Frachttarife verwalten: die Tarifmatrix digitalisieren statt Excel pflegen

Eine Tarifmatrix (auch Tariftabelle, Preisblatt oder schlicht Frachttarif genannt) ist die Tabelle, die Ihnen ein Frachtführer bei Vertragsabschluss oder -verlängerung übergibt. Eine Achse listet die Ziele — Zonen, PLZ-Präfixe oder Länder. Die andere die Sendungsgrößen — Gewichtsstaffeln, Palettenzahlen oder Lademeter. Jede Zelle ist ein Einkaufspreis: das, was der Frachtführer Ihnen für diese Kombination berechnet.

Ihr Verkaufspreis ist dieser Einkaufspreis plus Ihre Marge. Die Tarifmatrix ist also kein Papierkram — sie ist der Rohstoff jedes Angebots an einen Verlader, und jeder Kalkulationsfehler führt zurück auf die Frage, wie der Tarif gespeichert und gelesen wird.

In der Praxis kommen Frachttarife als Excel- oder CSV-Dateien, gelegentlich als PDF, und jeder Frachtführer strukturiert sie anders. Einer rechnet Stückgut je 100 kg über 12 Zonen ab. Ein zweiter pro Palette, von 1 bis 6. Ein dritter in Lademeter-Staffeln für Teilladungen. Ein Frachtvermittler mit 10–20 Frachtführern landet bei Hunderten Tabellenblättern, jedes mit eigenen Fußnoten, Mindestsätzen und Regeln für den Dieselzuschlag.

Diesen Bestand zu verwalten — aktuell, lesbar und kalkulierbar zu halten — ist die Aufgabe einer Software für Frachttarife. Es ist zugleich der schnellste Weg, einen Frachtführer ohne API und ohne EDI anzubinden, wie unser Leitfaden zur Anbindung von Frachtführern zeigt.

Bevor Sie einen Frachttarif digitalisieren, müssen Sie sein Modell erkennen. Nach genügend Frachtführerverträgen zeigt sich das Muster: Vier Strukturen decken fast den gesamten Straßengüterverkehr ab.

Zonentarife nach Gewicht haben eine Feinheit, die jeder Disponent kennt: die Günstigerprüfung („zahlend für“). Es kann billiger sein, für mehr Gewicht zu zahlen, als man verlädt. Beispiel: 950 kg fallen in eine Staffel zu 14,20 € je 100 kg — macht 134,90 €. Die nächste Staffel beginnt aber bei 1.000 kg zu 11,80 €, „zahlend für“ 1.000 kg kostet also 118,00 €. Eine korrekte Engine vergleicht beide Werte und berechnet den niedrigeren — eine Ersparnis, die ein müder Disponent am Freitagnachmittag übersieht.

Das frachtpflichtige Gewicht folgt Regeln, die im selben Tarif hinterlegt sind: Untergrenze je Lademeter (LDM), Volumengewicht über einen pro Frachtführer einstellbaren Umrechnungsfaktor in kg/m³ und konfigurierbare Rundungen. Wollen Sie einen Tarif von Hand prüfen, liefert unser Rechner für das frachtpflichtige Gewicht den Wert in Sekunden. Die Strukturen im Detail stehen in unserem Leitfaden zu den Arten von Frachttarifen, die Lademeter-Berechnung in Lademeter-Tarife (LDM) erklärt.

Die Preis-Engine von Cargavo unterstützt genau diese vier Modelle nativ — deshalb kommen Angebote in Sekunden zurück, wie unser Leitfaden zu digitalen Frachtangeboten zeigt.

Excel ist der Startpunkt fast jeder kleinen Spedition und jedes Frachtvermittlers, und Tarife speichern kann es wirklich gut. Das Problem ist alles nach dem Speichern: die richtige Zelle finden, die Staffelregeln anwenden, die Marge aufschlagen — und das schnell genug, um die Ladung zu gewinnen.

Der Kipppunkt ist das Volumen. Bei fünf Angeboten am Tag nervt die Excel-Reibung. Bei zwanzig kostet sie Ladungen: Der Verlader, der drei Stunden auf einen Preis wartet, hat meist längst woanders gebucht. Und ein einziges veraltetes Blatt — der Vorjahrestarif, noch geöffnet auf einem Rechner — verkauft wochenlang lautlos unter Einkaufspreis.

Das Thema vertieft unser Leitfaden wann die Tabellenkalkulation zum Kalkulieren nicht mehr reicht. Und wenn Sie diesen Schritt im Rahmen einer größeren Tool-Entscheidung abwägen, deckt unser TMS-Leitfaden für kleine Speditionen und Frachtvermittler das Gesamtbild ab.

Einen Frachttarif zu digitalisieren ist ein einmaliger Aufwand pro Frachtführer — und kleiner, als die meisten erwarten. Eine typische Tarifmatrix ist in deutlich unter einer Stunde strukturiert; die meisten Teams haben ihre Haupt-Frachtführer in ein bis zwei Tagen produktiv.

1. Tarife inventarisieren. Listen Sie jeden aktiven Vertrag, seine Gültigkeitsdaten und seine Datei. Sortieren Sie überholte Versionen sofort aus — sie verursachen später die Verkäufe unter Einkaufspreis.
2. Das Modell bestimmen. Ordnen Sie jede Tarifmatrix einer der vier Strukturen zu. Mischt ein Blatt zwei Regime (Pauschale unter 100 kg, je 100 kg darüber), ist das ein Hybridtarif — nicht zwei Tarife.
3. Die Quelldatei bereinigen. Verbundene Zellen auflösen, Fußnoten in explizite Regeln übersetzen (Mindestsatz, Dieselzuschlag, ausgeschlossene Postleitzahlen), Einheit jeder Spalte prüfen.
4. Die Zonen anlegen. PLZ-Präfixe, Regionen oder Länder: Der Zonentarif ist die Voraussetzung jeder Erfassung, und er muss exakt dem des Frachtführers entsprechen.
5. Den Tarif als strukturierte Daten erfassen. In Cargavo legen Sie den Tarif an, definieren Zonen und Gewichtsstaffeln und übertragen die Sätze aus Ihrer Excel- oder CSV-Datei über strukturierte Eingabemasken. Assistierter Aufbau steht auf der Roadmap; heute schützt die Struktur. Das Vorgehen beschreibt Frachttarife aus Excel in einem TMS erfassen.
6. Gegen die Realität prüfen. Kalkulieren Sie 10–15 echte vergangene Sendungen nach und vergleichen Sie mit dem, was Sie dem Frachtführer tatsächlich gezahlt haben. Abweichungen vor dem Livegang beheben.
7. Die Tabelle abschalten. Eine einzige Quelle der Wahrheit — oder keine.

Der vorletzte Schritt ist der, den Teams überspringen und bereuen. Fünfzehn Minuten Kontrolle schützen Tausende künftiger Angebote. Der gesamte Ablauf passt in eine kostenlose 14-Tage-Testphase von Cargavo, ohne Kreditkarte.

Ein digitalisierter Frachttarif liefert korrekte Einkaufspreise. Die Marge macht daraus Verkaufspreise — und genau hier zahlt sich Disziplin aus oder versickert.

Zwei Rechenwege decken den Praxisbedarf. Die prozentuale Marge entsteht über die Formel p/(1−m): der Einkaufspreis p geteilt durch eins minus dem Margensatz m (verwechseln Sie Aufschlag und Marge nicht). Sie wächst mit der Sendung und schützt bei großer Fracht, wo feste 40 € auf 900 € Einkauf viel zu dünn wären. Die Festbetrags-Marge sichert eine Untergrenze bei kleiner Fracht: +45 € auf einen für 90 € eingekauften Sammelgutsatz halten den Vorgang wirtschaftlich, wo ein Prozentsatz nur Kleingeld brächte. Der vollständige Vergleich steht in prozentuale Marge oder Festbetrag.

Die Granularität zählt genauso wie die Formel. In Cargavo setzen Sie Margen pro Kunde (ein strategischer Account verdient schärfere Preise als ein Gelegenheitsverlader), pro Tarif (Ihr Express-Frachtführer verträgt einen anderen Aufschlag als der Economy-Anbieter) oder pro Gewichtsstaffel (knappe Margen im umkämpften 1–2-Paletten-Segment, auskömmlichere darüber). Die Engine wählt bei jedem Angebot automatisch die passende Regel.

Zwei Garantien machen das sicher. Erstens werden Margen serverseitig angewendet — kein Browser-Trick, Tippfehler oder Zeitdruck kann sie umgehen. Zweitens sehen Ihre Kunden niemals Einkaufspreise oder Margen: Das Kundenportal zeigt ausschließlich Verkaufspreise, egal ob Ihr Team oder der Kunde selbst kalkuliert. Wie das technisch getrennt bleibt, steht in Einkaufspreise vor Kunden verbergen, die Wirkung auf Ihre Antwortzeiten in unserem Leitfaden zu digitalen Frachtangeboten.

Eine Tarifmatrix ist kein statisches Dokument. Frachtführer erhöhen jeden Januar die Sätze, verhandeln unterjährig nach, passen den Dieselzuschlag an und schneiden gelegentlich ganze Regionen neu zu. So gut die erste Digitalisierung auch war — die Tarifpflege entscheidet, ob Ihre Preise stimmen bleiben.

Mit Tabellen bedeutet ein Update: neue Datei ans Team mailen und hoffen, dass jeder die alte schließt. Die Erfahrung sagt: Einer tut es nicht. Diese Person kalkuliert die Januar-Sendungen mit den Vorjahressätzen — und weil der Fehler lautlos ist, finden Sie ihn erst am Monatsende im Margenbericht, nicht beim Angebot.

In einem Tarifsystem passiert das Update einmal, zentral. Sie überarbeiten die betroffene Tarifmatrix, und jedes Angebot ab diesem Moment — vom Team wie vom Kundenportal — rechnet mit den neuen Sätzen. Gültigkeitsdaten halten eine saubere Grenze zwischen auslaufendem und neuem Tarif.

Nachvollziehbarkeit schließt den Kreis. Jedes Cargavo-Angebot trägt eine Referenz im Format Q-YYYY-NNNN (zum Beispiel Q-2026-0148), jede Sendung ihre eigene im Format S-YYYY-NNNN (S-2026-0092): Überrascht Sie eine Frachtführer-Rechnung, können Sie exakt nachvollziehen, welche Preise verschickt wurden, und dazu stehen. Ein gesunder Rhythmus für kleine Vermittler: jeden Januar alle Tarifmatrizen durchsehen, plus ein Update binnen 48 Stunden, sobald ein Frachtführer eine Änderung ankündigt. Der Dieselzuschlag bewegt sich häufiger als die Grundsätze: Mit unserem Dieselzuschlags-Rechner prüfen Sie den angekündigten Index, bevor Sie ihn weitergeben.

Der Markt teilt sich in zwei Lager. Enterprise-Plattformen — Alpega, Transporeon (Trimble), Descartes — sind leistungsfähig und für große Verlader und Frachtführernetzwerke gebaut, mit entsprechenden Einführungsprojekten und Budgets. Der Rest des deutschsprachigen Angebots ist entweder Speditionssoftware für Fuhrparkbetriebe (Disposition, Fahrer, Telematik) oder digitale Frachtführer, die selbst Transport verkaufen. Ein Frachtvermittler ohne eigenen Fuhrpark konfiguriert weder Fahrzeuge noch Touren: Für ihn zählen andere Fragen.

Eine praktische Checkliste:

• Alle vier Tarifmodelle nativ unterstützt — Zonentarif nach Gewicht mit Günstigerprüfung, Palette, Lademeter, hybrid. Passt die Struktur Ihres Frachtführers nicht ins System, verbiegen Sie die Daten und zahlen mit falschen Angeboten.
• Eigenständige Tariferfassung aus Ihren bestehenden Excel-/CSV-Tarifen, ohne Beratungsprojekt und ohne EDI-Anbindung. Cargavo verbindet sich nicht mit den Systemen der Frachtführer: Angebunden wird ein Frachtführer, indem man seinen Tarif erfasst — so lassen sich auch regionale Partner ohne jede API kalkulieren.
• Serverseitige Margen, konfigurierbar pro Kunde, Tarif und Gewichtsstaffel, prozentual nach p/(1−m) oder als Festbetrag.
• Ein Kundenportal unter Ihrer Marke, das nur Verkaufspreise zeigt — Einkauf und Marge bleiben bei Ihnen. Preisrechner, Angebotsanfrage auch ohne hinterlegten Tarif, Buchung, Historie und Nachrichten.
• Echte Mehrländerfähigkeit: vier Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch) und sieben Währungen — EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD, PLN. Für Verkehre zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz heißt das: eine Offerte in CHF, ohne zweites System.
• Ein Preis, der zu Ihrem Volumen passt. Cargavos Starter-Tarif kostet 49 €/Monat (10 Tarife, 200 Angebote/Monat, 25 Kunden); Growth 149 €/Monat (50 Tarife, 1.500 Angebote, begleitetes Onboarding); Scale 399 €/Monat (200 Tarife, 10.000 Angebote, White-Label-Portal). Jahresabrechnung entspricht rund zwei Gratismonaten.

Was Cargavo nicht tut und nicht verspricht: keine Fuhrparkverwaltung, keine Tourenoptimierung, keine Fahrer-App, kein eCMR, keine Frachtenbörse, keine Fakturierung. Es ist ein Werkzeug für Angebot und Sendungsverfolgung für Teams von 2 bis 25 Personen, die Transport verkaufen, ohne ihn zu besitzen.

Vergleichen Sie die Tarife im Detail auf unserer Preisseite — oder testen Sie mit Ihrem eigenen Frachttarif: Die 14-Tage-Testphase verlangt keine Kreditkarte, und eine echte Tarifmatrix zu erfassen ist die ehrlichste Bewertung, die es gibt. Für die Plattform-Entscheidung insgesamt: unser TMS-Leitfaden für kleine Speditionen und Frachtvermittler.