El cajón de las no contestadas es invisible. Las solicitudes demasiado pequeñas, demasiado raras o que entraron a las 17:45 de un viernes no aparecen en ningún sitio. Son el volumen más barato de recuperar y nadie sabe cuántas son.
• Las solicitudes por teléfono se evaporan. Un precio dado de viva voz y nunca anotado no se puede reconstruir cuando se discute la factura tres semanas después.
• Dependencia de una persona. Las solicitudes viven en el buzón de quien resulta que recibió el correo. Cuando esa persona está de vacaciones, la cuenta queda desatendida y nadie lo ve.
• No se puede recotizar. Cuando un transportista publica un tarifario nuevo o se mueve el índice del gasóleo, no puedes volver a pasar las solicitudes del mes pasado por el tarifario actualizado, porque no son datos estructurados.
• No hay nada a lo que enganchar los mensajes. Documentos, fotos de embalajes dañados e instrucciones de entrega se dispersan por hilos en vez de colgar de una única referencia.

Estructurar la entrada resuelve todo esto como efecto secundario. Cada solicitud pasa a ser un registro con fecha, cliente, estado y referencia Q-YYYY-NNNN; las cotizaciones aceptadas se convierten en expediciones con referencia S-YYYY-NNNN, de modo que toda la cadena de la solicitud a la entrega es un rastro legible. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, mantiene también la conversación sobre ese registro, así que los mensajes cuelgan de la cotización y no de un hilo de correo.

La parte de medición —mediana, percentil 90 y el recuento de solicitudes nunca contestadas— está en la referencia de tiempos de respuesta a una cotización.

Los proveedores de software rara vez lo dicen, así que conviene decirlo claro: un formulario de solicitud es un embudo con una forma fija, y una parte del negocio de una agencia de transporte no tiene esa forma.

Solicitudes que un formulario gestiona mal

• El cliente nuevo. Quien te ha encontrado hoy no va a crear una cuenta para hacer una sola pregunta. Obligarle te cuesta la oportunidad.
• La licitación. Cuarenta pares origen-destino en una hoja de cálculo son un correo y cuarenta envíos de formulario. Nadie rellena cuarenta formularios.
• La expedición que no encaja en nada. Una estructura de acero de 6 metros, una carga con ADR mixto, dos palets más una jaula suelta: eso se describe, no se selecciona.
• La negociación. «Estabas 40 € por encima del que lo lleva ahora, ¿lo puedes mirar otra vez?» no tiene campo. Tiene una persona.
• La incidencia en curso. Una recogida que ha fallado esta mañana es una llamada de teléfono, y debe seguir siéndolo.

En qué es realmente bueno el correo

El correo es asíncrono, universal, no exige ninguna puesta en marcha, lleva adjuntos y conserva el tono. Para un comisionista cuya diferencia está en la capacidad de respuesta y el criterio, y no solo en el precio, el hilo de correo es la relación comercial. Una agencia que resuelve bien por correo una solicitud difícil se gana la cuenta que un formulario habría rechazado por incompleta.

El planteamiento honesto, por tanto, no es «sustituir el correo» sino «dejar de gastar tiempo experto en solicitudes que son pura consulta». Una expedición de 3 palets de Valencia a Milán por un trayecto que has cotizado doscientas veces no requiere criterio; la estructura de acero sí. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, está diseñado en torno a ese reparto: los trayectos cubiertos se cotizan solos, y un trayecto que ningún tarifario cubre se acepta igualmente como solicitud en lugar de devolverse, tal como se explica en cotizar sin tarifario.

Dos canales solo se convierten en un problema cuando se convierten en dos embudos. Si las solicitudes del formulario viven en una herramienta y las del correo viven en un buzón, tienes dos medios registros, dos tasas de conversión y dos sitios donde mirar. La solución no es cerrar un canal, sino hacerlos converger después de la entrada.

Una regla de enrutamiento que funciona, enunciada una vez y aplicada por todos:

• Expedición estándar, trayecto cubierto por un tarifario, cuenta existente → formulario. La respuesta llega al instante y no consume tiempo de nadie.
• Trayecto no cubierto o expedición que el formulario no sabe describir → correo o teléfono, y después el comisionista la introduce como solicitud manual en la misma herramienta.
• Licitación u hoja de cálculo con varios trayectos → correo, cotización fuera de línea, y solo los trayectos ganados se convierten en tarifario.
• Cliente potencial nuevo → primero correo, invitación al portal después de la primera reserva, nunca antes.

Fíjate bien en la segunda regla: es el comisionista quien vuelve a teclear el correo en la herramienta. Es deliberado y es un coste real, más o menos los dos minutos que cuesta rellenar los once campos. Compra el registro, la referencia y la capacidad de recotizar. Sé honesto con eso al planificar el cambio, porque un equipo al que se le dice «la herramienta lee tu correo» pierde la confianza en la primera semana.

Cargavo no analiza tu bandeja de entrada. No hay ingestión de correo, ni conector de buzón, ni lector automático de solicitudes. Las solicitudes entran por el formulario con la marca del comisionista o las introduce un comisionista, y ambas producen el mismo objeto de cotización. Esa limitación es justamente lo que hace que valga la pena escribir la regla de enrutamiento en lugar de dejarla a la costumbre.

Mientras conviven los dos canales, vigila un solo número: el porcentaje de solicitudes que llegan por el formulario. Si deja de subir, o al formulario le falta un campo que tus clientes necesitan, o nadie está mandando el enlace. El portal en sí se trata en la guía del portal de cotizaciones para clientes.

Todo despliegue de portal que fracasa tiene la misma causa: se pidió al cliente que cambiara de costumbre en beneficio del comisionista. Solo funciona cuando el formulario es visiblemente mejor para él: una respuesta en segundos a las 21:00 en vez de una contestación mañana por la mañana.

1. Elige las dos o tres cuentas cuyas solicitudes sean más repetitivas y caigan más a menudo en trayectos que tus tarifarios ya cubren.
2. Reconstruye los tarifarios de transportista que esos trayectos necesitan y comprueba que diez expediciones pasadas se cotizan correctamente antes de enseñárselo a nadie.
3. Personaliza el formulario con tu nombre y tus colores para que se lea como tu servicio y no como una herramienta de un tercero.
4. Responde a su siguiente solicitud por correo con normalidad y añade una línea: el mismo precio está disponible aquí, a cualquier hora, con el enlace.
5. Da a cada contacto su propio acceso en lugar de uno compartido, para que el historial de solicitudes sea por persona.
6. Deja el correo y el WhatsApp completamente abiertos y no rechaces nunca una solicitud por haber llegado por el canal equivocado.
7. Revisa a las cuatro semanas cuántas solicitudes entraron por el formulario y pregunta a las cuentas que no lo usaron qué se lo impidió.

Dos detalles deciden el resultado. El primero es la cobertura: si el formulario devuelve «te contestamos en breve» más veces de las que devuelve un precio, el cliente deja de usarlo en quince días, así que carga los tarifarios antes de invitar a los clientes. El segundo es la confianza en la cifra: un precio mostrado en un portal es un compromiso, y por eso debe calcularse en el servidor a partir del tarifario almacenado y no a partir de nada que el navegador pueda alterar.

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, aplica los márgenes en el servidor por cliente, por tarifario o por tramo, de modo que el precio que ve el cargador en el formulario es tu precio de venta y el precio de compra nunca sale del lado del comisionista, como se detalla en cómo evitar que el cliente vea el precio de compra. Los planes y sus límites están en la página de precios.

Lo que el producto hace de verdad con una solicitud entrante:

• Entrada con tu marca. El cliente envía los once campos en un portal con el nombre y los colores del comisionista, en español, inglés, francés o alemán.
• Precio instantáneo cuando hay tarifario para el trayecto. El motor aplica las reglas de peso tasable, el tramo, el redondeo, el recargo por combustible y el margen del cliente, y devuelve un precio de venta. Los cuatro modelos de tarifario admitidos son weight_zone, pallet, mpl_bracket e hybrid_weight.
• Solicitud sin tarifario cuando nada lo cubre. La solicitud se acepta igualmente, recibe una referencia Q-YYYY-NNNN y se cotiza a mano en el mismo embudo en vez de rebotar al buzón.
• Un solo registro hasta el final. Una cotización aceptada se convierte en expedición con referencia S-YYYY-NNNN, con mensajería contextual sobre ese mismo registro. Los importes llevan su divisa: EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD o PLN.

Y lo que no es, dicho sin rodeos porque es lo que decide si esta es tu herramienta:

• No lee el correo. No hay conector de buzón ni inteligencia artificial que interprete las solicitudes entrantes. Las solicitudes por correo o por WhatsApp las introduce un comisionista.
• No conecta con API ni EDI de transportista. Los transportistas se dan de alta reconstruyendo su tarifario desde Excel o CSV.
• No es una bolsa de cargas ni un marketplace de fletes, ni una plataforma de licitaciones: cotiza tus propios tarifarios negociados, no busca capacidad.
• No es un sistema de gestión de flota ni de despacho, ni un programa de contabilidad o facturación.

Los planes son Starter 49 €/mes, Growth 149 €/mes y Scale 399 €/mes, con facturación anual equivalente a unos dos meses gratis y una prueba gratuita de 14 días sin tarjeta de crédito. Lo que cambia entre planes es el tamaño del equipo, el número de clientes, las cotizaciones mensuales y el número de tarifarios, no el motor de cotización. Si todavía estás decidiendo si un formulario encaja en tu forma de trabajar, el centro de recursos del portal de clientes reúne el resto de esta categoría.