Transportangebot in Minuten erstellen: wo die Zeit wirklich hingeht

Die Angebotsdurchlaufzeit — im Alltag oft schlicht Reaktionszeit oder Antwortzeit genannt — ist eine einzige Zahl mit einer strengen Definition: t1 minus t0. t0 ist der Moment, in dem die Anfrage bei Ihnen ankam (Mail eingegangen, Anruf angenommen, Formular abgeschickt), t1 der Moment, in dem ein Preis das Haus verlassen hat. Zwei Regeln halten die Zahl ehrlich:

• Echte Uhr, keine Geschäftszeiten. Wer um 17:50 Uhr anfragt und um 09:10 Uhr am Folgetag eine Antwort bekommt, hat 15 Stunden 20 Minuten gewartet, nicht 20 Minuten. Verglichen wird er Sie mit dem, der noch am Abend geantwortet hat.
• Ein Preis, keine Rückmeldung. „Wir schauen uns das an" stoppt die Uhr nicht. Ein Preis, an dem eine Rückfrage hängt, ebenso wenig — der Kunde kann damit nicht entscheiden.

Die Durchlaufzeit ist nicht dasselbe wie Ihre Angebot-zu-Auftrag-Zeit: die beginnt erst nach dem Versand des Preises und hängt vom Kunden ab. Halten Sie beides sauber getrennt — die Durchlaufzeit liegt vollständig in Ihrer Hand, die Auftragsentscheidung nicht. Sie ist auch nicht die Erstreaktionszeit, die viele Teams stattdessen berichten, weil sie besser aussieht. Eine schnelle Empfangsbestätigung mit anschließend langsamem Preis bleibt ein langsames Angebot.

Die Zahl verhält sich außerdem je nach Anfragetyp völlig unterschiedlich. Eine Relation, die ein bestehender Frachttarif abdeckt, ist ein Nachschlagevorgang. Eine Relation, für die keine Tarifmatrix existiert, ist eine Verhandlung. Beides in einen Durchschnitt zu werfen, erzeugt eine Kennzahl, die keinen der beiden Fälle beschreibt — weder für Stückgut noch für Teil- oder Komplettladung.

Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, setzt auf jede eingehende Anfrage und jedes Angebot einen Zeitstempel und eine Referenz (Q-YYYY-NNNN). Beide Werte sind damit direkt aus der Angebotsliste lesbar statt aus dem Postfach rekonstruierbar. Den breiteren Arbeitsablauf behandelt die Themenseite zur Automatisierung der Angebotserstellung; hier zerlegen wir ausschließlich die Uhr.

Was nie gemessen wurde, lässt sich nicht verbessern. Die meisten Speditionen nennen aus dem Gedächtnis eine Durchlaufzeit, die näher am besten Fall liegt als am Median. Eine zweiwöchige Messung kostet rund zehn Minuten pro Tag und beendet die Diskussion.

Erfassen Sie jede eingehende Transportanfrage in einer einzigen Liste mit diesen Feldern:

• Eingangszeit (t0) — aus dem Mail-Header oder dem Portaleintrag, nicht aus dem Moment, in dem sie jemandem aufgefallen ist.
• Zeitpunkt des bepreisten Angebots (t1) — wann der Preis tatsächlich rausging.
• Kanal — Mail, Telefon, WhatsApp, Portal. Telefonische Anfragen wirken schnell, weil sie mündlich beantwortet und danach nie dokumentiert werden.
• Tarifabdeckung — deckte ein vorhandener Frachttarif diese Relation und dieses Sendungsprofil ab, ja oder nein?
• Anzahl Rückfragen — wie oft mussten Sie wegen fehlender Maße, Stapelfaktor oder Zustellbedingungen nachfassen?
• Ergebnis — gewonnen, verloren oder nie beantwortet.

Lesen Sie die Stichprobe anschließend auf drei Arten. Der Median beschreibt die normale Kundenerfahrung. Das 90. Perzentil beschreibt, was ein Kunde gelegentlich erlebt — und genau diese Zahl kostet Kunden. Der Zähler der unbeantworteten Anfragen wird fast nirgends geführt: Anfragen, die zu klein, zu ungewöhnlich oder zu spät am Tag waren, um eine Stunde Excel-Arbeit zu rechtfertigen. Das sind verlorene Sendungen, die in keiner Abschlussquote auftauchen, weil sie nie zu einem Angebot wurden.

Teilen Sie den Median nach Tarifabdeckung auf, bevor Sie Schlüsse ziehen. Abgedeckte und nicht abgedeckte Relationen sind zwei verschiedene Prozesse mit zwei verschiedenen erreichbaren Zielwerten; ein gemeinsamer Mittelwert verdeckt beide. Den zweiten Fall behandelt der Leitfaden zum Angebot ohne hinterlegten Frachttarif. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, liefert diese vier Felder ohne Zusatzaufwand, weil Anfrage und Angebot ohnehin denselben Datensatz teilen.

Statt eine Marktstatistik zu zitieren, zählen wir die Arbeitsschritte. Es folgt ein vollständig durchgerechnetes Beispiel — bauen Sie Ihr eigenes mit Ihren echten Frachttarifen und stoppen Sie die Zeit. Entscheidend ist die Form der Summe, nicht unsere Minuten.

Die Sendung: 3 Europaletten 1,20 × 0,80 m, nicht stapelbar, 380 kg gesamt, Stuttgart nach Barcelona, Stückgut.

1. Anfrage lesen und Lücken erkennen — 4 Minuten. In der Mail steht „3 Paletten, ca. 380 kg". Ob sie stapelbar sind, steht nicht dabei — und genau das ändert den Preis vollständig.
2. Richtige Tarifdatei und richtiges Tabellenblatt öffnen, Gültigkeitsdatum prüfen — 3 Minuten.
3. Frachtpflichtiges Gewicht rechnen — 5 Minuten. Stellfläche = 3 × (1,20 × 0,80) = 2,88 m²; Lademeter = 2,88 ÷ 2,40 = 1,20 LDM; beim Umrechnungsfaktor des Tarifs von 1.750 kg je Lademeter ergibt das ein frachtpflichtiges Gewicht von 1,20 × 1.750 = 2.100 kg — nicht 380 kg.
4. Gewichtsstaffel lesen und Staffelsprung prüfen — 4 Minuten. Zone ES-2, Staffel 2.000–2.999 kg zu 14,20 € je 100 kg → 21 × 14,20 = 298,20 €. Nächsthöhere Staffel: 3.000 kg × 11,90 € je 100 kg = 357,00 €. Der Sprung lohnt nicht, es bleiben 298,20 €.
5. Dieselzuschlag und Marge aufschlagen — 3 Minuten. Dieselzuschlag 9,5 % → 298,20 × 1,095 = 326,53 € Einkaufspreis. Marge 18 % auf den Verkaufspreis, p/(1−m) → 326,53 ÷ 0,82 = 398,21 € Verkaufspreis, davon 71,68 € Marge.
6. Mail schreiben und versenden — 3 Minuten.

Summe: 22 Minuten Bearbeitungszeit — für einen Frachtführer. Ein zweiter Frachtführer wiederholt die Schritte 2 bis 5, also rund 15 Minuten mehr. Genau deshalb prüfen manuell arbeitende Speditionen ein oder zwei Tarife und hören dann auf: Die Kosten des Vergleichs wachsen linear mit der Zahl der Frachtführer. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, kennt diese Schritte als Konfiguration statt als Handarbeit. Die Begriffe erklärt das Glossar unter Staffelsprung (paying-for) und Dieselzuschlag; Schritt 3 rechnet der Rechner für das frachtpflichtige Gewicht nach.

Dieselben sechs Arbeitsschritte, einmal manuell und einmal automatisiert. Die Zeiten stammen aus dem konstruierten Beispiel oben; ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen, sobald Sie gemessen haben.

Zwei Punkte wiegen schwerer als die Summen. Erstens ist die automatisierte Spalte unabhängig von der Zahl der Frachtführer: Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, wertet jede hinterlegte Tarifmatrix — weight_zone, pallet, mpl_bracket, hybrid_weight — im selben Durchgang aus und sortiert die Ergebnisse. Zwölf Tarife zu vergleichen kostet so viel wie einen. Zweitens sind die verbleibenden 45 Sekunden nur dann Speditionszeit, wenn die Spedition die Sendung selbst erfasst. Über ein Kundenportal in Ihrer eigenen Marke erfasst der Versender sie selbst, und Ihre Arbeit schrumpft auf das Prüfen des Ergebnisses. Wie aus einem Preisblatt überhaupt erst eine rechenbare Tarifmatrix wird, beschreibt vom Preisblatt zum Sofortangebot.

Nehmen wir eine Spedition mit 12 Transportanfragen pro Tag, bepreist von einer Person, die das Postfach in zwei Durchgängen abarbeitet: um 11:00 Uhr und um 16:30 Uhr. Daran ist nichts ineffizient oder ungewöhnlich — so schützt sich ein kleines Team vor dauernder Unterbrechung.

• Eine Anfrage um 09:05 Uhr liegt 115 Minuten, bevor sie jemand öffnet, dann 22 Minuten Arbeit: 2 Stunden 17 Minuten aus Kundensicht.
• Eine Anfrage um 16:35 Uhr verpasst den Nachmittagsdurchgang und wartet bis 11:00 Uhr am Folgetag: 18 Stunden 47 Minuten.
• Eine Anfrage am Freitag um 18:10 Uhr, beantwortet am Montag um 09:00 Uhr, hat 62 Stunden 50 Minuten gewartet — mit 22 Minuten echter Arbeit darin.

Liest man die drei Zeilen zusammen, ist die Priorität eindeutig. Die 22 Minuten auf 45 Sekunden zu drücken verbessert den ersten Fall um 16 % und den dritten um 0,6 %. Nicht die Bearbeitungszeit, sondern die Liegezeit ist das, was Ihre Kunden erleben.

Liegezeit hat drei Ursachen mit drei verschiedenen Gegenmitteln. Stapelverarbeitung entsteht, weil Bepreisung andere Arbeit unterbricht — Automatisierung nimmt den Grund zum Stapeln weg. Die Abhängigkeit von einer Person entsteht, weil das Tarifwissen in einem Kopf und einer Excel-Datei liegt; strukturierte Frachttarife plus serverseitige Margenregeln überführen dieses Wissen in Konfiguration, siehe margensicher kalkulieren. Anfragen außerhalb der Bürozeit lassen sich durch Personal überhaupt nicht lösen: Nur Selfservice antwortet freitags um 18:10 Uhr.

Deshalb sind „wir antworten doch schnell" und „unsere Reaktionszeit ist schlecht" in derselben Spedition meist beide wahr: schnell innerhalb des Durchgangs, Stunden oder Tage zwischen den Durchgängen. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, macht diesen Unterschied sichtbar, weil Eingang und Versand getrennt gestempelt sind. Messen Sie das 90. Perzentil, und die Lücke ist keine Meinungsfrage mehr.

Vier Hebel, geordnet nach Wirkung auf den gemessenen Median:

• Liegezeit streichen (größte Wirkung). Eine Selfservice-Preisseite antwortet zu jeder Uhrzeit ohne Mensch in der Schleife. Das ist der einzige Hebel, der Anfragen am Abend, am Wochenende und an Feiertagen erreicht — also genau die, die Ihr 90. Perzentil bilden.
• Rückfragen streichen. Ein strukturiertes Anfrageformular, das Maße, Stapelfaktor, Gefahrgut (ADR) und Ladebordwand verbindlich abfragt, macht aus einem Mailwechsel eine einzige Übermittlung. Jede vermiedene Rückfrage spart Stunden, nicht Minuten, weil der Kunde nach seinem eigenen Zeitplan antwortet.
• Rechnen streichen. Frachtpflichtiges Gewicht, Gewichtsstaffel, Staffelsprung, indexierter Dieselzuschlag und Marge werden zu einem serverseitigen Durchgang über Ihre hinterlegten Frachttarife. Konsistenz kommt als Nebeneffekt: Dieselbe Sendung ergibt immer denselben Preis.
• Vergleichskosten streichen. Wenn der Vergleich nichts kostet, greifen Sie nicht mehr automatisch zum Tarif, den Sie auswendig kennen.

Zwei ehrliche Grenzen. Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, hat keine Frachtführer-Schnittstelle und kein EDI: Preise stammen aus den Frachttarifen, die Sie erfasst haben, nicht aus Live-Systemen der Frachtführer. Ein Frachtführer ohne hinterlegtes Preisblatt lässt sich also weiterhin nicht sofort bepreisen. Und eine nicht abgedeckte Relation kann niemand in Sekunden bepreisen; komprimierbar sind dort nur Bestätigung und Weiterleitung. In Cargavo läuft eine solche Anfrage trotzdem als vollwertige Angebotsanfrage mit Referenz ein, der Kunde erhält sofort eine Bestätigung, und die Bepreisung erfolgt manuell in derselben Strecke — statt im Postfach zu versanden.

Keiner dieser Hebel verlangt ein Einführungsprojekt. Die Pläne beginnen bei 49 €/Monat mit 14 Tagen kostenlosem Test ohne Kreditkarte — siehe Preise.

Ein einziger unternehmensweiter Zielwert ist sinnlos, weil abgedeckte und nicht abgedeckte Relationen verschiedene Prozesse sind. Setzen Sie einen Zielwert je Anfragetyp und machen Sie ihn intern bekannt.

Drei Gewohnheiten halten die Zahlen ehrlich. Messen Sie einmal pro Quartal erneut eine Stichprobe von 30 Anfragen, denn die Durchlaufzeit verschlechtert sich leise, sobald das Volumen wächst. Gehen Sie den Topf der unbeantworteten Anfragen monatlich durch und fragen Sie bei jeder, warum sie liegen blieb — die Antwort lautet meist „kein Tarif dafür" oder „kam nach 17:00 Uhr", und beides ist lösbar. Und prüfen Sie, ob Ihr p90 sinkt und nicht nur Ihr Median: Ein fallender Median bei flachem p90 heißt, dass Sie nur bei den einfachen Anfragen schneller geworden sind.

Cargavo, TMS für Speditionen und Frachtvermittler, liefert das Rohmaterial dafür ohne zusätzliches Werkzeug: Jedes Angebot trägt seine Referenz Q-YYYY-NNNN samt Zeitstempeln, und angenommene Angebote werden zu Sendungen (S-YYYY-NNNN), sodass die gesamte Kette auf einem Datensatz liegt. Preise werden in EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD und PLN geführt, was für Kunden in Österreich und der Schweiz die Doppelpflege erspart. Wenn Ihre Angebotserstellung noch in Excel lebt, lesen Sie als Nächstes die Anzeichen, dass Excel nicht mehr reicht.