White-Label-Kundenportal für Speditionen: was hineingehört

Das Wort „Portal" wird in der Speditionssoftware großzügig verwendet, also beginnt man am besten mit dem, was ein Portal von einer Webseite unterscheidet: Identität. Jede Person, die sich anmeldet, hängt an genau einem Kundenkonto, und jede Maske, die sie öffnet, ist auf diese Identität gefiltert. Sie sieht ihre eigenen Angebote, ihre eigenen Sendungen, ihre eigenen Nachrichtenverläufe — nie die eines anderen Verladers und nie Ihre.

Diese eine Eigenschaft verändert, was die Software gefahrlos tun darf. Weil das System weiß, wer fragt, kann es einen echten Preis zeigen statt der Zusage, zurückzurufen. Es kann den Versandort vorbelegen, von dem dieser Kunde ohnehin immer verlädt. Es kann ihn ein Angebot annehmen lassen, ohne dass jemand gegenzeichnet. Nichts davon funktioniert auf einem anonymen öffentlichen Formular, auf dem jede Antwort entweder allgemein oder handgemacht wäre.

Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, löst das über Claims am angemeldeten Konto, die Organisation und Kundenkennung tragen. Die Datenbankregeln verweigern standardmäßig und geben nur Dokumente frei, deren Kundenfeld zu diesem Claim passt. Die Trennung erzwingt also der Server — nicht die Maske, die der Benutzer gerade geöffnet hat.

In der Praxis besteht das Portal aus sechs Masken: einem Frachtkostenrechner, einem Anfrageformular für Relationen ohne hinterlegten Tarif, einer Angebotsliste, einem Angebotsdetail mit Buchung, einer Sendungsliste und einem Nachrichteneingang. Alles Übrige — Tarifmatrix, Frachtführer, Einkaufspreise, andere Kunden, Auswertungen — gehört der Speditionsseite und hat im Portal überhaupt keine Route.

Wenn Sie noch grundsätzlich abwägen, ob Sie die Angebotserstellung überhaupt digitalisieren wollen, beginnen Sie beim Leitfaden zur digitalen Angebotserstellung in der Spedition. Dieser Text setzt voraus, dass Sie Frachttarife haben, und behandelt die Frage, was davon nach außen darf.

Fast jede Spedition hat bereits ein Formular „Angebot anfordern". Es schickt eine Zusammenfassung an info@ oder disposition@, und ab diesem Moment ist die Transportanfrage eine E-Mail wie jede andere: ohne Nummer, ohne Sortierung, für das übrige Team unsichtbar und am Monatsende nicht zählbar. Der Kunde wiederum hat keine Möglichkeit nachzusehen, was er gefragt und was Sie geantwortet haben.

Der Unterschied liegt nicht in den Eingabefeldern — ein gutes Formular und ein gutes Portal fragen dieselben Sendungsdaten ab. Der Unterschied liegt darin, was danach existiert.

Es gibt einen zweiten, leiseren Unterschied. Ein Formular lädt zu Freitext ein und sammelt deshalb Anfragen, die sich gar nicht kalkulieren lassen: „3 Paletten nach Spanien, eilig". Ein Portal validiert die Sendung, bevor es irgendetwas ausgibt, und erzwingt damit die Felder, die ein Angebot erst möglich machen — Postleitzahlen, Packstückzahl, Maße, Gewicht, Stapelfähigkeit, Zusatzleistungen. Welche Angaben das Minimum sind, steht in welche Angaben man für ein Frachtangebot braucht; die Rechnung über die Bearbeitungskosten jeder unvollständigen Anfrage steht in Transportanfrage per E-Mail oder Online-Werkzeug.

Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, hält beide Türen offen — ein Sofortangebot, wenn ein Tarif die Relation abdeckt, und eine strukturierte Anfrage, wenn nicht. Beide erzeugen denselben Typ Datensatz.

Kundenportale scheitern in zwei Richtungen. Zu dünn, und der Kunde schreibt Ihnen weiterhin für alles eine E-Mail. Zu breit, und Sie haben Ihre Kostenbasis offengelegt. Der folgende Umfang ist die brauchbare Mitte: alles, was der Verlader zum Abschluss braucht, nichts, was beschreibt, wie Sie einkaufen. Die Reihenfolge ist bewusst gewählt und folgt dem Weg einer Sendung vom Preis über die Buchung bis zur Zustellung.

Zwei Entwurfsentscheidungen in dieser Tabelle leisten den größten Teil der Arbeit. Erstens teilen Rechner und Anfrageformular denselben Feldsatz: Wer keinen Preis bekommt, trägt seine Eingaben direkt in eine manuelle Anfrage weiter, statt alles noch einmal zu tippen. Zweitens hängen Nachrichten an einem Angebot oder an einer Sendung statt in einem allgemeinen Postfach. Schreibt ein Verlader „können wir die Abholung auf Donnerstag schieben", ist die Referenz bereits angehängt und niemand muss rückfragen, um welchen Auftrag es geht.

Beachten Sie, was fehlt. Keine Tarifliste, kein Frachtführertarif, kein Einkaufspreis, keine Marge, kein anderer Kunde, keine Auswertung. Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, hat für keines dieser Objekte eine Portalroute — sie sind nicht hinter einem Schalter versteckt, den ein Administrator versehentlich umlegen könnte.

Das Gegenstück auf der Speditionsseite beschreiben die Ressourcen zum Kundenportal und der Leitfaden zur TMS-Auswahl für kleine Speditionen.

„White Label" bezeichnet alles zwischen einem hochgeladenen Logo und einer vollständig eigenen Anwendung. Es lohnt sich, hier genau zu sein, denn die teure Variante kauft erstaunlich wenig.

Für einen Verlader zählt, dass das Dokument, das er ablegt, aussieht, als käme es von seinem Transportdienstleister. Das sind drei Dinge: der Absendername auf der Angebots-E-Mail, der Firmenname auf der Maske, auf der er den Preis annimmt, und ein Referenzformat, das er Ihnen am Telefon vorlesen kann. Farbe und Thema sind angenehm; Name und Referenz sind das, was in seiner Kreditorenbuchhaltung landet.

In Cargavo, dem TMS für Speditionen und Frachtvermittler, setzt ein owner oder admin drei Markenfelder an der Organisation: den angezeigten Firmennamen, eine Primärfarbe als Hex-Wert und das Portalthema, hell oder dunkel. Die Oberflächensprache folgt der Wahl des Kunden zwischen Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch, und Beträge erscheinen in der Währung, in der kalkuliert wurde: EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD oder PLN. Für die Schweizer Offerte in CHF gilt dasselbe Portal wie für das deutsche Angebot in EUR.

Nennen Sie die Grenze offen, denn genau hier greifen die meisten White-Label-Versprechen zu weit. Die Marke wird je Organisation angewendet, nachdem der Kunde sich angemeldet hat — es ist keine eigene Webseite unter Ihrer Domain und keine individuell programmierte Anwendung. Wer ein Portal unter shop.ihremarke.de mit eigenem HTML braucht, hat ein Webentwicklungsprojekt vor sich, keine TMS-Einstellung, und es kostet deutlich mehr als die 49 €, 149 € oder 399 € pro Monat auf der Preisseite.

Was Sie zu diesem Preis bekommen, ist der Teil, der wirklich schwer ist: die Kalkulation, die Mandantentrennung und die Vertraulichkeit aus den beiden folgenden Abschnitten. Die Begriffsdefinition steht im Glossareintrag White-Label-Portal.

Die naive Umsetzung schickt die gesamte Kalkulation in den Browser und blendet die heiklen Zeilen per Anzeigeregel aus. Das ist keine Vertraulichkeit, das ist ein Stylesheet. Wer das Netzwerkprotokoll öffnet, sieht den Einkaufspreis, und jeder künftige Fehler, der ein Feld zu viel rendert, legt ihn dauerhaft offen.

Der haltbare Ansatz trennt die Daten, bevor sie gespeichert werden. Ein Angebotsdokument trägt, was der Kunde lesen darf; ein privates Unterdokument trägt, was nur die Spedition lesen darf. Die Trennung erzwingen die Sicherheitsregeln, nicht die Oberfläche: Ein Kundenkonto, das den privaten Datensatz anfragt, erhält einen Berechtigungsfehler und keine gefilterte Antwort.

Der Unterschied ist praktisch und nicht theoretisch. Ein ausgeblendetes Feld überlebt keine Änderung an der Oberfläche, keinen Export nach Excel und keinen neuen Mitarbeiter, der eine Ansicht kopiert. Eine Leseregel überlebt all das, weil sie an den Daten hängt und nicht an der Maske. Deshalb ist die Frage, ob ein Kunde Ihre Marge sehen kann, keine Designfrage, sondern eine Frage des Datenmodells.

Die zweite Hälfte des Problems: Der Preis darf nicht fälschbar sein. Würde der Browser den Preis senden, könnte ein Kunde einen niedrigeren senden. In Cargavo, dem TMS für Speditionen und Frachtvermittler, schickt das Portal nie einen Preis, sondern eine Sendungsbeschreibung. Der Server rechnet das Angebot aus den Frachttarifen der Organisation und der Margenkonfiguration des Kunden neu, bevor irgendetwas geschrieben wird. Die Marge selbst folgt der Formel p/(1−m) und wird je Kunde, je Tarif oder je Gewichtsstaffel gesetzt.

Die vollständige Architektur, einschließlich Neuberechnung und exportierter Dokumente, steht in Einkaufspreis vor dem Kunden verbergen.

Nehmen wir eine Anfrage so, wie ein Kunde sie in den Rechner tippt: 3 nicht stapelbare Paletten mit 1,2 × 0,8 m, zusammen 780 kg, von Stuttgart nach Barcelona, Ladebordwand bei der Zustellung erforderlich.

Das Preismodul ermittelt zuerst das frachtpflichtige Gewicht, denn 780 kg Paletten belegen weit mehr Fläche, als sie wiegen. Drei Paletten mit 1,2 × 0,8 m ergeben 2,88 m² Ladefläche; geteilt durch 2,4 m Aufliegerbreite sind das 1,2 Lademeter. Bei einem konfigurierten Umrechnungsfaktor von 1.850 kg je Lademeter sind das 2.220 kg — deutlich mehr als die tatsächlichen 780 kg, also wird der Tarif mit 2.220 kg gelesen. Den Schritt für sich allein rechnet der Lademeter-Rechner nach.

Der Tarif des Frachtführers vom Typ weight_zone weist für diese Zone in der Gewichtsstaffel 2.000–2.999 kg einen Satz von 14,20 € je 100 kg aus. Die Grundfracht im Einkauf beträgt also 22,2 × 14,20 € = 315,24 €. Ab hier laufen die beiden Seiten auseinander.

Zwei Details lohnen den zweiten Blick. Die Marge wird auf die Grundfracht angewendet, bevor der Dieselzuschlag greift, der Zuschlag rechnet also auf der Verkaufsbasis — deshalb stehen im Verkauf 36,52 € und nicht 29,95 €. Ein System, das erst auf der Einkaufsbasis zuschlägt und danach die Marge aufschlägt, kommt auf eine andere Zahl; genau so bekommt dieselbe Sendung in zwei Werkzeugen zwei Preise. Und der realisierte Rohertrag liegt bei 17,97 % statt exakt 18 %, weil die Ladebordwand einen eigenen Verkaufspreis trägt und nicht den Prozentsatz. Zur Indexierung siehe Dieselzuschlag.

Die Maske des Kunden zeigt eine Zeile: 454,96 €, gültig bis zu einem genannten Datum, unter Ihrem Firmennamen. Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, schreibt die linke Spalte in derselben Transaktion in den privaten Datensatz des Angebots.

An dieser Stelle brechen die meisten Selfservice-Portale. Sie sind auf der Annahme gebaut, dass immer ein Tarif existiert, also erzeugt eine nicht abgedeckte Relation eine Fehlermeldung — und der Kunde geht zurück zur E-Mail, dauerhaft, weil er nun glaubt, das Portal funktioniere nicht.

Die Abdeckung einer Spedition ist die Summe der Tarife, die sie verhandelt hat, und diese Summe hat immer Löcher: ein neues Zielland, ein Packstück über der letzten Gewichtsstaffel, eine ADR-Klasse, die der Frachtführer ausschließt, eine Anfrage nach Komplettladung gegen einen Stückguttarif. Wer das als Fehlschlag behandelt, wirft die Anfragen weg, die sich am meisten lohnen — eine nicht abgedeckte Relation kommt oft von einem neuen Kunden, der Sie testet.

Richtig ist, herabzustufen statt abzulehnen. Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, gibt keinen Preis aus, wenn nichts passt, und bietet stattdessen eine manuelle Angebotsanfrage an, vorbelegt mit Versandort, Empfangsort und Packstücken. Die Anfrage wird im Modus manuell und im Status offen gespeichert, zieht die nächste Nummer derselben Serie Q-YYYY-NNNN wie automatische Angebote und benachrichtigt die Spedition per E-Mail. Der Disponent holt einen Spotpreis ein, trägt den Verkaufspreis in dasselbe Angebot ein, und der Kunde nimmt es genauso an wie ein Sofortangebot.

Daraus folgen drei Dinge, und sie sind das eigentliche Argument für diesen Entwurf:

• Nicht abgedeckte Relationen werden zählbar. Eine dreimal von Hand kalkulierte Relation verdient einen eigenen Tarif.
• Die Kundenerfahrung gabelt sich nicht. Gleiches Portal, gleiche Referenz, gleicher Annahmeweg — ob der Preis aus dem Preismodul kam oder aus einem Telefonat.
• Nichts versickert im Postfach. Die Anfrage hat einen Status, also kann man sie nachfassen.

Den vollständigen Ablauf ohne hinterlegten Tarif, samt der Frage, wie lange ein handkalkuliertes Angebot gültig bleiben sollte, beschreibt kalkulieren ohne hinterlegten Frachttarif.

Ein Portal, das beim Preis aufhört, ist ein halbes Portal, denn die Fragen, die die meisten E-Mails erzeugen, kommen nach der Buchung: Ist abgeholt worden, wo steht die Ware, bekomme ich den Ablieferbeleg.

Die Buchung ist das Scharnier. Im Angebotsdetail trägt jede Frachtführerzeile eine Buchungsaktion; ein Klick ruft eine Serverfunktion auf, die das Angebot erneut prüft, es in eine Sendung umwandelt und die Referenz S-YYYY-NNNN vergibt, verknüpft mit dem Angebot Q-YYYY-NNNN. Die Einkaufsdaten werden in den eigenen privaten Datensatz der Sendung kopiert, damit die Marge am Auftrag hängt und nicht später aus einem veralteten Tarif neu gerechnet wird.

Die Sendung durchläuft danach fünf Zustände, die der Kunde lesen kann: pending, confirmed, in_transit, delivered, cancelled. Gesetzt werden sie von der Spedition. Hochgeladene Dokumente — CMR-Frachtbrief, Ablieferbeleg — erscheinen im Sendungsdetail des Kunden, und ein Link zur Sendungsverfolgung lässt sich anhängen, wenn der Frachtführer einen veröffentlicht.

Sagen Sie klar, was das nicht ist, denn die ehrliche Grenze macht den Rest glaubwürdig. Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, hat keine Frachtführer-API und keine EDI-Anbindung; Status werden von der Spedition gesetzt und nicht aus einem Frachtführersystem gestreamt. Es ist keine Frachtenbörse, keine Ausschreibungsplattform, kein Flotten- oder Dispositionssystem und keine Fakturierungssoftware. Vollständig in eigener Hand hat es das Angebot, die Buchung, den Sendungsdatensatz und die Kommunikation zu beidem.

Der letzte Punkt wiegt schwerer, als er klingt. Nachrichtenverläufe hängen an einem Angebot oder einer Sendung, also steht die Antwort zur Donnerstagsabholung an dem Auftrag, den sie betrifft, statt drei Ebenen tief in einer E-Mail-Kette. Wie dieselbe Bedingung ohne Anbindung die Einkaufsseite prägt, beschreibt Frachtführer anbinden ohne API.