Frachttarife aus Excel erfassen und sofort Angebote erstellen

Ein Preisblatt ist keine Preisliste. Es ist eine Preisliste plus sechs ungeschriebene Regeln, die im Kopf des Disponenten liegen: welche Spalte die Zone bestimmt, ob eine Staffelbezeichnung „bis“ oder „ab“ meint, wann der Lademeter das reale Gewicht schlägt, wann der Mindestsatz greift, welche Marge dieser Kunde bekommt und ob der Dieselzuschlag im gedruckten Satz schon enthalten ist. Lesbar ist die Tabelle nur, weil ein Mensch diese sechs Regeln jedes Mal mitliefert.

Der Aufbau schreibt genau diese Regeln einmalig als Daten fest. Mehr ist es nicht. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, speichert jeden Frachtführertarif als strukturierte Tarifmatrix und rechnet jedes Angebot daraus neu — die sechs Regeln gelten damit bei der vierzigsten Anfrage des Tages genauso wie bei der, die um 22:00 Uhr über das Kundenportal hereinkommt.

Die Abbildung läuft in fester Reihenfolge, weil jede Festlegung die nächste einschränkt:

• Tarifart — was Zeilen und Spalten überhaupt indexieren.
• Zonen — wie eine Empfänger-PLZ zu einer Tarifspalte wird.
• Staffeln — Grenzen, Einheit, Mindestsatz, Regel der nächsthöheren Staffel.
• Frachtpflichtiges Gewicht — LDM-Faktor, Volumengewicht-Umrechnungsfaktor, Rundungsschritt.
• Marge — prozentual oder absolut, je Tarif, je Staffel oder je Kunde.
• Zuschläge und Optionen — Dieselzuschlag, Ladebordwand, Gefahrgut, Warenwertversicherung.

Rechnen Sie für den ersten Tarif mit rund einer Stunde, danach mit deutlich weniger: Frachtführer desselben Segments veröffentlichen dieselben Strukturen. Warum sich das strategisch lohnt, steht im Pillar zur digitalen Angebotserstellung in der Spedition; die übrigen Beiträge liegen unter Angebote und Automatisierung. Dieser Leitfaden ist der handwerkliche Teil: was Sie in welcher Reihenfolge eintragen und woran Sie merken, dass es stimmt.

Jeder Landverkehrstarif, den Sie je erhalten werden, hat eine von vier Strukturen. Die Zuordnung dauert zehn Sekunden: Die erste Spalte verrät, was das Blatt indexiert, und eine einzige Zelle verrät die Einheit.

Zwei Fallen. Erstens steckt in einer Arbeitsmappe fast immer mehr als ein Tarif: Ein Reiter „Inland“, ein Reiter „Export“ und ein Reiter „Inseln“ sind drei eigenständige Tarife mit unterschiedlichen Staffelsätzen — jeder wird eine eigene Tarifmatrix, niemals eine gemeinsame mit zusammengeworfener Staffelliste. Zweitens ist die Matrix oft transponiert, mit Zonen in der Kopfzeile und Staffeln in der Vorspalte oder umgekehrt; die Tarifart ändert das nicht, nur die Achse, die Sie auf Zonen abbilden.

Ein Blatt, das zu keiner der vier Strukturen passt, ist meistens ein verkleideter Hybridtarif: oben ein Block „bis 100 kg“ zum Festpreis, darunter eine Staffel je 100 kg, gedruckt als wäre es eine Tabelle. Bilden Sie es als hybrid_weight mit der Schwelle am gedruckten Bruch ab. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, verwendet dieselben vier Tarifarten für Einkauf und Verkauf, damit Frachtführertarif und Verkaufspreis nie in zwei getrennten Systemen liegen. Die vollständige Systematik steht im Leitfaden zu den Arten von Frachttarifen, die laufende Tarifpflege der Frachtführertarife in einem eigenen Beitrag.

An den Zonen scheitern Importe am häufigsten, weil Frachtführer sie für Menschen schreiben. Sie lesen „Zone 1: PLZ 40–48, 50–53“, „Zone B: PLZ-Bereich 80–87 außer 87700–87789“, „übriges Bundesgebiet“ und eine Fußnote, dass Inseln und Zonen mit Fährverkehr gesondert angefragt werden. Nichts davon ist maschinenlesbar — und genau diese Unschärfe löst heute ein Disponent aus dem Gedächtnis auf.

Zielformat des Aufbaus ist eine flache Zuordnung: Zielschlüssel → Zonenschlüssel. In Cargavo, einem TMS für Speditionen und Frachtvermittler, ist das die Zonentabelle der Tarifmatrix, und die Bereinigung braucht drei Durchgänge:

• Jeden Bereich ausschreiben. Aus „87700–87789“ werden ausdrückliche Einträge, keine Regel, die jemand im Kopf behalten muss. In Prosa stehen gebliebene PLZ-Bereiche sind die häufigste Ursache dafür, dass ein Angebot aus der falschen Spalte kommt.
• Überschneidungen auflösen. Steht ein PLZ-Bereich in zwei Zonen, gibt es irgendwo im Blatt eine Ausnahme. Finden Sie sie vor dem Aufbau, denn eine doppelt treffende Zuordnung wählt stillschweigend eine Seite.
• Granularität einmal festlegen. Zweistelliges PLZ-Gebiet, dreistelliger Bereich oder vollständige Postleitzahl — nehmen Sie die feinste Ebene, die der Frachtführer tatsächlich bepreist, und behalten Sie sie für den ganzen Tarif bei. Gemischte Ebenen machen die Zonentabelle unprüfbar.

Dann die Lücken ehrlich behandeln. „Übriges Bundesgebiet“ ist eine echte Zone mit echtem Satz: anlegen. Sylt „auf Anfrage“ ist dagegen keine Zone mit hohem Satz — lassen Sie die Zelle leer, damit der Rechenkern auf Anfrage zurückgibt, statt einen Preis zu erfinden. Ein Ziel ohne passende Zone muss mit keine Zone scheitern: Eine Absage ist reparabel, ein plausibler Falschpreis nicht. Solche Anfragen gehören trotzdem in Ihre Pipeline — siehe Angebote ohne hinterlegten Tarif. Zonenaufbau über mehrere Frachtführer hinweg behandelt die Rubrik Frachttarife und Preisbildung.

Staffelbezeichnungen werden in mindestens vier Dialekten geschrieben: „0–100“, „bis 100 kg“, „100“, „101–200“. Gemeint ist immer dasselbe — eine Obergrenze. Der Aufbau speichert deshalb eine aufsteigende Liste von Obergrenzen, und ein Gewicht fällt in die erste Grenze, die es nicht überschreitet. Eine Sendung von genau 100 kg gehört in die Staffel 100, nicht in die Staffel 200; Frachtführer setzen das voraus und schreiben es nie hin.

Zwei weitere Angaben stehen im Kopf des Preisblatts. Die Einheit: Der Wert 17,90 in einem Stückgut-Tarif bedeutet fast immer 17,90 € je 100 kg, nicht 17,90 € für die Sendung. Und der Mindestsatz, der meist einmal je Zone in einer Ecke des Blatts steht und beim Aufbau regelmäßig vergessen wird — er ist die Untergrenze, die nach allen anderen Regeln greift.

Die nächsthöhere Staffel, mit Zahlen

Degressive Staffeln erzeugen eine Rechenfalle: Es kann günstiger sein, nach dem Einstiegsgewicht der nächsten Staffel abzurechnen als nach dem tatsächlichen Gewicht. Nehmen Sie eine Zone mit 17,90 € je 100 kg bis 1.000 kg und 15,20 € je 100 kg bis 2.000 kg — und eine Sendung mit 980 kg frachtpflichtigem Gewicht.

• Tatsächliches Gewicht zum Staffelsatz: 17,90 € × 9,8 = 175,42 €
• Einstiegsgewicht der nächsten Staffel zu deren Satz: 15,20 € × 10 = 152,00 €
• Berechneter Preis: 152,00 € — die Sendung wird gerechnet, als wöge sie 1.000 kg, Ersparnis 23,42 €

Fehlt dieser Vergleich im Import, ist jede Sendung knapp unterhalb einer Staffelgrenze zu teuer, und Sie verlieren diese Aufträge, ohne je den Grund zu erfahren. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, führt den Vergleich in demselben Rechenkern aus, der auch den Verkaufspreis bildet — Einkaufsseite und Verkaufsseite können sich also nie über die verwendete Staffel uneinig sein. Kurzdefinition im Glossar unter paying-for.

Das Preisblatt bepreist ein Gewicht. Der Kunde meldet Paletten. Was das eine ins andere übersetzt, ist die Regel für das frachtpflichtige Gewicht — und sie steht nie in der Tariftabelle, sondern in den Beförderungsbedingungen, als Zeile wie „1 Lademeter = 1.500 kg“ oder „1 m³ = 333 kg“.

Drei Kandidaten werden gerechnet, der höchste gewinnt. Lademeter ergeben sich aus der Stellfläche, nicht aus dem Volumen: Eine Einheit belegt (Länge in Metern × Breite in Metern) ÷ 2,4, weil die Ladefläche eines Standardaufliegers 2,40 m breit ist. Eine Europalette mit 1,20 × 0,80 m belegt damit 0,4 Lademeter.

Durchgerechnet an zwei nicht stapelbaren Paletten mit 1,20 × 0,80 × 1,10 m und je 190 kg, bei einem LDM-Faktor von 1.500 kg je Lademeter und einem Umrechnungsfaktor von 333 kg je Kubikmeter:

Angeboten wird auf 1.200 kg, nicht auf 380 kg. Wer die Tariftabelle erfasst und diese Regel überspringt, verkauft diese Sendung zum Drittel ihres Werts und schiebt es später auf die Frachtrechnung. Zuletzt kommt der Rundungsschritt: Viele Stückgut-Tarife runden oberhalb von 100 kg auf die nächsten 10 kg auf — deshalb werden 1.197 kg als 1.200 kg berechnet. Nachrechnen können Sie das mit dem Rechner für das frachtpflichtige Gewicht.

Diese Faktoren sind in Cargavo, einem TMS für Speditionen und Frachtvermittler, Tarifdaten und keine Konstanten: Ein Frachtführer mit 1.750 kg je Lademeter und einer mit 1.500 kg je Lademeter bestehen ohne Codeänderung nebeneinander. Ausführlich behandelt das der Beitrag Lademeter-Tarifierung erklärt.

Eine erfasste Tarifmatrix ist ein Einkaufstarif. Für den Verkauf darf sich daran nichts ändern — der Verkaufspreis ist dieselbe Abfrage mit einer Margenregel obendrauf. Genau das macht Einkauf und Verkauf abstimmbar: gleiche Zone, gleiche Staffel, gleiches frachtpflichtiges Gewicht, eine zusätzliche Multiplikation.

Es gibt zwei Margenarten, und der Unterschied ist nicht kosmetisch. Eine prozentuale Marge bezieht sich auf den Verkaufspreis und rechnet p/(1−m): Aus 182,40 € Einkaufspreis bei 18 % werden 182,40 ÷ 0,82 = 222,44 €, davon sind 40,04 € exakt 18 % von 222,44 €. Derselbe Wert als Aufschlag gerechnet ergäbe 182,40 × 1,18 = 215,23 € und eine tatsächliche Marge von 15,3 %. Eine absolute Marge addiert stattdessen einen festen Betrag — sinnvoll auf günstigen Nahverkehrsstaffeln, wo ein Prozentsatz 4 € Deckungsbeitrag übrig lässt.

Bei überlappenden Regeln zählt die Auflösungsreihenfolge. In Cargavo, einem TMS für Speditionen und Frachtvermittler, gewinnt die spezifischste Regel: Eine Marge auf einer bestimmten Staffel eines bestimmten Tarifs schlägt die Marge auf dem Tarif, und diese schlägt den Standardwert des Kunden. So halten Sie 22 % auf den Staffeln 0–100 kg, wo die Handlingkosten stecken, und 12 % auf den Staffeln um 2.000 kg, wo über den Preis entschieden wird.

Dazu die beiden Positionen außerhalb der Frachtbasis:

• Dieselzuschlag — ein Prozentsatz auf den Frachtbetrag, für den Einkaufspreis auf der Einkaufsbasis und für den Verkaufspreis auf der Verkaufsbasis gerechnet. Sie dürfen Ihrem Kunden eine andere Indexierung berechnen als der Frachtführer Ihnen. Definition im Glossar: Dieselzuschlag.
• Optionen — Ladebordwand, Gefahrgut nach ADR, Warenwertversicherung, Terminavisierung, Palettentausch. Jede hat einen Frachtführerpreis und einen Kundenpreis. Eine Option, die nur auf der Einkaufsseite bepreist ist, verkaufen Sie zum Selbstkostenpreis — ein stiller Verlust.

Margen rechnet der Server bei jedem Angebot, damit sie niemand vergisst und kein Kunde sie liest. Prozentual gegen fest vergleicht der Beitrag prozentuale oder feste Margenregeln; die Grenzen je Tarifplan stehen auf der Preisseite.

Die Prüfung ist der Schritt, den Speditionen überspringen, und der einzige, der Vertrauen erzeugt. Nehmen Sie Sendungen aus dem Vormonat, rechnen Sie sie durch die erfasste Tarifmatrix und vergleichen Sie die Aufschlüsselung statt des Endbetrags.

Weiter mit dem Beispiel: 1.200 kg frachtpflichtiges Gewicht in eine Zone mit 15,20 € je 100 kg in der Staffel bis 2.000 kg, ein Dieselzuschlag des Frachtführers von 8,5 %, eine Ladebordwand für 25,00 € eingekauft und für 32,00 € verkauft, dazu 18 % Marge auf die Fracht:

Der Deckungsbeitrag liegt bei 50,45 € und damit bei 18,5 % von 273,35 € — nicht bei 18 %, weil die Ladebordwand ihre eigene Spanne mitbringt. Diese Differenz ist der Grund, Positionen zu lesen statt Summen. Weicht eine Position von Ihrer Rechnung ab, liegt es fast immer an einem von fünf Punkten: Die Zonentabelle hat die Sendung in die Nachbarspalte geschickt, eine Staffelgrenze wurde als „ab“ statt „bis“ gespeichert, der Vergleich mit der nächsthöheren Staffel fehlt, der LDM-Faktor wurde nicht gesetzt, oder der Mindestsatz fehlt.

Was ein Tarifaufbau nicht leistet

Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, liest die Datei, die Sie ohnehin haben — es verbindet sich nicht mit Frachtführern. Es gibt keine API und keine EDI-Schnittstelle: Wer im April neu bepreist, schickt Ihnen ein neues Preisblatt, und Sie erfassen es erneut; von allein kommt nichts an. Es ist auch keine Frachtenbörse, keine Ausschreibungsplattform und kein Fuhrpark- oder Dispositionssystem. Was Sie bekommen, ist ein durchgehender Vorgang: Aus einem angenommenen Angebot mit der Nummer Q-YYYY-NNNN wird eine Sendung mit der Nummer S-YYYY-NNNN, bepreist aus derselben Tarifmatrix, mit der das Gespräch begonnen hat. Den Ablauf für ein ganzes Frachtführerportfolio beschreibt Excel-Preisblatt in einem TMS erfassen.