Transportanfragen digitalisieren: der Leitfaden für Speditionen und Frachtvermittler

Digitalisieren bedeutet: Ihre Einkaufstarife leben als strukturierte Tarifmatrizen in einer Software und nicht mehr in Tabellenkalkulationen. Geht eine Transportanfrage ein, liest die Software den Einkaufspreis für Relation und Sendung, wendet Ihre Margenregeln an und liefert einen Verkaufspreis — sofort und jedes Mal identisch.

Vergleichen Sie das mit der Praxis vieler kleiner Speditionen und Frachtvermittler: Jemand öffnet die richtige Excel-Datei, findet den richtigen Reiter, liest die richtige Gewichtsstaffel, schlägt eine Marge aus dem Gedächtnis auf und tippt das Ergebnis in eine E-Mail. Jeder Schritt ist eine Gelegenheit, langsam zu sein oder sich zu irren. Ist diese Person am Telefon oder im Urlaub, steht die Angebotserstellung still.

Dafür brauchen Sie weder Frachtführer-APIs noch ein EDI-Projekt — Cargavo bietet beides bewusst nicht an. Die Tarife, die Sie ohnehin haben, also die Excel- und CSV-Dateien Ihrer Frachtführer, sind das Rohmaterial. Sie erfassen jeden Tarif einmal, danach wird jedes Angebot berechnet statt gesucht. (Siehe unseren Leitfaden zur Anbindung von Frachtführern ohne API.)

Das Ergebnis ist eine Angebotserstellung, die:

• schnell ist — Sekunden statt Stunden pro Anfrage,
• konsistent ist — dieselbe Sendung erhält immer denselben Preis, egal wer sie erfasst,
• margensicher ist — die Engine wendet Ihren Aufschlag an; niemand kalkuliert aus dem Kopf.

Wenn ein Verlader eine Palette bewegen muss, fragt er selten nur einen Frachtvermittler. Er schreibt drei oder vier an und bucht oft die erste Antwort, die glaubwürdig wirkt. Antwortet Ihr Wettbewerber in fünf Minuten und Sie in drei Stunden, wird Ihr Preis womöglich nie gelesen.

Manuelle Angebotserstellung macht diese Geschwindigkeit strukturell unmöglich:

• Anfragen kommen per E-Mail und warten im Posteingang, bis jemand sie öffnet.
• Die Kalkulation hängt an ein bis zwei Personen, die die Tabellen und ihre Eigenheiten kennen.
• Eine Anfrage um 19 Uhr oder am Samstag wartet bis zum nächsten Werktag.

Das Sofortangebot schafft die Warteschlange ab. Gewichtsstaffel lesen, Frachtführer vergleichen und Marge rechnen laufen in der Software — die Antwort dauert Sekunden, ob es die erste Anfrage des Tages ist oder die vierzigste. Ein Kundenportal geht weiter: Der Verlader kalkuliert selbst, zu jeder Uhrzeit, ohne dass jemand am Schreibtisch sitzt.

Geschwindigkeit summiert sich. Wer zehnmal schneller antwortet, kalkuliert mehr Relationen, fasst nach, während der Verlader noch entscheidet, und verliert nicht länger die kleinen, eiligen Sendungen, für die sich eine Stunde Tabellenarbeit nie gelohnt hat. Für ein Team von zwei bis fünfundzwanzig Personen ist das der direkteste Umsatzhebel, den Software bieten kann — mehr dazu in unserem TMS-Leitfaden für kleine Speditionen.

Unter der Haube tut eine Sofortangebots-Engine drei Dinge: Sie modelliert Ihre Frachttarife, liest den richtigen Einkaufspreis und wendet Ihre Marge an. An der Modellierung scheitern die meisten Tools, denn Tarife im Straßengüterverkehr gibt es nur in vier Formen:

Die Engine von Cargavo unterstützt genau diese vier Tarifarten, weil sie die Tarife abdecken, die Straßenfrachtführer tatsächlich herausgeben. Bei jeder Anfrage prüft sie alle hinterlegten Tarifmatrizen für die Relation, ermittelt das frachtpflichtige Gewicht — den höheren Wert aus tatsächlichem und Volumengewicht nach Ihrem hinterlegten Umrechnungsfaktor, wie im Stückgut- und Sammelgutverkehr üblich —, rechnet den indexierten Dieselzuschlag und die Zuschläge (Ladebordwand, Gefahrgut/ADR, Terminavisierung, Warenwertversicherung) ein, vergleicht die Einkaufspreise aller Frachtführer und wendet erst dann die Marge an. Jedes Angebot erhält eine Referenz im Format Q-YYYY-NNNN, etwa Q-2026-0148 — nichts lebt mehr nur im Posteingang.

Entscheidend: Die Berechnung läuft auf dem Server. Einkaufspreise und Margen werden nie an den Browser übertragen und können nicht durchsickern. Die Tarifmechanik im Detail erklären unser Leitfaden zur Tarifpflege und die Übersicht über die vier Arten von Frachttarifen.

Die meisten Speditionen haben sich die Tabellenkalkulation nicht ausgesucht — sie haben sie geerbt. Das ändert der Umstieg konkret, Kriterium für Kriterium:

Die E-Mail behält ihren Platz: eine außergewöhnliche Komplettladung, Schwergut oder eine mehrgliedrige Relation verdienen ein Gespräch. Aber für die repetitiven 80 % — Paletten auf bekannten Relationen zu bekannten Einkaufstarifen — antwortet das Tool schneller, als ein Mensch die Tabelle öffnet, und es vergisst nie einen Dieselzuschlag. Der vollständige Vergleich steht in Anfrage per E-Mail oder Online-Tool.

Unter Wert anzubieten liegt selten an schlechten Einkaufstarifen. Es liegt an einem Menschen, der um 18 Uhr eine Marge aus dem Gedächtnis aufschlägt: falscher Prozentsatz, Aufschlag auf die falsche Basis, vergessener Dieselzuschlag. Ein schlechtes Angebot kann den Gewinn von zehn guten auslöschen.

Die Lösung: die Margenanwendung aus den Köpfen in die Engine verlagern. Bei margensicherer Angebotserstellung gilt:

• Margen werden konfiguriert, nicht getippt. Sie definieren sie einmal — als Prozentsatz oder Festbetrag — pro Kunde, pro Tarifmatrix oder pro Preisstaffel. Ein strategischer Kunde und ein Spot-Kunde können beim selben Frachtführer unterschiedliche Regeln haben.
• Die Formel ist eindeutig. Eine prozentuale Marge rechnet sich als Verkaufspreis = Einkaufspreis / (1 − Marge). Beispiel: 20 % Marge auf einen Einkaufspreis von 400 € ergeben 500 € Verkaufspreis, nicht 480 € — genau diese Verwechslung von Aufschlag und Marge kostet bei der Handkalkulation Deckungsbeitrag. Prüfen Sie Ihre Werte mit dem Margenrechner für Frachtaufträge.
• Der Server wendet die Regel bei jedem Angebot an. Es gibt keinen Weg, einen Preis zu versenden, den die Regeln nicht erzeugt haben — egal, wer klickt und wie voll der Tag ist.
• Einkaufspreise bleiben unsichtbar. In Cargavo werden die Einkaufstarife der Frachtführer und Ihre Margen nie an Endkunden ausgespielt: Das Portal zeigt ausschließlich Verkaufspreise, die Berechnung läuft serverseitig.

Das verändert auch die Einarbeitung. Statt monatelang zu lernen, welcher Kunde welchen Aufschlag bekommt, kalkuliert eine neue Kraft vom ersten Tag an korrekt, weil das Wissen in der Konfiguration steckt. Prozent- gegen Festaufschlag behandelt der Leitfaden zu Margenregeln, die Vertraulichkeit der Einkaufspreise Einkaufspreise vor Kunden verbergen.

Der letzte Schritt der Digitalisierung ist Self-Service. Ein Portal ist Ihre eigene Angebots-Website unter Ihrer Marke: Ihr Verlader meldet sich an, erfasst die Sendung (Abgangsort, Ziel, Paletten, Gewicht, Maße) und erhält sofort Ihren Preis — berechnet aus Ihren Tarifmatrizen und Ihren Margenregeln für genau diesen Kunden.

Was sich dadurch praktisch ändert:

• Anfragen kommen strukturiert an. Schluss mit E-Mails wie „ungefähr 2 Paletten, vielleicht 800 kg“, die zwei Rückfragerunden brauchen. Das Formular erzwingt die Daten, von denen der Preis abhängt: Gewicht, Maße, Ladebordwand, Gefahrgut, Terminavisierung.
• Sie kalkulieren im Schlaf. Ein Verlader, der um 21 Uhr vergleicht, bekommt Ihren Preis um 21 Uhr — oft bevor der Wettbewerb die E-Mail gelesen hat.
• Auch ohne Tarif geht die Anfrage nicht verloren. Für eine Relation, die Sie noch nicht tarifiert haben, hinterlegt der Kunde eine strukturierte Angebotsanfrage, die Sie anschließend manuell bepreisen.
• Aus Angeboten werden Buchungen. Der Kunde nimmt das Angebot im Portal an; daraus wird eine Sendung mit der Referenz S-YYYY-NNNN, mit Sendungsverfolgung und Nachrichten am selben Ort — der gesamte Vorgang ist dokumentiert.
• Ihre Kalkulation bleibt vertraulich. Das Portal zeigt dem Kunden seinen Verkaufspreis und sonst nichts — nie den Frachtführer, den Einkaufspreis oder die Marge dahinter.

Portale waren bisher ein Konzern-Feature mit entsprechendem Preis. Bei Cargavo ist das Kundenportal in jedem Plan enthalten, ab dem Starter-Tarif für 49 €/Monat, das White Label kommt mit dem Scale-Tarif (Plandetails) — in vier Sprachen, und ab dem Growth-Tarif in sieben Währungen, darunter CHF für Schweizer Offerten. Alle Details in unserem Leitfaden zum Kundenportal.

Der realistische Weg von der Tabellenkalkulation zum Sofortangebot für eine Spedition oder Transportvermittlung mit zwei bis fünfundzwanzig Mitarbeitenden:

1. Tarife sammeln (Tag 1). Holen Sie den aktuellen Excel- oder CSV-Tarif jedes tatsächlich genutzten Frachtführers zusammen. Sortieren Sie Abgelaufenes aus — das allein beseitigt eine klassische Quelle falscher Angebote.
2. Jeden Tarif als Matrix erfassen (Tag 1–3). In Cargavo bilden Sie jede Tabelle als strukturierte Tarifmatrix nach — Gewicht × Zone, je Palette, Lademeter oder Hybrid — über eine geführte Eingabe. Rechnen Sie mit rund einer Stunde pro Frachtführer-Matrix. (Assistierter Aufbau aus Excel/CSV steht auf der Roadmap; heute ist die Erfassung strukturiert und manuell, was Sie zugleich zwingt, Zahlen und Zonen zu prüfen.)
3. Margenregeln festlegen (Tag 3). Prozent- oder Festmargen pro Kunde, Tarifmatrix oder Staffel. Starten Sie mit Ihren heutigen informellen Regeln und ziehen Sie dort nach, wo die Historie Unterkalkulationen zeigt.
4. Gegen alte Angebote testen (Tag 4). Kalkulieren Sie zehn bis zwanzig aktuelle Sendungen neu und vergleichen Sie mit dem, was Sie tatsächlich berechnet haben. Abweichungen in Matrix oder Marge vor dem Livegang beheben.
5. Intern starten, dann das Portal öffnen (Woche 2). Erst kalkuliert Ihr Team im Tool, dann laden Sie Ihre häufigsten Kunden zum Self-Service ein.

Einstiegskosten: 49 €/Monat im Starter-Plan (3 Teammitglieder, 25 Kunden, 200 Angebote pro Monat, 10 Tarifmatrizen), mit 14 Tagen kostenlosem Test ohne Kreditkarte. Growth (149 €/Monat) bringt mehr Kapazität und begleitetes Onboarding, falls Sie bei Schritt 2 bis 4 lieber geführt werden; Scale kostet 399 €/Monat. Fahrzeuge, Fahrer oder Touren müssen Sie nicht anlegen: Cargavo ist für Speditionen und Frachtvermittler ohne eigenen Fuhrpark gebaut.