Transportanfrage ohne passenden Frachttarif richtig bepreisen

Jede Spedition und jeder Frachtvermittler erlebt das wöchentlich. Ein Kunde fragt Nürnberg–Porto an, oder eine Teilladung von 4.000 kg auf eine polnische Postleitzahl, die Sie noch nie bedient haben — und keiner Ihrer verhandelten Frachttarife deckt das ab. Der Reflex ist, aus der Software auszusteigen: aus dem Postfach antworten, den Verlauf in Outlook lassen und hoffen, dass man das Nachfassen nicht vergisst.

Dieser Reflex kostet drei Dinge. Die Anfrage ist nicht mehr zählbar, also erfahren Sie nie, welche unbedeckten Relationen immer wiederkommen. Der Preis ist nicht mehr nachvollziehbar, also kann sechs Wochen später niemand sagen, was zu welcher Marge angeboten wurde. Und die Kundenerfahrung zerfällt in zwei Hälften: sofort und professionell, wenn ein Tarif existiert, improvisiert, wenn nicht.

Die Lösung ist ein Rückfallweg, der die Anfrage im Vorgang hält, während der Preis von außerhalb der Rechenlogik kommt. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, setzt das als manuelle Angebotsanfrage um: Die Sendungsdaten werden nach denselben Regeln geprüft wie bei einem automatischen Angebot, nur das Preisfeld bleibt leer, bis ein Mensch es füllt.

Drei Dinge bleiben identisch zum automatischen Angebot:

• Die Referenz. Die Anfrage zieht die nächste Nummer derselben Reihe Q-YYYY-NNNN — keine Parallelnummerierung für „die manuellen".
• Der Datensatz. Abgangs- und Empfangsort, Maße und Gewicht jedes Packstücks sowie die gewünschten Optionen liegen als strukturierte Felder vor, nicht als Fließtext in einer Nachricht.
• Der Ausgang. Nach Annahme wird aus dem Angebot eine Sendung mit der Referenz S-YYYY-NNNN, mit derselben Sendungsverfolgung und derselben Nachrichtenspur wie bei jedem anderen Auftrag.

Wenn Sie die Relationen, die Sie bereits automatisch rechnen könnten, noch gar nicht strukturiert haben, beginnen Sie beim Pillar-Leitfaden zur digitalen Angebotserstellung in der Spedition. Der Weg ohne Tarif ist die Ausnahme, die diese Regel bestätigt — kein Ersatz für sie.

Das Scheitern ist architektonisch, nicht zufällig. In einer klassischen Tarifrechnung lautet die Reihenfolge: Anfrage lesen, Tarif finden, rechnen, speichern. Das Speichern steht am Ende und hängt davon ab, dass die Rechnung gelingt. Nehmen Sie den Tarif weg, bricht die ganze Kette — es gibt kein halbfertiges Angebot, das man sichern könnte.

Diese Bauweise stammt aus Paket- und Expresssystemen, in denen für jede Postleitzahl immer ein Preis existiert, weil der Dienstleister einen flächendeckenden Tarif veröffentlicht. Die Transportvermittlung im Landverkehr funktioniert anders. Ihre Abdeckung ist die Summe der Tarife, die Sie verhandelt haben, und sie hat per Definition Lücken: neue Zielgebiete, übermaßige Packstücke, ADR-Klassen, die ein Frachtführer ausschließt, oder ein Gewicht oberhalb der letzten Gewichtsstaffel eines ansonsten gültigen Tarifs.

Es lohnt sich, die Gründe zu trennen, warum kein Preis herauskommt — sie verlangen unterschiedliche Reaktionen:

Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, gibt für jeden dieser Fälle einen benannten Fehler zurück statt eines leeren Bildschirms — no_zone, out_of_range, on_request, constraint. Genau das erlaubt der Oberfläche, den manuellen Weg nur dann anzubieten, wenn ein Preis von Hand wirklich die Antwort ist. Der Unterschied zwischen „Sie haben mir die Daten nie gegeben" und „keiner Ihrer Frachtführer bedient das" ist der Unterschied zwischen einem Rückfallweg und einem Fehler. Zur Eingabeseite siehe welche Angaben Sie für ein Transportangebot brauchen.

Der Sinn des Rückfallwegs liegt darin, dass sich nur ein einziger Schritt ändert. Wo ein automatisches Angebot den Preis in Millisekunden rechnet, wartet ein manuelles Angebot auf einen Menschen — alles davor und danach ist dieselbe Mechanik.

Ein paar Details verändern die tägliche Arbeit in der Disposition spürbar. Das Anfrageformular wird mit dem vorbelegt, was der Kunde bereits in den Preisrechner eingetippt hat — niemand erfasst nach einem gescheiterten Preisversuch sechs Palettenzeilen erneut. Die Benachrichtigung an die Spedition ist eine E-Mail und kein Zähler, den jemand bemerken muss: Eine unbedeckte Relation ist eine Verkaufschance mit laufender Uhr.

Auch ohne Tarif berechnet Cargavo die Geometrie der Anfrage und zeigt sie an: Gesamt-Lademeter und Gesamtvolumen werden aus den Maßen der Packstücke abgeleitet. Das frachtpflichtige Gewicht bleibt bewusst leer, denn es ist eine Eigenschaft der Tarifregeln — Lademeter-Mindestansatz, Umrechnungsfaktor für das Volumengewicht, Rundungsschritt — und es gibt noch keinen Tarif. Ein frachtpflichtiges Gewicht ohne Tarifmatrix anzuzeigen hieße, es zu erfinden.

Der Rahmen sei ehrlich benannt: Diesen Weg gibt es, weil Cargavo keine Frachtführer-API und keine EDI-Anbindung hat und keine Frachtenbörse ist, die Ihnen Frachtführer sucht. Die Beschaffung des Einkaufspreises bleibt Ihr Telefonat. Was die Software garantiert, ist, dass die Antwort durch dieselbe Tür zurückkommt wie jedes andere Angebot. Mehr zu dieser Grenze in Frachtführer anbinden ohne Schnittstelle und in den Leitfäden zur Angebotsautomatisierung.

Nehmen wir eine typische Anfrage: Nürnberg (DE-90) nach Porto (PT-4400), 6 nicht stapelbare Paletten zu 1,20 × 0,80 × 1,60 m, 2.100 kg gesamt, Ladebordwand bei der Zustellung erforderlich. Kein Tarif deckt Portugal ab.

Schritt eins ist die Geometrie, denn „sechs Paletten" sagt einem Frachtführer nichts, der eine Teilladung kalkuliert. Eine Palette von 1,20 × 0,80 m belegt (1,20 × 0,80) ÷ 2,4 = 0,40 Lademeter auf einer 2,4 m breiten Ladefläche, sechs davon also 2,40 LDM. Das Volumen beträgt 1,20 × 0,80 × 1,60 = 1,536 m³ je Palette, insgesamt 9,22 m³. Diese beiden Zahlen plus das Bruttogewicht kopieren Sie in die Mail an Ihre Frachtführer — der Lademeter-Rechner nimmt Ihnen den Divisor 2,4 ab.

Schritt zwei ist die Einkaufsseite. Drei Frachtführer antworten: 1.040 €, 935 € und 890 €. Sie nehmen 890 €.

Schritt drei ist die Stelle, an der Speditionen unbemerkt Geld verlieren. Wenn Ihr Ziel eine Marge von 18 % ist, ergibt sich der Verkaufspreis aus dem Einkaufspreis geteilt durch eins minus Marge — nicht aus dem Einkaufspreis mal 1,18:

Die Aufschlagsvariante bringt 160,20 € bei einem Umsatz von 1.050,20 €, also eine Handelsspanne von 15,25 % — fast drei Punkte unter Ziel, und zwar bei jedem einzelnen manuellen Angebot. Cargavo wendet für prozentuale Margen serverseitig p/(1−m) an; wer von Hand kalkuliert, muss die Formel selbst anwenden. Der Unterschied ist in prozentuale Marge oder fester Aufschlag und im Glossar unter Aufschlag und Marge ausbuchstabiert.

Bei einem eiligen manuellen Angebot ist die Versuchung groß, nur den Verkaufspreis einzutragen und weiterzuarbeiten. Tun Sie es nicht. Ein Angebot über 1.085,37 € ohne erfassten Einkaufspreis ist ein Loch in Ihrer Finanzhistorie: Die Sendung zeigt Umsatz und keine Kosten, also ist jeder Margendurchschnitt, den Sie danach bilden, zu Ihren Gunsten falsch — die unbrauchbarste aller Fehlerrichtungen.

In Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, nimmt die Beantwortung einer manuellen Anfrage neben dem Pflichtfeld Verkaufspreis eine optionale Einkaufssumme entgegen. Wenn Sie sie eintragen, berechnet der Server Margenbetrag und Margensatz und schreibt alle drei Werte in einen internen Unterdatensatz am Angebot. Dieser Datensatz unterliegt Zugriffsregeln, die ausschließlich Mitarbeitende der Spedition zulassen: Er ist nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet, sondern für ein Kundenkonto technisch nicht lesbar, und die Funktion, die das Angebot beantwortet, gibt den Einkaufspreis auch in ihrer Antwort nie zurück.

Zwei Details entscheiden über die Konsistenz Ihrer Auswertungen:

• Der Margensatz wird auf den Verkaufspreis bezogen. Im Rechenbeispiel sind das 195,37 ÷ 1.085,37 = 18,0 % — dieselbe Bezugsgröße, die die Rechenlogik für automatische Angebote verwendet. So mittelt ein gemischter Monat aus manuellen und automatischen Angeboten korrekt.
• Eine Korrektur überschreibt den ganzen Datensatz. Wird ein bereits versendetes Angebot neu bepreist, werden die alten Finanzdaten ersetzt statt ergänzt — eine veraltete Marge auf Basis eines alten Verkaufspreises kann nicht überleben.

Eine Disziplin ist speziell für die Kalkulation ohne Tarif entscheidend: Die Nebenleistungen gehören in die Zahl, nicht in den Kopf. Im Beispiel Nürnberg–Porto stand die Ladebordwand in der Anfrage, also müssen die 890 € des Frachtführers sie enthalten — wer sie beim Anfragen verschweigt, hat einen erfundenen Einkaufspreis. Optionen wie Ladebordwand, ADR, Warenwertversicherung, Terminavisierung und der Dieselzuschlag werden bei vorhandenem Tarif automatisch gerechnet; ohne Tarif sind sie Ihre Checkliste. Die systematische Fassung steht in margensicher kalkulieren.

Die kundenseitige Hälfte des Rückfallwegs ist der Grund, ihn überhaupt zu bauen. Ein Portal, das nur „keine Preise verfügbar" meldet, führt dazu, dass der Versender den Tab schließt und einem Wettbewerber schreibt. Ein Portal, das sagt „wir kalkulieren das für Sie", hält die Anfrage fest — und Sie sind die Spedition, die sie hat.

Im Kundenportal von Cargavo, das vollständig unter der Marke der Spedition läuft, sieht der Ablauf so aus: Der Preisrechner liefert kein Ergebnis, der Bildschirm bietet eine manuelle Anfrage an, und das Anfrageformular öffnet sich mit Abgangsort, Empfangsort und Packstücken bereits vorbelegt. Der Kunde ergänzt eine freie Nachricht — Zustellbeschränkungen, Zielpreis, Termin — und schickt ab. Nichts wird erneut getippt.

Wenn Sie antworten, erhält der Kunde eine E-Mail in der Sprache Ihrer Organisation mit Angebotsreferenz, Verkaufspreis und Gültigkeitsdatum sowie einem Link ins Portal. Zwei Dinge fehlen darin bewusst: der Einkaufspreis und die Identität des ausführenden Frachtführers. Bei einem manuell bepreisten Angebot steht als Frachtführer Ihr eigener Firmenname — Sie verkaufen den Transport, nicht den Tarif eines bestimmten Subunternehmers. Ihre Beschaffung bleibt Ihre Sache; die Regeln dahinter behandelt Einkaufspreis und Marge vor dem Kunden verbergen.

Das Gültigkeitsdatum ist keine Kosmetik. Es folgt der Angebotsgültigkeit Ihrer Organisation und beträgt 30 Tage, wenn nichts eingestellt ist. Es existiert, weil ein telefonisch beschaffter Teilladungspreis ein Tagespreis ist: Ein Frachtführer, der 890 € für eine Abfahrt am kommenden Dienstag genannt hat, steht in sechs Wochen nicht mehr dazu. Das Datum auf dem Angebot ist der Schutz davor, einen veralteten Preis einlösen zu müssen. Dasselbe Portal, dieselben Referenzen und dieselbe Nachrichtenspur bedienen beide Kalkulationsarten — mehr dazu im Leitfaden zum Kundenportal für Speditionen und im Glossar unter Tagespreis.

Manuelles Kalkulieren ist ein Rückfallweg, kein Geschäftsmodell. Sein Preis sind nicht die zehn Minuten Arbeit, sondern die Tatsache, dass das Ergebnis nicht wiederholbar ist: Die zweite identische Anfrage kostet wieder zehn Minuten und kann bei einer anderen Zahl landen. Der Wert des manuellen Wegs liegt in den Daten, die er hinterlässt — einer Liste der Relationen, die Ihre Kunden wollen und Ihre Tarife nicht abdecken.

Arbeiten Sie mit klaren Auslösern statt mit Bauchgefühl:

Die Anfrage muss konkret sein, und das ist entscheidend: Ein Frachtführer, der Ihnen dreimal einen Tagespreis genannt hat, schickt in aller Regel eine Zonentabelle, wenn Sie danach fragen — eine Tabelle ist für ihn der Weg, Volumen zu gewinnen, ohne jedes Mal neu zu kalkulieren. Was Sie wollen, ist die Struktur, nicht eine Zahl: Zonen mit ihren PLZ-Bereichen, Gewichtsstaffeln mit ihren Schwellen, der Mindestansatz, die Bezugsgröße für den Dieselzuschlag und die Gültigkeitsdaten.

Ab da verlässt die Relation den manuellen Weg endgültig. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, erfasst jeden Tarif aus Excel oder CSV als einen von vier Tariftypen — weight_zone, pallet, mpl_bracket, hybrid_weight —, und der Starter-Plan zu 49 €/Monat hält 10 Frachttarife, was für einen Zwei-Personen-Schreibtisch viele Relationen sind. Welche Form Ihnen geschickt wurde, klärt die vier Typen von Frachttarifen; die Themenseite Frachttarife und Preisbildung ordnet das Ganze ein.