Portail client de cotation transport : quoi y mettre, écran par écran

Le mot « portail » est employé à tort et à travers dans le logiciel de transport. Ce qui fait un portail plutôt qu'une page, c'est l'identité. Chaque personne qui se connecte est rattachée à un compte client, et chaque écran qu'elle ouvre est filtré par cette identité : ses cotations, ses expéditions, ses fils de messages — jamais ceux d'un autre chargeur, jamais les vôtres.

Cette seule propriété change ce que le logiciel peut faire sans risque. Parce que le système sait qui demande, il peut afficher un vrai prix au lieu d'une promesse de rappel. Il peut pré-remplir le site de départ habituel du chargeur. Il peut le laisser accepter un prix sans contre-signature. Rien de tout cela n'est possible sur un formulaire public anonyme, où toute réponse serait soit générique, soit manuelle.

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret routier, applique ce principe avec un jeton porté par le compte connecté : il contient l'organisation et l'identifiant du client. Les règles de la base refusent tout par défaut et ne libèrent que les documents dont le champ client correspond à ce jeton. L'isolation est donc tenue par le serveur, pas par l'écran que l'utilisateur a sous les yeux.

Six écrans composent le portail en pratique : un simulateur de prix, un formulaire de demande de cotation pour les relations qu'aucune grille ne couvre, une liste de cotations, un détail de cotation avec bouton de réservation, une liste d'expéditions et une messagerie. Tout le reste — grilles tarifaires, transporteurs, prix d'achat, autres clients, analyse financière — appartient au côté affréteur et n'a tout simplement aucune route dans le portail.

Si vous hésitez encore à automatiser la cotation elle-même, commencez par le guide pilier sur la cotation transport digitalisée ; celui-ci suppose que vos grilles existent et que la question porte sur ce que vous exposez à vos clients.

La plupart des commissionnaires ont déjà un formulaire « demande de cotation » sur leur site. Il envoie un récapitulatif à contact@ et, à partir de cet instant, la demande est un e-mail comme les autres : sans numéro, sans tri, invisible pour le reste de l'équipe, impossible à compter en fin de mois. Le chargeur, lui, n'a aucun moyen de relire ce qu'il a demandé ni ce que vous avez répondu.

La différence ne tient pas aux champs saisis — un bon formulaire et un bon portail demandent les mêmes données d'expédition. Elle tient à ce qui existe après la saisie.

Il existe une seconde différence, plus discrète. Le formulaire invite au texte libre, donc il collecte des demandes intarifables : « 3 palettes pour l'Espagne, urgent ». Le portail valide l'expédition avant de produire quoi que ce soit, ce qui impose les champs qui rendent une cotation possible : codes postaux, nombre d'unités, dimensions, poids, gerbabilité, options. Notre guide sur les informations nécessaires pour coter un transport liste le minimum, et la comparaison demande de cotation par e-mail contre outil en ligne chiffre le coût de ressaisie de chaque demande incomplète.

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, garde les deux portes ouvertes — un prix instantané quand une grille couvre la relation, une demande structurée quand aucune ne la couvre — mais les deux produisent le même type d'enregistrement, avec la même série de références.

Les portails échouent dans deux directions. Trop maigres, et le chargeur continue de vous écrire pour tout. Trop larges, et vous avez laissé fuir votre base de coûts. Le périmètre ci-dessous est le milieu praticable : tout ce dont le client a besoin pour transiger, rien de ce qui décrit votre façon d'acheter.

Deux décisions de conception, à l'intérieur de ce tableau, font l'essentiel du travail. La première : le simulateur et le formulaire de demande partagent le même jeu de champs, de sorte qu'un client qui n'obtient pas de prix bascule ses saisies directement dans une demande manuelle au lieu de tout retaper. La seconde : la messagerie est rattachée à une cotation ou à une expédition plutôt que d'être une boîte générale. Quand un chargeur écrit « peut-on décaler l'enlèvement à jeudi », la référence est déjà attachée et personne n'a besoin de demander de quel dossier il s'agit.

Notez surtout ce qui est absent. Pas de liste de grilles, pas de tarif transporteur, pas de prix d'achat, pas de marge, pas d'autre client, pas d'analyse financière. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, n'a aucune route de portail vers ces objets : ils ne sont pas cachés derrière un interrupteur de permission qu'un administrateur pourrait activer par mégarde.

Pour la contrepartie côté affréteur de ces écrans, voyez les ressources portail client et le guide sur le choix d'un TMS pour une petite structure d'affrètement.

« Marque blanche » désigne tout et son contraire, du simple téléversement de logo à une application entièrement séparée. Il vaut la peine d'être précis sur ce dont un commissionnaire a réellement besoin, parce que la version chère apporte très peu.

Ce qui compte pour un chargeur, c'est que le document qu'il classe ait l'air de venir de son prestataire transport. Cela recouvre trois choses : le nom de l'expéditeur sur l'e-mail de cotation, la raison sociale affichée sur l'écran où il accepte le prix, et un format de référence qu'il peut vous citer au téléphone. La couleur et le thème sont agréables ; le nom et la référence, eux, atterrissent dans son dossier comptable fournisseur.

Dans Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, un rôle owner ou admin règle trois champs de marque sur l'organisation : le nom commercial affiché, une couleur principale en hexadécimal, et le thème du portail — clair ou sombre. La langue d'interface du client suit son propre choix entre le français, l'anglais, l'espagnol et l'allemand, et les montants s'affichent dans la devise de la cotation : EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD ou PLN. Pour un groupe présent en France, en Belgique, en Suisse, au Canada et au Maroc, c'est la même organisation qui sert des clients en euros, en francs suisses, en dollars canadiens et en dirhams.

Disons franchement la limite, parce que c'est là que la plupart des promesses de marque blanche débordent discrètement. Ici, la personnalisation s'applique par organisation une fois le client connecté : ce n'est pas un site distinct sur votre propre domaine, et ce n'est pas une application développée sur mesure. Si votre besoin est un portail servi depuis espace.votremarque.com avec votre propre HTML, c'est un projet de développement web, pas un réglage de TMS, et il coûtera bien davantage que les 49 €/mois, 149 €/mois ou 399 €/mois de la page tarifs.

Ce que vous obtenez pour ce prix, c'est la partie réellement difficile : le calcul, l'isolation et la confidentialité décrits dans les deux sections suivantes. La notion est détaillée dans le glossaire, à l'entrée portail en marque blanche.

L'implémentation naïve envoie tout le calcul au navigateur et masque les lignes sensibles par une règle d'affichage. Ce n'est pas de la confidentialité, c'est une feuille de style. N'importe qui ouvre l'onglet réseau et lit le prix d'achat, et le moindre bug futur qui affiche un champ de trop le divulgue définitivement.

L'approche durable sépare les données avant de les stocker. Un document de cotation porte ce que le client a le droit de lire ; un sous-document privé porte ce que seul le commissionnaire peut lire. La coupure est tenue par les règles de sécurité, pas par l'interface : un compte client qui demande le document privé reçoit une erreur de permission, pas une réponse filtrée.

La seconde moitié du problème, c'est que le prix ne doit pas être falsifiable. Si le navigateur envoyait le prix qu'il veut, un client pourrait en envoyer un plus bas. Dans Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, le portail ne soumet jamais un prix : il soumet une description d'expédition, et le serveur recalcule la cotation à partir des grilles de l'organisation et de la configuration de marge du client avant d'écrire quoi que ce soit. La marge elle-même utilise la formule p/(1−m), applicable par client, par grille ou par tranche de poids.

L'architecture complète, y compris ce qui se passe lors d'une re-cotation ou d'un export de document, est traitée dans donner un prix à son client sans lui montrer son prix d'achat.

Prenons une demande telle qu'un chargeur la saisirait dans le simulateur : 3 palettes non gerbables de 1,2 × 0,8 m, 780 kg au total, Lyon vers Barcelone, hayon exigé à la livraison. Il s'agit d'un exemple pédagogique construit de bout en bout, pas d'un tarif de marché.

Le moteur calcule d'abord le poids taxable, parce que 780 kg de palettes occupent bien plus de plancher qu'ils ne pèsent. Trois palettes de 1,2 × 0,8 m représentent 2,88 m² au sol ; divisé par une largeur de remorque de 2,4 m, cela donne 1,2 mètre plancher. Avec une conversion paramétrée à 1 850 kg par mètre plancher, on obtient 2 220 kg — très au-dessus des 780 kg réels, donc c'est 2 220 kg qui servent à lire la grille. Ce plancher varie d'un transporteur à l'autre, il doit donc rester configurable par grille. Le calculateur de mètre plancher reproduit cette étape isolément.

La grille weight_zone du transporteur tarife la tranche 2 000–2 999 kg de cette zone à 14,20 € les 100 kg : la ligne transport d'achat vaut donc 22,2 × 14,20 = 315,24 €. À partir de là, les deux faces divergent.

Deux détails méritent une seconde lecture. La marge s'applique à la ligne transport avant la surcharge gazole, donc la surcharge est calculée sur la base de vente : c'est pourquoi elle vaut 36,52 € et non 29,95 €. Un système qui indexe le gazole sur la base d'achat puis applique la marge ensuite produit un autre nombre — c'est ainsi qu'une même expédition finit avec deux prix dans deux outils. Ensuite, la marge réalisée est de 17,97 % et non exactement 18 %, parce que le hayon porte son propre prix de vente plutôt que le pourcentage. Voyez surcharge gazole pour le volet indexation.

L'écran du client, lui, affiche une seule ligne : 454,96 €, valable jusqu'à une date annoncée, sous votre raison sociale. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, écrit la colonne de gauche dans l'enregistrement privé de la cotation, dans la même transaction.

C'est là que la plupart des portails en self-service se cassent. Ils sont construits sur l'hypothèse qu'un tarif existe toujours, donc une relation non couverte produit un écran d'erreur et le chargeur retourne à l'e-mail — définitivement, puisqu'il est désormais convaincu que le portail ne marche pas.

La couverture d'une maison d'affrètement est l'union des tarifs qu'elle a négociés, et cette union a toujours des trous : un nouveau pays de destination, une unité au-dessus de la dernière tranche de poids, une classe ADR exclue par le transporteur, une demande de lot complet face à une grille de groupage. Traiter ces cas comme des échecs revient à jeter les demandes les plus intéressantes, car une relation non couverte est souvent un nouveau client qui vous teste.

Le bon comportement est de dégrader, pas de refuser. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, ne rend aucun prix quand rien ne correspond dans les grilles weight_zone, pallet, mpl_bracket ou hybrid_weight, et propose à la place une demande de cotation manuelle, pré-remplie avec le départ, l'arrivée et les unités déjà saisis. La demande est enregistrée en mode manuel, statut en attente, prend le numéro suivant dans la même série Q-YYYY-NNNN que les cotations automatiques, et notifie l'affréteur par e-mail. Celui-ci source un prix spot, saisit le prix de vente dans cette même cotation, et le client l'accepte exactement comme un prix instantané.

Trois conséquences en découlent, et ce sont elles le véritable argument de cette conception :

• Les relations non couvertes deviennent dénombrables. Une relation cotée trois fois à la main est une relation qui mérite sa grille.
• L'expérience client ne se dédouble pas. Même portail, même référence, même parcours d'acceptation, que le prix vienne d'un moteur ou d'un coup de téléphone.
• Rien ne se perd dans une boîte mail. La demande porte un statut, donc elle peut être relancée.

Le circuit hors grille complet, y compris la durée de validité à donner à un prix saisi à la main, est décrit dans coter une relation sans grille tarifaire.

Un portail qui s'arrête au prix n'est qu'un demi-portail, car les questions qui génèrent le plus d'e-mails arrivent après la réservation : est-ce enlevé, où est la marchandise, puis-je avoir la preuve de livraison.

La réservation est la charnière. Sur l'écran de détail de cotation, chaque ligne transporteur porte une action de réservation ; en la déclenchant, le client appelle une fonction serveur qui revalide la cotation, la convertit en expédition et lui attribue une référence S-YYYY-NNNN reliée à la cotation Q-YYYY-NNNN. Les éléments financiers d'achat sont recopiés dans l'enregistrement privé propre à l'expédition, de sorte que la marge suit le dossier au lieu d'être recalculée plus tard sur une grille périmée.

L'expédition parcourt ensuite cinq statuts lisibles par le client : pending, confirmed, in_transit, delivered, cancelled. C'est l'affréteur qui les pose. Les documents qu'il téléverse — CMR, preuve de livraison — apparaissent sur le détail d'expédition du client, et un lien de suivi peut y être attaché quand le transporteur en publie un.

Disons clairement ce que ce n'est pas, car c'est cette limite assumée qui rend le reste crédible. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, n'a aucune API transporteur et aucune connexion EDI : les statuts sont saisis par l'affréteur, pas diffusés par un système transporteur. Ce n'est ni une bourse de fret, ni une place de marché d'appels d'offres, ni un outil de gestion de flotte ou de tournées, ni un logiciel de facturation. Ce qu'il maîtrise de bout en bout, c'est la cotation, la réservation, l'enregistrement d'expédition et la conversation attachée aux deux.

Ce dernier point compte plus qu'il n'y paraît. Les fils de messages sont rattachés à une cotation ou à une expédition, donc la réponse sur l'enlèvement de jeudi se pose sur le dossier concerné plutôt qu'au troisième niveau d'une chaîne d'e-mails. Voyez travailler avec ses transporteurs sans API pour comprendre comment la même contrainte façonne le côté achat.