Welche Angaben braucht eine Spedition für ein Transportangebot?

Ein Frachtpreis ist keine einzelne Zahl aus einer einzelnen Tabelle. Er ist eine Zonenzuordnung, eine Berechnung des frachtpflichtigen Gewichts, ein Griff in die Gewichtsstaffel, ein indexierter Dieselzuschlag und eine Liste von Optionen. Jeder dieser Schritte liest ein anderes Feld der Anfrage. Genau deshalb ist "zwei Paletten nach Lyon, was kostet das?" keine kalkulierbare Anfrage: Sie beantwortet eine von fünf Fragen.

Hier die vollständige Liste, jeweils mit dem Preismechanismus, den die Angabe auslöst. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, arbeitet im Angebotssimulator mit exakt diesen Eingaben.

Die Felder 9 und 11 sind optional, weil sie abgeleitet oder vorbelegt werden können: Lademeter ergeben sich aus Maßen und Stapelfähigkeit, ein fehlender Warenwert fällt auf die gesetzliche Haftung des Frachtführers zurück. Alles andere muss abgefragt werden, weil keine Tarifmatrix es erraten kann. Wie Sie diese Angaben ohne E-Mail-Schleifen einsammeln, steht in unseren Ressourcen zur Angebotsautomatisierung.

Jede Tarifmatrix vom Typ weight_zone, pallet oder mpl_bracket beginnt mit derselben Operation: aus einer Adresse eine Zone machen. Die Frachtführer veröffentlichen diese Zuordnung als PLZ-Bereiche – in Deutschland und Österreich meist über die ersten zwei bis fünf Ziffern, in den Niederlanden und Belgien vierstellig, in Frankreich und Spanien zweistellig als Département- oder Provinzcode.

Drei Dinge gehen schief, wenn aus dem Ortsnamen kalkuliert wird:

• Städte liegen über mehreren Zonen. Ein Ballungsraum umfasst regelmäßig mehrere PLZ-Bezirke, und Frachtführer legen dichtes Zentrum und Industriegürtel routinemäßig in unterschiedliche Zonen.
• Ortsnamen sind mehrdeutig. Neustadt, Freiburg, Rheinfelden, Sankt Georgen: Der deutschsprachige Raum ist voll von Doppelnamen über Bundesländer und Landesgrenzen hinweg. Die Postleitzahl ist der einzige eindeutige Schlüssel.
• Zuschlags-PLZ sieht man dem Ortsnamen nicht an. Inseln, Alpentäler, Umweltzonen und Gebiete abseits der Linienverkehre stehen als PLZ-Listen im Tarif, mit festem Zuschlag oder längerer Laufzeit.

Die Länderkennung zählt dabei genauso viel wie die Ziffern. Dieselben fünf Stellen existieren in mehreren Ländern, und eine grenzüberschreitende Sendung wechselt die komplette Tarifmatrix – andere Zonentabelle, teils andere Währung, teils anderer Frachtführer. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, hinterlegt die Zonenkarte jeder Tarifmatrix deshalb als PLZ-Bereiche je Land und rechnet je nach Tarif in EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD oder PLN – für Österreich und die Schweiz also ohne Umrechnungskrücke.

Was Sie über die PLZ hinaus abfragen müssen

Zwei weitere Adressfakten verändern den Preis, ohne die Zone zu verändern: die Art der Ladestelle und das Fahrzeug, das dort hinkommt. Rampe, Hofbetrieb mit Stapler, Ladengeschäft in der Fußgängerzone und Baustelle sind vier verschiedene Aufträge. Eine Stelle, die keinen 13,6-Meter-Sattelzug aufnehmen kann, erzwingt ein Motorwagen oder einen Umschlag – beides steht nicht im Grundtarif.

Wenn für die PLZ-Relation überhaupt keine Tarifmatrix existiert, gehört die Anfrage nicht in den Papierkorb, sondern in eine manuelle Kalkulation: Das ist das Thema unseres Leitfadens zum Angebot ohne hinterlegten Tarif.

Das Bruttogewicht allein reicht nicht, weil Stückgut ebenso über den beanspruchten Platz verkauft wird wie über die Masse. Die Engine bildet ein frachtpflichtiges Gewicht als höchsten von drei Kandidaten: das Bruttogewicht, das Volumengewicht (Volumen × dem im Tarif hinterlegten Umrechnungsfaktor, im Sammelgut üblicherweise 333 kg je Kubikmeter) und die Lademeter-Untergrenze (LDM × den Kilogramm je Lademeter, üblicherweise 1.850 kg).

Lademeter entstehen aus der Stellfläche, nicht aus dem Volumen: Ein Lademeter ist ein Meter Ladefläche über die genormte Breite von 2,40 m. Eine Palette mit 1,20 × 0,80 m belegt 0,96 m², also 0,96 / 2,40 = 0,40 LDM. Dürfen die Paletten doppelt gestapelt werden, halbiert sich die Stellfläche. Dürfen sie es nicht, halbiert sie sich eben nicht – und dieses eine Ja/Nein ist teurer, als die meisten Disponenten erwarten.

Durchgerechnetes Beispiel: ein Häkchen, 141 EUR Einkaufspreis

Vier Paletten mit 1,20 × 0,80 × 1,20 m zu je 400 kg: Bruttogewicht 1.600 kg, Volumen 4,61 m³, Volumengewicht 1.534 kg bei 333 kg je m³. Der Frachtführertarif ist ein Zonentarif für Zone 2 mit einer Lademeter-Untergrenze von 1.850 kg je Lademeter.

Stapelbar: Stellfläche 2 × 0,96 m² = 1,92 m², also 0,80 LDM, Lademeter-Untergrenze 1.480 kg und damit unter dem Bruttogewicht. Frachtpflichtiges Gewicht 1.600 kg → 16 × 19,50 = 312,00 EUR.

Nicht stapelbar: Stellfläche 3,84 m², also 1,60 LDM, Untergrenze 1,60 × 1.850 = 2.960 kg. Frachtpflichtiges Gewicht 2.960 kg → 29,6 × 16,80 = 497,28 EUR. Jetzt greift die Nächststaffel-Regel: 3.000 kg × 15,10 / 100 = 453,00 EUR ist günstiger, also berechnet die Engine 453,00 EUR.

Bei 18 % Marge nach der Formel p/(1−m) ergeben sich Verkaufspreise von 380,49 EUR und 552,44 EUR. Ein fehlendes Häkchen ist eine Lücke von 171,95 EUR auf einer einzigen Palettensendung. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, rechnet diesen Vergleich bei jedem Angebot serverseitig; die Mechanik der LDM-Staffeln steht in unserem Leitfaden zur Lademeter-Tarifierung, und eine Sendung prüfen Sie schnell mit dem Rechner für das frachtpflichtige Gewicht.

"Stückgut, unbedenklich" ist eine akzeptable Antwort – bis sie es nicht mehr ist. Drei Eigenschaften der Ware verändern den Preis oder die Machbarkeit des Transports, und keine davon lässt sich aus Gewicht und Maßen ableiten.

Gefahrgut und ADR

Ist die Ware geregelt, braucht die Anfrage UN-Nummer, ADR-Klasse, Verpackungsgruppe und Nettomenge je Versandstück. Diese Angaben entscheiden, welches von drei Regimen gilt: volles ADR (Zuschlag, geschulter Fahrer, Kennzeichnung), begrenzte Mengen (LQ, leichtere Auflagen) oder freigestellte Mengen. Viele Stückgutnetze schließen einzelne Klassen grundsätzlich aus. Nicht deklariertes Gefahrgut ist die eine Auslassung, die mit einer Annahmeverweigerung, einer Rückfahrt und einem Kunden endet, der die Schuld beim Vermittler sucht.

Warenwert und Warenwertversicherung

Ohne deklarierten Warenwert haftet der Frachtführer nach CMR-Übereinkommen mit 8,33 Sonderziehungsrechten (SZR) je Kilogramm Bruttogewicht (Artikel 23). Bei der Sendung mit 1.600 kg von oben sind das 13.328 SZR – eine Zahl, die mit dem tatsächlichen Wert der Ware nichts zu tun hat. Eine Warenwertversicherung ersetzt diese Grenze und wird als Satz auf den deklarierten Wert mit Mindestprämie berechnet.

Temperatur und Handling

Eine Temperaturvorgabe macht aus einem allgemeinen Tarif einen Spezialtarif; es gibt keinen Zuschlag, der einen Trockenfracht-Tarif in einen Kühltarif verwandelt. Dasselbe gilt für nicht palettierte, überlange oder unverpackte Ware: Sie verändert die Zahl der Packstücke und manchmal das Fahrzeug.

In Cargavo, dem TMS für Speditionen und Frachtvermittler, sind ADR, Versicherung und weitere Nebenleistungen als Optionen an der Tarifmatrix hinterlegt. Die Angabe des Kunden erzeugt damit eine bepreiste Position statt einer Notiz im Bemerkungsfeld.

Der Grundtarif einer Tarifmatrix unterstellt den einfachen Fall: gewerbliche Ladestelle, Rampe oder Stapler, übliche Öffnungszeiten, ein Fahrer, der ankommt, absetzt und weiterfährt. Jede Abweichung davon ist eine berechenbare Option – und der Kunde ist der Einzige, der weiß, welche zutrifft.

• Ladebordwand, je Ladestelle. Getrennt für Abholung und Zustellung abfragen. An beiden Enden sind es zwei Positionen, und die Disposition muss es vor der Fahrzeugzuteilung wissen – nicht jeder Auflieger hat eine LBW.
• Ebenerdige Zustellung ohne Hilfsmittel. Ein Hubwagen kommt weder über Schotter noch über Bordsteine oder Rampenneigungen. Genau hier wird aus "wir haben eine Hebebühne" eine gescheiterte Zustellung.
• Fahrzeugbeschränkung. Enge Zufahrt, Höhenbegrenzung oder Umweltzone erzwingen Motorwagen oder Transporter – ein anderer Tarif, kein Zuschlag.
• Terminavisierung und Zeitfenster. Handelslager und Zentrallager vergeben feste Zeitfenster; ein verpasstes Fenster kostet eine zweite Anfahrt. "Vor 12:00 Uhr" oder "zwischen 08:00 und 10:00 Uhr" ist eine Option mit Preis.
• Öffnungszeiten und Betriebsruhe. Annahmeschluss um 16:00 Uhr, Mittagspause oder eine Warenannahme nur freitags begrenzen die Tourenplanung.
• Standgeld. Tarife enthalten eine Freizeit, häufig 30 bis 60 Minuten; danach wird je angefangener Zeiteinheit berechnet. Zwei Stunden erwartete Ladezeit lassen sich vorab bepreisen.
• Palettentausch. Ob Leerpaletten zurückgehen, ist eine operative Zusage, kein Detail.

Diese Felder machen ein Angebot außerdem belastbar. Reklamiert ein Kunde einen Zuschlag, beendet der Verweis auf seine eigene Angabe in der Anfrage die Diskussion in einer Nachricht. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, hält Anfrage, Angebotsnummer Q-YYYY-NNNN und die daraus entstandene Sendung S-YYYY-NNNN als einen Vorgang zusammen, mit angehängtem Nachrichtenverlauf.

Zum Umfang gehört auch, was Cargavo nicht tut: Es bepreist diese Bedingungen aus den Tarifen, die Sie hinterlegen. Es fragt keine Frachtführersysteme per Schnittstelle oder EDI ab, um ein Zeitfenster zu bestätigen, und es ist weder Frachtenbörse noch Ausschreibungsplattform.

Jedes Feld der Checkliste existiert, weil der Frachtführer ein Verfahren dafür hat, was zu tun ist, wenn die Angabe falsch war. Dieses Verfahren läuft stillschweigend am Umschlagplatz und taucht vier Wochen später als Position auf der Abrechnung auf. Die Tabelle ordnet den häufigen Auslassungen die jeweils ausgelöste Korrektur zu.

Daraus folgen zwei Dinge. Das erste ist kaufmännisch: Die Nachbelastung trifft ein, nachdem der Kunde bereits fakturiert wurde, also landet die Korrektur in der Marge der Spedition – es sei denn, das Angebot hat die Preisbindung ausdrücklich an die deklarierten Daten geknüpft. Das zweite ist vertrieblich: Einem Kunden etwas nachzubelasten, wonach man ihn nie gefragt hat, ist ein unangenehmes Gespräch, und die Wiederholung kostet den Kunden.

Die strukturelle Lösung ist nicht mehr Sorgfalt am Schreibtisch. Es ist ein Anfrageformular, das sich ohne die Pflichtfelder nicht absenden lässt, sodass die Lücke vor dem Preis auffällt und nicht nach der Fahrt. Freitext-E-Mails können das nicht leisten – das ist der Kern unseres Vergleichs von Anfrage per E-Mail gegenüber Online-Formular.

Speditionen schreiben Rückfragen nicht, weil Kunden nachlässig wären. Sie schreiben sie, weil Freitext nichts erzwingt: Eine E-Mail kann "3 Paletten, ungefähr eine Tonne, Raum Salzburg" enthalten und sich für den Absender vollständig anfühlen. Ein Formular kann sich weigern, abgeschickt zu werden.

Ein gut gebautes Anfrageformular für Straßentransporte leistet vier Dinge:

• Preisrelevante Felder sind Pflicht. Beide Postleitzahlen, Bruttogewicht, Packstückzahl, Maße, Stapelfähigkeit, ADR ja/nein und die zwei Zugangsfragen. Sieben Pflichtantworten, nicht zwölf – der Rest darf vorbelegt sein.
• Der Rest ist sinnvoll vorbelegt. Maße der Europalette voreingetragen, Stapelfähigkeit auf "nein" gesetzt (die vorsichtige Annahme), Warenwert leer mit einem Hinweis auf die CMR-Haftung in verständlicher Sprache.
• Unmögliche Werte werden abgefangen. 12.000 kg auf einer Palette mit 1,20 × 0,80 m, eine Höhe über der lichten Innenhöhe des Aufliegers oder ein Zustelldatum in der Vergangenheit gehören schon bei der Eingabe geprüft.
• Das Freitextfeld bleibt für Kontext, nicht für Daten. "An der Pforte nach Herrn Berger fragen" gehört dorthin. "Ungefähr eine Tonne" nicht.

Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, liefert dieses Formular zweimal aus: einmal in der Angebotsmaske der Spedition und einmal im Kundenportal unter deren eigener Marke, wo der Versender es ausfüllt und ein Sofortangebot aus den hinterlegten Tarifen erhält – ohne jemals Einkaufspreis oder Marge zu sehen. Deckt keine Tarifmatrix die Relation ab, geht dasselbe Formular als manuelle Anfrage ein statt in eine Sackgasse.

Beide Eingänge münden in denselben Vorgang: ein Angebot mit der Nummer Q-YYYY-NNNN, das bei Annahme zur Sendung S-YYYY-NNNN wird, auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch. Die Pläne beginnen bei 49 EUR pro Monat, mit 14 Tagen kostenlosem Test ohne Kreditkarte – die Preisseite zeigt, was in welchem Plan enthalten ist, und die übrigen Leitfäden zur Angebotsautomatisierung vertiefen den Rest.