Frachttarife aus Excel erfassen: die 6 Fehlerquellen

Ein Frachtführertarif ist kein Datenbankauszug. Er ist ein Dokument, das für einen Disponenten gesetzt wurde, der die Gepflogenheiten des Frachtführers ohnehin kennt: welche Zellen je 100 kg gelten, auf welche Zone sich das Sternchen bezieht, dass Sylt und Helgoland gesondert angefragt werden, dass dieses Blatt im Januar ein älteres abgelöst hat. Jede dieser Gepflogenheiten steht außerhalb der Zellen. Ein Importprogramm sieht nur die Zellen.

Deshalb scheitert ein Tarifaufbau lautlos. Die Datei lädt, die Tarifmatrix erscheint, der Rechenkern liefert eine Zahl, und die Zahl ist plausibel. Es gibt keine Fehlermeldung. Der Defekt zeigt sich vier Wochen später als Frachtrechnung über dem Preis, den Sie angeboten haben — auf einer Sendung, die längst zugestellt und längst fakturiert ist.

Sechs Defektklassen erklären fast alles davon. Es lohnt sich, sie zu benennen, weil jede bei der Kontrolle eine andere Signatur hinterlässt.

Die folgenden Abschnitte nehmen jeden Defekt einzeln vor und schließen mit dem Kontrollverfahren. Dieser Leitfaden setzt voraus, dass Sie wissen, auf welche der vier Tarifarten Sie Ihr Preisblatt abbilden — wenn nicht, beginnen Sie bei den vier Arten von Frachttarifen und der Feld-für-Feld-Anleitung unter Frachttarife aus Excel erfassen. Die übrigen Beiträge liegen in der Rubrik Frachttarife und Preisbildung.

Das Verbinden von Zellen in Excel ist eine Darstellungsanweisung, keine Datenstruktur. Wenn ein Frachtführer vier Zeilen verbindet, um Zone 1 einmal zu schreiben, steht der Wert in der ersten Zelle, und die drei darunter sind tatsächlich leer. Ein Mensch liest den Block; ein Importprogramm liest drei Zeilen ohne Zone. Diese Zeilen laden entweder gar nicht oder sie hängen sich an die zuletzt gelesene Zone — was schlimmer ist, denn die Sätze sind echt, sie stehen nur in der falschen Zeile.

Verbundene Zellen kommen selten allein. Dieselben Arbeitsmappen tragen meist vier weitere Layoutdefekte:

• Zahlen als Text. Eine Zelle mit 17,90 € ist eine Zeichenkette, keine Zahl. Sie kommt als Null oder als Lesefehler an. Linksbündige Zahlen in einer Spalte rechtsbündiger Zahlen sind das Erkennungszeichen.
• Wiederholte Kopfzeilen. Für den Druck gebaute Blätter wiederholen die Staffelüberschrift alle 30 Zeilen. Jede Wiederholung landet als Datenzeile mit Text an der Stelle eines Satzes.
• Ausgeblendete Zeilen und Spalten. Eine ausgeblendete Spalte wird trotzdem exportiert. Eine abgelöste Zone, die man ausgeblendet statt gelöscht hat, wird importiert, wenn Sie nicht danach suchen.
• Fußnoten im Datenbereich. „* Inseln auf Anfrage“, geschrieben in die Zelle unter der letzten Zone, wird zur Phantomzone ohne Sätze.

Die Zwei-Minuten-Kontrolle, die alle findet

Markieren Sie das Rechteck der Satzzellen und lesen Sie die Statusleiste: Die Anzahl der numerischen Zellen muss exakt Zeilen × Spalten entsprechen. Ein Block aus 12 Zonen und 8 Staffeln muss 96 melden. Alles darunter bedeutet Leerzellen, Text oder Verbünde im Block. Speichern Sie den Reiter anschließend als CSV UTF-8 und öffnen Sie das CSV in einem Texteditor. Das CSV ist, was das Importprogramm sieht: keine Verbünde, keine Farben, keine Währungsformatierung. Steht dort eine Zeile Zone 3;;;;;;;, haben Sie den Verbund gefunden; steht dort Zone 3;"1.245,00";, haben Sie ein Dezimalkomma und einen Tausenderpunkt gefunden, die Sie deklarieren müssen.

Reparieren Sie die Datei, nicht das Importprogramm. Ein bereinigtes Preisblatt ist ein Aktivposten, den Sie bei jeder Neubepreisung wiederverwenden; ein Behelf, der um ein kaputtes Layout herumgebaut wurde, muss im nächsten Januar neu entdeckt werden.

Frachtführer beschreiben Zonen in Prosa, weil ihre eigene Tarifabteilung die Prosa aus dem Gedächtnis auflöst. Die wiederkehrenden Formulierungen lohnt es sich zu erkennen, denn jede verbirgt eine andere Regel:

• „Übriges Bundesgebiet“ — eine echte Zone mit echtem Satz. Legen Sie sie an und machen Sie sie zur Auffangzone ausschließlich für Ziele innerhalb dieses Landes.
• „außer 87700–87789“ — eine Ausnahme, die aus einem größeren Bereich herausgeschnitten wurde. Die herausgeschnittenen Postleitzahlen gehören zu einer anderen Zone, die irgendwo sonst im Blatt steht, oft in einer Fußnote.
• „wie Zone 2“ — ein Alias. Kopieren Sie die Sätze, statt auf Zone 2 zu verweisen, denn bei der nächsten Neubepreisung laufen die beiden auseinander.
• „auf Anfrage“ — keine Zone. Lassen Sie die Zelle leer. Der Rechenkern muss keinen Satz zurückgeben und die Anfrage in ein manuelles Angebot leiten.
• „Inseln und Zonen mit Fährverkehr ausgeschlossen“ — eine Grenze der Abdeckung, kein Preis. Das gehört zu den Bedingungen des Frachtführers, nicht in die Zonentabelle.

Die Abdeckungsprüfung

Sobald die Zonentabelle ausdrücklich ist, prüfen Sie sie an der Wirklichkeit statt an der Datei. Exportieren Sie die Empfänger-Postleitzahlen aller Sendungen der letzten zwölf Monate, entfernen Sie Dubletten und lassen Sie die Liste gegen die erfasste Zuordnung laufen. Drei Zahlen kommen heraus: wie viele genau eine Zone treffen, wie viele zwei Zonen treffen und wie viele keine. Die mittlere Zahl ist die gefährliche — ein Ziel mit zwei Treffern bedeutet eine Überschneidung, und eine doppelt treffende Zuordnung wählt stillschweigend eine Seite.

Legen Sie die Granularität einmal fest und halten Sie sie für die ganze Tarifmatrix durch: zweistelliges PLZ-Gebiet, dreistelliger Leitbereich oder vollständige Postleitzahl. Gemischte Ebenen machen die Abdeckungsprüfung wertlos, weil ein zweistelliger und ein fünfstelliger Eintrag dieselbe Adresse treffen.

Ziele ohne Treffer müssen scheitern, nicht ausweichen. In Cargavo, einem TMS für Speditionen und Frachtvermittler, liefert ein nicht auflösbares Ziel no_zone, und die Anfrage läuft als manuelles Angebot weiter — der Weg, den Angebote ohne hinterlegten Tarif beschreibt. Eine sichtbare Absage schlägt jeden plausiblen Preis, den Sie nicht nachprüfen können. Die Kurzdefinition steht im Glossar unter Zone.

Staffelbezeichnungen werden für einen Leser gedruckt, der nie eine Sendung mit genau 100 kg verschickt. Ihr Rechenkern tut das mehrmals im Monat, denn das frachtpflichtige Gewicht ist ein berechneter Wert, der weit häufiger auf runden Zahlen landet als das tatsächliche Gewicht — die Rundungsregeln schieben ihn dorthin.

Lesen Sie die gedruckten Bezeichnungen paarweise und ordnen Sie jede Grenze ein:

Die Konvention, die den Kontakt mit einem Rechenkern übersteht, ist eine einzige aufsteigende Liste von Obergrenzen mit der Regel, dass ein Gewicht in die erste Grenze fällt, die es nicht überschreitet. Danach gehören 100,0 kg in die Staffel 100 und 100,1 kg in die nächste. Frachtführer setzen genau das voraus und schreiben es nie hin — deshalb ist die Schreibweise „0–100 / 100–200“ so verbreitet und auf Papier so harmlos.

Zwei Grenzen, die niemand prüft

Die untere: Unterhalb der ersten Staffel greift der Mindestsatz, und der steht meist einmal je Zone in einer Ecke des Blatts statt in der Tabelle. Eine ohne ihn erfasste Matrix bepreist jede Kleinsendung zu niedrig — und bei Kleinsendungen ist die prozentuale Marge einer Spedition am höchsten. Kurzdefinition im Glossar: Mindestsatz.

Die obere: Ein Blatt, das mit „ab 2.000 kg“ endet, ist eine Sache; ein Blatt, dessen letzte Spalte „1.500–2.000 kg“ heißt und danach nichts mehr enthält, eine andere. Im zweiten Fall hat der Frachtführer oberhalb von 2.000 kg nicht bepreist, und den letzten Satz fortzuschreiben erfindet einen Preis, dem er nie zugestimmt hat. Richtig ist, out_of_range zurückzugeben und diese Sendung manuell anzubieten. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, behandelt die Obergrenze der letzten Staffel genau deshalb als harte Grenze.

Einheiten sind der Defekt mit der größten Sprengkraft, weil ein Einheitenfehler eine Multiplikation ist und keine Verschiebung. Nehmen Sie eine Zone mit dem Wert 12,90 und eine Sendung mit 1.000 kg frachtpflichtigem Gewicht:

• Gelesen als Satz je 100 kg: 10 × 12,90 = 129,00 €
• Gelesen als Satz je kg: 1.000 × 12,90 = 12.900,00 €
• Gelesen als Festpreis der Staffel: 12,90 €

Drei Lesarten, drei Größenordnungen, eine Zelle. Die Plausibilitätsprüfung klärt es in Sekunden: Ein europäischer Stückgut-Satz je 100 kg ist eine zweistellige Zahl, die fällt, während die Staffel steigt. Eine Spalte, die von 28,40 auf 11,20 sinkt, ist ein Satz je 100 kg. Eine Spalte, die von 62,00 auf 224,00 steigt, ist ein Festpreis je Staffel.

Dann die Einheiten, die in der Tariftabelle überhaupt nicht gedruckt sind, weil sie in den Beförderungsbedingungen stehen: kg oder lb (ein CWT-Tarif bepreist je 100 lb, nicht je 100 kg), der Umrechnungsfaktor des Volumengewichts in Kilogramm je Kubikmeter und der LDM-Faktor in Kilogramm je Lademeter. Diese Werte gehören zur Tarifmatrix, nicht zur Software: Ein Frachtführer mit 1.500 kg je Lademeter und einer mit 1.750 kg je Lademeter müssen nebeneinander bestehen, ohne dass einer davon eine globale Einstellung ist. Nachrechnen können Sie das mit dem Rechner für das frachtpflichtige Gewicht; ausführlich behandelt es Lademeter-Tarifierung erklärt.

Die Währung ist eine Eigenschaft der Tarifmatrix

Ein polnischer Frachtführer, der in PLN anbietet, ein Schweizer in CHF und ein britischer in GBP schicken Ihnen alle Zellen mit nackten Zahlen. Ein Aufbau, der EUR unterstellt, erzeugt eine Matrix, deren sämtliche Preise um den Wechselkurs falsch sind — und der Fehler ist unsichtbar, weil die Zahlen wie plausible Eurobeträge aussehen.

Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, speichert die Währung an der Tarifmatrix über EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD und PLN und verweigert eine Abweichung zwischen Tarifwährung und Kundenwährung mit invalid_grid, statt zu einem undokumentierten Kurs umzurechnen. Ein bei der Erfassung fest eingebackener Kurs ist ein in der Vergangenheit eingefrorener Kurs; sechs Monate später ist die Marge, die Sie gesetzt zu haben glaubten, nicht die Marge, die Sie nehmen. Die Rechenwege dazu stehen in margensicher anbieten.

Preisblätter kommen als Anhänge mit Namen wie Tarif 2026 final.xlsx, dann Tarif 2026 final neu.xlsx, dann Tarif 2026 final neu (2).xlsx. Keines davon trägt ein maschinenlesbares Gültigkeitsdatum, und die Fassung, die Sie erfasst haben, ist die, die an jenem Tag im Ordner lag.

Damit lässt sich leben, bis etwas schiefgeht — dann brauchen Sie drei Antworten und haben keine:

• Welche Tariftabelle hat den Preis auf dem Angebot Q-YYYY-NNNN erzeugt, versendet vor elf Wochen?
• Wurde die Sendung S-YYYY-NNNN vor oder nach der Erhöhung im April bepreist?
• Welche meiner offenen Angebote liegen jetzt unter dem neuen Einkaufspreis des Frachtführers?

validFrom und validUntil an der Tarifmatrix beantworten alle drei und kosten eine Zeile Eingabe je Aufbau. Zwei Arbeitsregeln machen daraus mehr als Dekoration.

Nie überschreiben, immer ablösen

Bepreist ein Frachtführer neu, erfassen Sie den neuen Tarif als neue Tarifmatrix mit eigenem Gültigkeitsfenster und schließen die alte — bearbeiten Sie nicht die Zellen der bestehenden Matrix. Überschreiben vernichtet den einzigen Nachweis darüber, wie hoch Ihr Einkaufspreis am Tag des Angebots war, und genau diesen Nachweis brauchen Sie, wenn ein Kunde sechs Monate später eine Rechnung bestreitet. Speicherplatz ist billig; einen abgelösten Tarif aus einem E-Mail-Verlauf zu rekonstruieren ist es nicht.

Achten Sie auf die Lücke zwischen Angebots- und Tarifgültigkeit

Ein Angebot mit 30 Tagen Bindefrist gegen einen Tarif, der in 10 Tagen ausläuft, ist ein Risiko über 20 Tage, das Sie unbemerkt eingegangen sind. Verkürzen Sie entweder die Bindefrist, je näher der Tarif seinem Ende kommt, oder gehen Sie das Risiko bewusst ein und bepreisen es. Rückwirkende Neubepreisung verschärft das: Frachtführer schicken regelmäßig im März ein neues Blatt mit Wirkung zum 1. Januar, sodass bereits zugestellte und fakturierte Sendungen auf Sätzen bepreist wurden, die es nicht mehr gibt. Listen Sie dann die betroffenen Sendungen, rechnen Sie sie auf der neuen Matrix nach und entscheiden Sie einmal, ob Sie die Differenz tragen oder nachbelasten — statt sie Rechnung für Rechnung zu entdecken. Den Rhythmus für ein ganzes Frachtführerportfolio beschreibt die Tarifpflege der Frachtführertarife.

Eine erfasste Tarifmatrix an zufälligen Sendungen zu testen beweist nichts, weil die meisten Sendungen dieselben zwei Regeln auslösen. Wählen Sie fünf absichtlich, sodass jede nur bestehen kann, wenn eine bestimmte Regel stimmt:

Test 3, vollständig gerechnet

Drei nicht stapelbare Paletten mit 1,20 × 0,80 × 1,35 m und je 210 kg in Zone 2. Tarifmatrix: 12,90 € je 100 kg in der Staffel 1.000–1.999 kg, LDM-Faktor 1.500 kg je Lademeter, Umrechnungsfaktor 333 kg je Kubikmeter, Dieselzuschlag 9,2 %, Ladebordwand 28,00 €.

Die Frachtrechnung für diese Sendung lautet auf 281,56 €. Liefert die importierte Matrix 211,13 €, wurde der LDM-Faktor nicht gesetzt: Der Rechenkern hat das Volumengewicht von 1.300 kg statt 1.800 kg bepreist und kommt auf 13 × 12,90 € = 167,70 € Fracht plus 15,43 € Diesel und dieselben 28,00 € Ladebordwand. Die Lücke beträgt 70,43 € oder 25,0 % — und sie wäre bei einer dichten Sendung unsichtbar geblieben, weshalb es Test 3 überhaupt gibt. Die Stellfläche prüfen Sie mit dem Lademeter-Rechner.

Die Form der Abweichung lesen

Vergleichen Sie Positionen, nie Summen: Zwei Fehler, die sich auf einer Sendung aufheben, tun es auf der nächsten nicht mehr. Und seien Sie klar darüber, was ein Aufbau nicht ist. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, liest die Datei, die der Frachtführer Ihnen ohnehin geschickt hat — es gibt keine Frachtführer-API und keine EDI-Schnittstelle, ein neu bepreister Tarif muss also von Hand erneut erfasst werden. Es ist keine Frachtenbörse, keine Ausschreibungsplattform und kein Fuhrpark- oder Dispositionssystem. Die Grenzen je Tarifplan und die Anzahl der Tarifmatrizen stehen auf der Preisseite.