Cómo cotizar un flete cuando no tienes tarifa para esa ruta

Le pasa cada semana a cualquier comisionista de transporte. Un cliente pide precio de Barcelona a Oporto, o un grupaje de 4.000 kg a un código postal polaco donde nunca has cargado, y ninguno de tus tarifarios negociados cubre el trayecto. El instinto es salirse del sistema: contestar desde el correo, dejar el hilo en Outlook y confiar en acordarse de hacer el seguimiento.

Ese instinto cuesta tres cosas. La solicitud deja de ser contable, así que nunca sabrás qué rutas sin cobertura se repiten. El precio deja de ser trazable, así que dentro de seis semanas nadie podrá decir qué cotizaste ni con qué margen. Y la experiencia del cliente se parte en dos: instantánea y profesional cuando hay tarifario, improvisada cuando no lo hay.

La solución es un camino alternativo que mantenga la solicitud dentro del circuito aunque el precio venga de fuera del motor. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, lo implementa como solicitud de cotización manual: los datos de la expedición se validan con las mismas reglas que una cotización automática, pero el campo del precio queda vacío hasta que lo rellena una persona.

Tres elementos son idénticos a los de una cotización automática:

• La referencia. La solicitud toma el siguiente número de la misma serie Q-YYYY-NNNN. No hay numeración paralela para «las manuales».
• El registro. Origen, destino, dimensiones y peso de cada bulto y servicios solicitados se guardan como campos estructurados, no como texto libre dentro de un mensaje.
• La salida. Una vez aceptada, la cotización se convierte en expedición con referencia S-YYYY-NNNN y el mismo seguimiento y mensajería que cualquier otro tráfico.

Si todavía no has estructurado las rutas que ya puedes cotizar de forma automática, empieza por la guía pilar sobre cómo digitalizar las solicitudes de cotización de transporte: el camino manual es la excepción que confirma esa regla, no un sustituto de ella.

El fallo es de arquitectura, no de casualidad. En un motor de tarificación convencional la secuencia es: leer la solicitud, encontrar el tarifario, calcular, guardar. Guardar es el último paso y depende de que el cálculo haya salido bien. Quita el tarifario y toda la cadena se cae: no queda ninguna cotización a medio construir que salvar.

Ese diseño viene de la paquetería y el exprés, donde siempre existe precio para cada código postal porque el operador publica una tarifa universal. El transporte terrestre de carga fraccionada no funciona así. Tu cobertura es la suma de los tarifarios que has negociado y tiene agujeros por definición: destinos nuevos, bultos fuera de medida, clases ADR que un transportista excluye, o un peso por encima del último tramo de un tarifario por lo demás válido.

Conviene separar los motivos por los que no sale precio, porque cada uno pide una respuesta distinta:

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, devuelve un fallo tipificado para cada caso en lugar de una pantalla en blanco —no_zone, out_of_range, on_request, constraint—, y eso es lo que permite ofrecer el camino manual solo cuando cotizar a mano es de verdad la respuesta. Distinguir «no me has dado el dato» de «ninguno de tus transportistas hace ese trayecto» es la diferencia entre una alternativa y un error. Por el lado de los datos de entrada, consulta qué información necesitas para cotizar una expedición terrestre.

La gracia del camino alternativo es que solo cambia un paso. Donde una cotización automática calcula el precio en milisegundos, la manual espera a una persona: todo lo anterior y lo posterior es la misma maquinaria.

Hay detalles de funcionamiento que cambian la manera de llevar la mesa de tráfico. El formulario de solicitud se rellena solo con lo que el cliente ya había tecleado en el simulador, así que nadie vuelve a introducir seis líneas de palés después de un intento fallido. El aviso al comisionista es un correo, no un distintivo que alguien tiene que ver: una ruta sin cobertura es una oportunidad comercial con reloj.

Aunque no haya tarifario, Cargavo calcula la geometría de la solicitud y se la muestra al comisionista: metros lineales totales y volumen total se deducen de las dimensiones de los bultos. El peso tasable se deja deliberadamente vacío, porque el peso tasable es una propiedad de las reglas de un tarifario —su suelo por metro lineal, su factor de conversión kg/m³, su redondeo— y todavía no hay tarifario. Mostrar un peso facturable sin tarifa sería inventárselo.

Conviene decir con honestidad hasta dónde llega esto: el camino manual existe porque Cargavo no tiene conexión API ni EDI con los transportistas y no es una bolsa de cargas que te busque camión. Conseguir el precio es tu llamada. Lo que el software garantiza es que la respuesta vuelva por la misma puerta que todas las demás cotizaciones. Más sobre ese límite en integrar transportistas sin API ni EDI y en las guías de automatización de cotizaciones.

Tomemos una solicitud realista: Barcelona (08040) a Oporto (4400, Portugal), 6 palés no apilables de 1,20 × 0,80 × 1,60 m, 2.100 kg en total, con hayón en la entrega. Ningún tarifario cubre Portugal.

El primer paso es la geometría, porque «seis palés» no le dice nada a un transportista que cotiza grupaje. Un palé de 1,20 × 0,80 m ocupa (1,20 × 0,80) ÷ 2,4 = 0,40 metros lineales sobre un piso de remolque de 2,4 m de ancho, así que seis ocupan 2,40 metros lineales. El volumen es 1,20 × 0,80 × 1,60 = 1,536 m³ por palé, 9,22 m³ en total. Esas dos cifras más el peso bruto son lo que pegas en el correo a tus transportistas; si el divisor de 2,4 m te resulta nuevo, comprueba el reparto con la calculadora de metros lineales.

El segundo paso es la compra. Tres transportistas contestan: 1.040 €, 935 € y 890 €. Te quedas con 890 €.

El tercer paso es donde los comisionistas pierden dinero sin darse cuenta. Si tu objetivo es un 18 % de margen, el precio de venta es el precio de compra dividido entre uno menos el margen, no el precio de compra multiplicado por 1,18:

La versión con recargo deja 160,20 € sobre una venta de 1.050,20 €, es decir un margen del 15,25 %: casi tres puntos por debajo del objetivo, en cada cotización manual. Cargavo aplica p/(1−m) para los márgenes porcentuales de las cotizaciones automáticas; cuando cotizas a mano, aplícalo a mano. La diferencia está desarrollada en margen porcentual frente a margen fijo y resumida en la entrada de glosario recargo frente a margen.

La tentación en una cotización manual con prisa es teclear solo el precio de venta y seguir. No lo hagas. Una cotización de 1.085,37 € sin precio de compra registrado es un agujero en tu histórico financiero: la expedición muestra ingreso y ningún coste, así que todas las medias de margen que calcules después estarán equivocadas a tu favor, que es la dirección menos útil para un error.

En Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, responder a una solicitud manual admite un total de compra opcional junto al precio de venta obligatorio. Cuando lo rellenas, el servidor calcula el importe del margen y el porcentaje de margen y escribe los tres valores en un subregistro privado adjunto a la cotización. Ese registro está protegido por reglas de seguridad reservadas al comisionista: no está solo oculto en la interfaz, es ilegible para la cuenta del cliente, y la función que responde a la solicitud nunca devuelve el precio de compra en su respuesta.

Dos detalles importan para que los informes cuadren:

• El porcentaje de margen se expresa sobre el precio de venta. En el ejemplo, 195,37 ÷ 1.085,37 = 18,0 %, la misma base que usa el motor para las cotizaciones automáticas, de modo que un mes con cotizaciones manuales y automáticas mezcladas promedia correctamente.
• Una corrección sobrescribe el registro entero. Si vuelves a cotizar una oferta ya enviada, los datos financieros anteriores se reemplazan en lugar de acumularse, así que ningún margen calculado sobre un precio de venta antiguo sobrevive.

Una disciplina más, propia de la cotización sin tarifario: mete los servicios adicionales en el número, no en tu cabeza. En el ejemplo Barcelona–Oporto el hayón venía en la solicitud, así que los 890 € del transportista tienen que incluirlo; si pediste precio sin mencionarlo, tu coste es ficticio. Hayón, ADR, seguro ad valorem y cita previa de entrega se tarifican solos cuando hay tarifario; sin tarifario son tu lista de comprobación. La versión sistemática está en cotizar fletes sin comerte el margen.

La mitad visible para el cliente es lo que hace que merezca la pena montar este camino. En un portal que se limita a decir «no hay tarifas disponibles», el cargador cierra la pestaña y escribe a la competencia. En un portal que dice «te lo cotizamos nosotros», la solicitud queda capturada, y el comisionista que la ha recogido eres tú.

En el portal de clientes de marca blanca de Cargavo el recorrido es: el simulador no devuelve resultado, la pantalla ofrece la solicitud manual y el formulario se abre ya relleno con el origen, el destino y los bultos introducidos. El cliente añade un mensaje libre —restricciones de entrega, un precio objetivo, una fecha límite— y envía. No se reteclea nada.

Cuando respondes, el cliente recibe un correo en el idioma de la organización con la referencia de la cotización, el precio de venta y la fecha de validez, más un enlace al portal. Dos cosas están ausentes a propósito de ese correo y del portal: el precio de compra y la identidad del transportista. En una cotización manual, el transportista que se muestra al cliente es el nombre de tu propia empresa: tú vendes el transporte, no intermedias el tarifario de un subcontratista concreto. Tus proveedores siguen siendo tuyos.

La fecha de validez no es decorativa. Toma por defecto la validez configurada en tu organización, o 30 días si no has configurado ninguna, y existe porque un precio de grupaje conseguido a mano es un precio spot. Un transportista que cotizó 890 € para una salida el martes que viene no se ha comprometido con esa cifra dentro de seis semanas: poner la fecha en la cotización es como evitas tener que respetar un precio caducado. El mismo portal, las mismas referencias y el mismo hilo de mensajes sirven para las dos formas de cotizar; el cuadro completo está en el portal de cotizaciones para clientes, y la distinción de fondo en precio spot.

Cotizar a mano es una salida de emergencia, no un modelo de negocio. Su coste no son los diez minutos de trabajo: es que el precio no es repetible, así que la segunda solicitud idéntica cuesta otros diez minutos y puede salir por una cifra distinta. El valor del camino manual está en el dato que deja detrás: una lista de rutas que tus clientes quieren y tus tarifarios no cubren.

Usa disparadores explícitos en vez de intuición:

La petición tiene que ser concreta, y eso marca la diferencia: un transportista que ya te ha pasado tres precios sueltos suele enviarte un cuadro por zonas si se lo pides, porque una tabla es su forma de ganar volumen sin volver a cotizar cada envío. Lo que quieres es la estructura, no una cifra: zonas con sus rangos de códigos postales, tramos con sus umbrales, el mínimo de facturación, la base del recargo por combustible y las fechas de vigencia.

A partir de ahí la ruta abandona el camino manual para siempre. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, reconstruye cada tarifario a partir de su Excel o CSV como uno de los cuatro modelos —weight_zone, pallet, mpl_bracket, hybrid_weight— y el plan Starter de 49 €/mes admite 10 tarifarios, que dan para muchas rutas en una mesa de dos personas. Lee los cuatro tipos de tarifario de transporte para identificar qué estructura te han enviado. Y un apunte para equipos de América Latina: cada cotización se guarda con su divisa entre las siete admitidas —EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD y PLN—, de modo que una compra en dólares y una venta en euros conviven sin mezclarse en el histórico.