¿Qué datos se necesitan para cotizar un flete terrestre?

El precio de un flete terrestre no es una cifra sacada de una sola tabla. Es una búsqueda de zona, un cálculo de peso tasable, una búsqueda de tramo, un recargo por combustible indexado y una lista de opciones. Cada uno de esos pasos lee un dato distinto de la solicitud. Por eso «dos palets a Zaragoza, ¿cuánto me cuesta?» no es una solicitud cotizable: responde a una de cada cinco preguntas.

Esta es la lista completa, con el mecanismo tarifario que activa cada dato. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, usa exactamente estas entradas en su simulador de precios.

Los datos 9 y 11 son opcionales porque se pueden deducir o dejar por defecto: los metros lineales se calculan a partir de las medidas y de la apilabilidad, y un valor no declarado cae en el límite legal de responsabilidad del transportista. Todo lo demás hay que preguntarlo, porque nada en el tarifario puede adivinarlo. En nuestros recursos sobre automatización de cotizaciones explicamos cómo recogerlos sin una cadena de correos.

Todo tarifario weight_zone, pallet o mpl_bracket empieza con la misma operación: convertir una dirección en una zona tarifaria. Los transportistas publican esa correspondencia como rangos de códigos postales, normalmente por las dos primeras cifras en el tráfico nacional español, por provincia o departamento en América Latina, y por país completo en los tráficos internacionales.

El formato varía y eso importa: España y México usan cinco cifras, Colombia seis, Chile siete, y Argentina un código alfanumérico. Un formulario que solo acepta cinco dígitos deja fuera a la mitad del continente.

Tres cosas se rompen cuando se cotiza a partir del nombre de la ciudad:

• Las ciudades se reparten entre zonas. Un área metropolitana grande abarca varios distritos postales, y los transportistas suelen poner el centro denso y la periferia industrial en zonas distintas.
• Los homónimos existen. Decenas de municipios comparten nombre entre provincias y entre países hispanohablantes. El código postal es la única clave sin ambigüedad.
• Los códigos postales con recargo no se ven en el nombre de la ciudad. Islas, valles de montaña, zonas de bajas emisiones en centros urbanos y áreas fuera de red se publican como listas de códigos postales con un suplemento fijo o un plazo de tránsito más largo.

El código de país pesa tanto como las cifras. Los mismos cinco dígitos existen en varios países, y un tráfico transfronterizo cambia el tarifario entero: otra tabla de zonas, a veces otra moneda, a veces otro transportista. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, guarda por eso el mapa de zonas de cada tarifario como rangos de códigos postales por país, y cotiza en EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD o PLN según el tarifario.

Qué preguntar además del código postal

Dos datos más de la dirección cambian el precio sin cambiar la zona: el tipo de instalación y el vehículo que admite. Un muelle, una nave con carretilla, una tienda en calle peatonal y una obra son cuatro trabajos distintos. Una dirección que no puede recibir un tráiler de 13,60 m obliga a un rígido o a un transbordo, y ninguno de los dos está en la tarifa base.

Cuando ningún tarifario cubre el par de códigos postales, la solicitud no debe descartarse: hay que capturarla y cotizarla a mano, que es justo el tema de nuestra guía sobre cotizar una ruta sin tarifario.

El peso bruto por sí solo no basta, porque el transporte terrestre se vende tanto por el espacio que ocupa una expedición como por su masa. El motor calcula un peso tasable —también llamado peso facturable— como el mayor de tres candidatos: el peso bruto, el peso volumétrico (volumen × el factor de conversión configurado en el tarifario, habitualmente 333 kg por metro cúbico en grupaje) y el mínimo por metro lineal (ml × los kilos por metro lineal del tarifario, habitualmente 1.850 kg).

Los metros lineales salen de la huella en el suelo, no del volumen: un metro lineal de carga es un metro de piso de caja a lo ancho de los 2,40 m estándar. Un palet de 1,20 × 0,80 m ocupa 0,96 m², es decir 0,96 / 2,40 = 0,40 ml. Si los palets se pueden apilar de dos en dos, la huella se reduce a la mitad. Si no, no se reduce, y esa única respuesta de sí o no vale mucho más de lo que la mayoría de los comisionistas espera.

Ejemplo resuelto: una casilla, 141 EUR de precio de compra

Tomemos cuatro palets de 1,20 × 0,80 × 1,20 m de 400 kg cada uno: peso bruto 1.600 kg, volumen 4,61 m³, peso volumétrico 1.534 kg a 333 kg por m³. El tarifario del transportista es un weight_zone de zona 2 con un mínimo de 1.850 kg por metro lineal.

Apilable: huella de 2 × 0,96 m² = 1,92 m², es decir 0,80 ml, mínimo por metro lineal 1.480 kg, por debajo del peso bruto. Peso tasable 1.600 kg → 16 × 19,50 = 312,00 EUR.

No apilable: huella de 3,84 m², es decir 1,60 ml, mínimo por metro lineal 1,60 × 1.850 = 2.960 kg. Peso tasable 2.960 kg → 29,6 × 16,80 = 497,28 EUR. La regla de pagante-por prueba entonces el tramo siguiente: 3.000 kg × 15,10 / 100 = 453,00 EUR, que sale más barato, así que el motor factura 453,00 EUR.

Con un margen del 18 % aplicado como p/(1−m), los dos precios de venta son 380,49 EUR y 552,44 EUR. Una casilla sin marcar son 171,95 EUR de diferencia en una expedición de cuatro palets. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, ejecuta esta comparación en el servidor en cada cotización; la mecánica de los tramos de metro lineal está detallada en nuestra guía del metro lineal de carga, y puedes comprobar una expedición en segundos con la calculadora de metros lineales o con la calculadora de peso tasable.

«Carga general» es una respuesta aceptable hasta que deja de serlo. Tres atributos de la mercancía cambian el precio o la viabilidad del tráfico, y ninguno se deduce del peso ni de las medidas.

ADR y mercancías peligrosas

Si la mercancía está regulada, la solicitud necesita el número ONU, la clase ADR, el grupo de embalaje y la cantidad neta por bulto, porque de ahí sale cuál de los tres regímenes aplica: ADR completo (recargo, conductor con formación, paneles naranja), cantidades limitadas (LQ, con restricciones más ligeras) o cantidades exceptuadas. Muchas redes de grupaje excluyen ciertas clases de entrada. El ADR no declarado es la única omisión que puede terminar en carga rechazada, retorno en vacío y un cliente que te echa la culpa a ti.

Valor declarado y seguro ad valorem

Sin valor declarado, la responsabilidad del transportista cae en el límite del régimen aplicable: en tráfico internacional por carretera en Europa, el Convenio CMR fija 8,33 DEG por kilogramo de peso bruto (artículo 23); en tráfico nacional o en América Latina, el límite lo fija la legislación local o el contrato de transporte. Sobre la expedición de 1.600 kg del ejemplo anterior, el límite CMR son 13.328 DEG, una cifra que no tiene nada que ver con lo que vale la mercancía. El seguro ad valorem lo sustituye, y se tarifica como un porcentaje sobre el valor declarado con una prima mínima.

Temperatura y manipulación

Un rango de temperatura convierte un tarifario general en uno especializado: no existe recargo que transforme una tarifa de lona o furgón seco en una tarifa de frigorífico. Lo mismo vale para la mercancía no paletizada, con exceso de largo o sin retractilar, que cambia el número de bultos y a veces el vehículo.

En Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, el ADR, el seguro y los demás recargos se configuran como opciones del tarifario, de modo que la declaración del cliente produce una línea con precio en vez de una nota en una casilla de observaciones.

La tarifa base de un tarifario asume el caso fácil: una instalación profesional, un muelle o una carretilla, horario comercial, un conductor que llega, descarga y se va. Cada desviación de ese supuesto es una opción facturable, y el cliente es la única persona que sabe cuáles aplican.

• Trampilla elevadora, por extremo. Pregúntala por separado para recogida y entrega. Trampilla en los dos extremos son dos cargos, y el conductor tiene que saberlo antes de asignar el vehículo: no todos los remolques llevan trampilla (o plataforma elevadora, según el país).
• Entrega a pie de calle sin medios. Una transpaleta no cruza grava, un bordillo ni una rampa. Ahí es donde «tenemos trampilla» se convierte en una entrega fallida.
• Restricción de vehículo. Un acceso estrecho, un gálibo bajo o una restricción municipal obligan a un rígido o a una furgoneta, que es otra tarifa, no un recargo.
• Cita previa y franja horaria. Las plataformas de distribución de gran consumo imponen ventanas de descarga; perder una cuesta una reentrega. Un «antes de las 12:00» o un «entre las 08:00 y las 10:00» es una opción con precio.
• Horarios y cierres. Instalaciones que cierran a las 16:00, una pausa de mediodía o una recepción solo los viernes condicionan la planificación.
• Tiempo de espera. Los tarifarios incluyen una franquicia gratuita, a menudo de 30 a 60 minutos, y a partir de ahí la espera se factura por periodo empezado. Dos horas previstas de carga se pueden cotizar de antemano.
• Intercambio de palets. Que vuelvan o no los palets vacíos es un compromiso operativo, no un detalle.

Estos datos son además lo que hace defendible una cotización. Cuando un cliente discute un recargo, señalar la declaración que él mismo hizo en la solicitud cierra la conversación en un mensaje. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, conserva la solicitud, la referencia de cotización Q-YYYY-NNNN y la expedición resultante S-YYYY-NNNN como un único expediente, con el hilo de mensajería adjunto.

Conviene precisar el alcance: Cargavo tarifica estas condiciones a partir de los tarifarios que tú configuras. No consulta los sistemas del transportista por API ni por EDI para confirmar una cita de descarga, y no es una bolsa de cargas ni un marketplace de licitaciones.

Cada campo de la lista existe porque algún transportista tiene un procedimiento para cuando ese dato es falso. Ese procedimiento se aplica en silencio, en la plataforma, y reaparece cuatro semanas después como una línea en un extracto. La tabla siguiente asocia las omisiones habituales con la corrección que disparan.

De ahí se siguen dos consecuencias. La primera es financiera: la refacturación llega después de haber facturado al cliente, así que la corrección aterriza en el margen del comisionista salvo que la cotización se reservara expresamente el derecho a reajustar sobre datos declarados. La segunda es comercial: refacturar a un cliente por un dato que nunca le pediste es una conversación incómoda, y repetirla es la forma habitual de perder una cuenta.

La solución estructural no es más atención en la mesa de cotización. Es un formulario de solicitud que no se pueda enviar sin esos datos, para que la omisión se detecte antes de mandar el precio y no después de mover la mercancía. Un correo en texto libre no puede hacer eso, y ese es el argumento central de nuestra comparativa entre pedir cotizaciones por correo o por formulario online.

Los comisionistas mandan correos de aclaración no porque sus clientes sean descuidados, sino porque el texto libre no obliga a nada. Un mensaje de WhatsApp puede decir «3 palets, como una tonelada, zona de Guadalajara» y parecerle completo a quien lo escribió. Un formulario, en cambio, puede negarse a enviarse.

Un buen formulario de solicitud de cotización de transporte terrestre hace cuatro cosas:

• Marca como obligatorios los datos críticos para el precio. Códigos postales, peso bruto, número de bultos, medidas, apilabilidad, ADR sí o no y las dos preguntas de acceso. Siete respuestas obligatorias, no doce: el resto puede ir por defecto.
• Pone valores por defecto inteligentes en el resto. Medidas de palet europeo precargadas, apilable por defecto en «no» (la hipótesis conservadora) y valor declarado en blanco, con el límite legal explicado en lenguaje llano.
• Valida lo imposible. Una expedición de 12.000 kg sobre un solo palet de 1,20 × 0,80 m, una altura por encima del gálibo interior del remolque o una fecha de entrega en el pasado deben detectarse al escribirlas.
• Reserva la casilla de texto libre para el contexto, no para los datos. «Preguntar por Marta en recepción» va ahí. «Alrededor de una tonelada» no.

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, entrega este formulario dos veces: una dentro de la pantalla de cotización del comisionista y otra en el portal de clientes con la marca del comisionista, donde el cargador lo rellena y obtiene un precio de venta calculado desde los tarifarios del comisionista, sin ver nunca el precio de compra ni el margen. Cuando ningún tarifario cubre la ruta, el mismo formulario se envía igualmente como solicitud de cotización manual en vez de terminar en un callejón sin salida.

Las dos entradas alimentan el mismo expediente: una cotización numerada Q-YYYY-NNNN que se convierte en una expedición S-YYYY-NNNN al aceptarse, en español, inglés, francés o alemán. Los planes empiezan en 49 €/mes, con prueba gratuita de 14 días y sin tarjeta de crédito; consulta la página de precios para ver qué incluye cada plan, o recorre el resto de las guías de automatización de cotizaciones.