Portal para que tus clientes pidan cotizaciones de transporte: qué poner dentro

La palabra «portal» se usa con mucha ligereza en el software de transporte, así que conviene empezar por lo que lo convierte en portal y no en página: la identidad. Cada persona que inicia sesión está vinculada a una cuenta de cliente, y toda pantalla que abre está filtrada por esa identidad. Ve sus cotizaciones, sus expediciones y sus hilos de mensajes; nunca los de otro cargador y nunca los tuyos.

Esa única propiedad cambia lo que el software puede hacer con seguridad. Como el sistema sabe quién pregunta, puede mostrar un precio real en lugar de la promesa de llamar más tarde. Puede rellenar de antemano el origen desde el que ese cargador expide siempre. Puede dejar que acepte un precio sin que nadie tenga que confirmarlo a mano. Nada de eso es posible en un formulario público anónimo, donde cualquier respuesta sería genérica o manual.

Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, lo implementa con unos claims adjuntos a la sesión que llevan la organización y el identificador de cliente. Las reglas de base de datos deniegan por defecto y solo liberan documentos cuyo campo de cliente coincide con ese claim, así que el aislamiento lo impone el servidor y no la pantalla que el usuario tenga delante.

En la práctica el portal son seis pantallas: un simulador de precios, un formulario de solicitud para rutas que ningún tarifario cubre, un listado de cotizaciones, el detalle de una cotización con acción de reserva, un listado de expediciones y una bandeja de mensajes. Todo lo demás —tarifarios, transportistas, precios de compra, otros clientes, analítica— pertenece al lado del comisionista y no tiene ninguna ruta dentro del portal.

Si todavía estás decidiendo si automatizar la cotización, empieza por la guía pilar sobre digitalizar la cotización de fletes; esta guía da por hecho que ya tienes tarifarios y que lo que estás decidiendo es qué exponer.

Casi todos los comisionistas ya tienen un formulario de «solicita presupuesto». Envía un resumen por correo a ventas@ y, desde ese momento, la solicitud es un correo como cualquier otro: sin número, sin orden, invisible para el resto del equipo e imposible de contar a fin de mes. El cliente no tiene forma de comprobar qué pidió ni qué le contestaste. En buena parte de Latinoamérica el mismo problema llega por WhatsApp, con la agravante de que el historial vive en el teléfono de una persona.

La diferencia no está en los campos del formulario: un buen formulario y un buen portal piden los mismos datos del envío. La diferencia está en lo que queda después.

Hay una segunda diferencia, más silenciosa. Un formulario invita al texto libre, así que recoge solicitudes que no se pueden tarificar: «3 palets a Zaragoza, urgente». Un portal valida el envío antes de producir nada, y eso obliga a los campos que hacen posible una cotización de fletes: códigos postales, número de bultos, dimensiones, peso, si la mercancía es apilable y las opciones. Nuestra guía sobre la información necesaria para cotizar un flete enumera el mínimo, y la comparación en solicitudes por correo frente a una herramienta online profundiza en lo que cuesta cada solicitud incompleta.

Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte, mantiene abiertas las dos puertas —precio instantáneo cuando un tarifario cubre la ruta, solicitud estructurada cuando no— pero ambas producen el mismo tipo de registro.

Los portales fallan en dos direcciones. Si son demasiado pobres, el cliente sigue escribiéndote para todo. Si son demasiado amplios, has enseñado tu estructura de costes. El alcance de abajo es el punto medio práctico: todo lo que el cargador necesita para operar, nada que describa cómo compras.

Dentro de esa tabla hay dos decisiones de diseño que hacen casi todo el trabajo. La primera es que el simulador y el formulario de solicitud comparten los mismos campos, de modo que un cliente que no consigue precio arrastra lo que ya escribió a una solicitud manual en lugar de teclearlo otra vez. La segunda es que la mensajería va en hilos colgados de una cotización o de una expedición, y no en una bandeja general: cuando un cargador escribe «¿podemos pasar la recogida al jueves?», la referencia ya viaja con el mensaje y nadie tiene que preguntar de qué envío habla.

Fíjate en lo que no está. Ningún listado de tarifarios, ninguna tarifa de transportista, ningún precio de compra, ningún margen, ningún otro cliente, ninguna analítica. Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte, no tiene ruta de portal hacia ninguno de esos objetos: no están escondidos detrás de un permiso que un administrador pudiera activar por descuido.

Conviene también decir lo que no hace falta. Un comisionista no tiene camiones, así que su portal no necesita planificación de rutas, asignación de conductores ni GPS de flota, que es justo lo que encarece los TMS que se facturan por vehículo. Para la contraparte interna de estas pantallas, consulta la categoría de portal de clientes y la guía sobre elegir un TMS siendo una agencia pequeña.

«Marca blanca» se usa para todo, desde subir un logotipo hasta una aplicación completamente separada. Vale la pena ser preciso sobre lo que un comisionista necesita de verdad, porque la versión cara compra muy poco.

Lo que le importa a un cargador es que el documento que archiva parezca venir de su proveedor de transporte. Eso son tres cosas: el remitente del correo con la cotización, el nombre comercial en la pantalla donde acepta el precio y un formato de referencia que pueda citarte por teléfono. El color y el tema son agradables; el nombre y la referencia son los que acaban en su carpeta de facturas a pagar.

En Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, un propietario o un administrador configura tres campos de marca en la organización: el nombre comercial visible, un color principal como valor hexadecimal y el tema del portal, claro u oscuro. El idioma de la interfaz lo elige el propio cliente entre español, inglés, francés y alemán, y los importes se muestran en la divisa en la que se tarificó la cotización: EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD o PLN. Ese último punto no es decorativo para un agente de carga en México, Colombia o Chile, que compra en una divisa y factura en otra.

Ahora la frontera, dicha sin adornos, porque es donde casi todas las promesas de marca blanca se estiran de más. Aquí la marca se aplica por organización una vez el cliente inicia sesión: no es un sitio web aparte en tu propio dominio ni una aplicación hecha a medida. Si lo que necesitas es un portal servido desde clientes.tumarca.com con tu propio HTML, eso es un proyecto de desarrollo web y no un ajuste de un TMS, y costará bastante más que los 49 €, 149 € o 399 € al mes de la página de precios.

Lo que sí compras por ese precio es la parte genuinamente difícil: la tarificación, el aislamiento entre clientes y la confidencialidad que describen las dos secciones siguientes.

La implementación ingenua manda todo el cálculo al navegador y esconde las líneas sensibles con una regla de visualización. Eso no es confidencialidad: es una hoja de estilos. Cualquiera que abra la pestaña de red ve el precio de compra, y cualquier fallo futuro que pinte un campo de más lo filtra para siempre.

El enfoque que aguanta separa los datos antes de guardarlos. Un documento de cotización contiene lo que el cliente puede leer; un subdocumento privado contiene lo que solo puede leer el comisionista. La división la imponen las reglas de seguridad y no la interfaz, así que una cuenta de cliente que pide el documento privado recibe un error de permisos y no una respuesta filtrada.

La segunda mitad del problema es que el precio no puede ser falsificable. Si el navegador enviara el precio que le apetece, un cliente podría enviar uno más bajo. En Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte, el portal no envía nunca un precio: envía la descripción de un envío, y el servidor recalcula la cotización a partir de los tarifarios de la organización y de la configuración de margen de ese cliente antes de escribir nada. El margen usa la fórmula p/(1−m), aplicada por cliente, por tarifario o por tramo de peso.

La arquitectura completa, incluido qué ocurre al recotizar y con los documentos exportados, está en cómo evitar que tu cliente vea el precio de compra del transportista.

Tomemos una solicitud tal y como la escribiría un cliente en el simulador: 3 palets no apilables de 1,20 × 0,80 m, 780 kg en total, de Lyon a Barcelona, con hayón en la entrega.

El motor calcula primero el peso tasable, porque 780 kg de palets ocupan mucho más suelo del que pesan. Tres palets de 1,20 × 0,80 m son 2,88 m² de superficie; divididos por los 2,40 m de ancho útil de la caja, salen 1,2 metros lineales de carga. Con una conversión configurada de 1.850 kg por metro lineal, eso son 2.220 kg, muy por encima de los 780 kg de peso real, así que el tarifario se lee a 2.220 kg. La calculadora de metros lineales reproduce ese paso por separado.

El tarifario del transportista, de tipo weight_zone, tarifica el tramo de 2.000 a 2.999 kg de esa zona a 14,20 € por cada 100 kg, así que la línea de arrastre de compra es 22,2 × 14,20 € = 315,24 €. A partir de ahí los dos lados divergen:

Dos detalles merecen leerse dos veces. El margen se aplica al arrastre antes del recargo por combustible, de modo que el recargo se calcula sobre la base de venta: por eso el recargo de venta es 36,52 € y no 29,95 €. Un sistema que recarga sobre la base de compra y marca el margen después produce otro número, y así es como el mismo envío acaba con dos precios en dos herramientas. Y el margen realizado es del 17,97 % y no exactamente del 18 %, porque el hayón lleva su propio precio de venta en lugar del porcentaje. La parte de indexación está en la entrada de glosario recargo por combustible.

La pantalla del cliente muestra una sola línea: 454,96 €, válida hasta una fecha indicada, bajo el nombre de tu empresa. Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, escribe la columna de la izquierda en el registro privado de la cotización dentro de la misma transacción.

Aquí es donde se rompen casi todos los portales de autoservicio. Están construidos sobre la premisa de que siempre existe una tarifa, así que una ruta sin cobertura produce una pantalla de error y el cliente vuelve al correo o al WhatsApp. Y vuelve para siempre, porque a partir de ese momento cree que el portal no funciona.

La cobertura de una agencia es la unión de los tarifarios que ha negociado, y esa unión siempre tiene agujeros: un país de destino nuevo, un bulto por encima del último tramo de peso, una clase ADR que el transportista excluye, una petición de carga completa contra un tarifario de grupaje. Tratar esos casos como fallos tira a la basura justo las solicitudes que más interesa tener, porque una ruta sin cobertura suele ser un cliente nuevo poniéndote a prueba.

El comportamiento correcto es degradar, no rechazar. Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte, no devuelve precio cuando nada encaja y ofrece en su lugar una solicitud de cotización manual, rellenada con el origen, el destino y los bultos ya tecleados. La solicitud se guarda en modo manual y estado pendiente, toma el siguiente número de la misma serie Q-YYYY-NNNN que las cotizaciones automáticas y avisa al comisionista por correo. El comisionista busca un precio spot, escribe el precio de venta en esa misma cotización y el cliente la acepta exactamente igual que una instantánea.

De ahí salen tres consecuencias, y son el verdadero argumento del diseño:

• Las rutas sin cobertura se vuelven contables. Una ruta cotizada a mano tres veces es una ruta que merece un tarifario.
• La experiencia del cliente no se bifurca. Mismo portal, misma referencia, mismo flujo de aceptación, viniera el precio de un motor o de una llamada.
• No se pierde nada en un buzón. La solicitud tiene estado, así que se puede perseguir.

El flujo completo fuera de tarifario, incluido cuánto tiempo debería seguir siendo válida una cotización hecha a mano, está en cotizar una ruta sin tarifario.

Un portal que se detiene en el precio es medio portal, porque las preguntas que generan más correo llegan después de la reserva: ¿lo han recogido?, ¿dónde está?, ¿me pasas el albarán firmado?

La reserva es la bisagra. En la pantalla de detalle de la cotización, cada línea de transportista lleva una acción de reserva; al elegir una se llama a una función de servidor que revalida la cotización, la convierte en expedición y le asigna una referencia S-YYYY-NNNN enlazada con la cotización Q-YYYY-NNNN. Los datos financieros del lado compra se copian al registro privado de la expedición, de modo que el margen acompaña al envío en lugar de recalcularse más tarde contra un tarifario ya caducado.

La expedición recorre después cinco estados que el cliente puede leer: pendiente, confirmada, en tránsito, entregada y anulada. Los fija el comisionista. Los documentos que sube —CMR, albarán o remito firmado— aparecen en el detalle de la expedición del cliente, y se puede adjuntar un enlace de seguimiento cuando el transportista publica uno.

Conviene decir con claridad lo que esto no es, porque la frontera honesta es lo que hace creíble el resto. Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, no tiene API ni conexión EDI con los transportistas, así que los estados los introduce el comisionista y no llegan en flujo desde el sistema del transportista. Tampoco es una bolsa de cargas, ni un marketplace de licitaciones, ni una herramienta de flota o de despacho, ni un software de facturación. Lo que sí controla de punta a punta es la cotización, la reserva, el registro de la expedición y la conversación asociada a ambas.

Este último punto pesa más de lo que parece. Los hilos de mensajes cuelgan de una cotización o de una expedición, así que la respuesta sobre la recogida del jueves queda sobre el envío al que se refiere y no tres niveles dentro de una cadena de correos. Cómo condiciona esa misma restricción de no integración al lado de la compra se explica en integrar transportistas sin API.