Référencer un transporteur sous-traitant : checklist complète

Le référencement d'un sous-traitant échoue presque toujours de la même façon : le rendez-vous commercial produit une grille tarifaire, la grille part dans un dossier partagé, et trois semaines plus tard quelqu'un tente de coter avec et découvre que les zones sont décrites en note de bas de page, que la surcharge gazole n'y figure pas et que personne ne sait à qui envoyer un ordre de transport. Le remède tient en une ligne : envoyer une seule demande couvrant les neuf points. Un transporteur répond à une liste de neuf points aussi volontiers qu'à une question isolée, et chaque aller-retour coûte des jours.

Lisez la quatrième colonne. Quatre éléments seulement empêchent de coter : la grille, le zonage, la règle gazole et le prix des options. C'est toute la différence entre un transporteur référencé commercialement et un transporteur exploitable, et c'est la raison pour laquelle un partenaire signé depuis un mois n'apparaît encore dans aucune cotation. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret routier de 2 à 25 personnes, ne considère un transporteur comme référencé que lorsque ces quatre éléments existent sous forme de grille structurée, et non de pièce jointe. Pour le contexte général, voir la catégorie référencement transporteur.

Les documents sont la partie du référencement qui ressemble à de l'administratif et qui se comporte comme une assurance. Chacun répond à une question que vous poserez sinon le plus mauvais jour possible.

• Licence de transport — le transport routier de marchandises pour autrui suppose une licence communautaire ou une licence de transport intérieur selon le tonnage et le périmètre. Demandez le numéro et l'autorité qui l'a délivrée, pas seulement un scan : un numéro se vérifie, un scan non.
• Attestation d'assurance RC contractuelle — lisez trois champs : l'assureur, la limite par événement et la date d'échéance. Une attestation sans limite chiffrée ne vous apprend rien. Notez l'échéance dans un agenda le jour même où vous classez le document.
• Attestation de vigilance URSSAF — pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT, le donneur d'ordre doit se la faire remettre et la renouveler tous les six mois pendant toute la durée d'exécution. C'est la pièce que les commissionnaires oublient le plus souvent, et c'est celle qui engage leur responsabilité en cas de travail dissimulé chez le sous-traitant.
• Kbis et numéro de TVA — un extrait récent et une immatriculation active sont le signe minimal que l'entreprise existe et exerce ; la TVA intracommunautaire est indispensable dès qu'un envoi franchit une frontière.
• Coordonnées bancaires — récupérez le RIB sur papier à en-tête et confirmez-le de vive voix sur un numéro que vous possédiez déjà, jamais sur celui imprimé dans l'e-mail qui portait le RIB. La fraude au changement de coordonnées bancaires vise exactement ce moment d'une relation neuve.
• ADR — si vous proposez des marchandises dangereuses, demandez quelles classes le transporteur accepte et lesquelles il refuse. Presque tous refusent quelque chose, et la liste des refus est plus utile que celle des acceptations.
• Sous-traitance — demandez par écrit si le transporteur sous-traite et si sa couverture s'étend aux envois sous-traités. Votre client a contracté avec vous, vous avez contracté avec lui : le camion d'un inconnu reste votre problème.

Aucun de ces documents ne modifie un prix, ce qui explique qu'ils soient les premiers sacrifiés quand un envoi est urgent. Conservez-les sur la fiche transporteur plutôt que dans une boîte mail, et stockez les échéances comme des dates. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, n'est ni un service de vérification ni un outil de conformité et ne contrôle aucune licence à votre place : il porte la fiche transporteur à laquelle vos grilles s'accrochent. La vérification reste une étape humaine — rapide, à condition de tout demander dans le premier message.

Une grille tarifaire, c'est un tableau entouré de conditions, et ce sont les conditions qui décident du prix. Passez le fichier au filtre suivant avant de l'accepter, et renvoyez un seul message listant ce qui manque.

1. Forme de la grille — s'agit-il de tranches de poids croisées avec des zones, d'un prix par nombre de palettes, de tranches de mètre plancher, ou d'un forfait sous un seuil avec un taux au-delà ? Les quatre formes sont détaillées dans les types de grilles tarifaires transport, et nommer la forme à voix haute évite de plaquer un tarif palette sur un moteur au poids.
2. Clés de destination — chaque zone doit se résoudre en une liste explicite de départements, de codes postaux ou de codes pays. Une zone décrite comme « Paris et petite couronne » n'est pas une clé. Attention aux cas qui font exploser les grilles françaises : la Corse, les îles, Monaco et Andorre.
3. Minimum de perception — demandez s'il s'applique par envoi ou par zone, et s'il se calcule avant ou après le gazole. Deux transporteurs aux tableaux identiques facturent différemment un envoi de 40 kg uniquement à cause de cette réponse.
4. Règle de poids taxable — le ratio est une décision du transporteur, pas une constante universelle. Un tarif facture 1 m³ pour 333 kg, un autre 1 mètre plancher pour 1 750 kg, un troisième 1 850 kg. Obtenez le chiffre par écrit et confrontez-le à une facture réelle ; le calculateur de mètre plancher et le guide sur la tarification au mètre plancher (LDM) montrent ce que le ratio fait à un prix.
5. Arrondi — le transporteur arrondit-il le poids taxable aux 10 kg ou aux 100 kg supérieurs avant de lire le tableau, et un envoi proche d'une limite paie-t-il la tranche au-dessus, selon la logique du payant-pour ? Voir poids taxable.
6. Fenêtre de validité — une date d'effet, une date de fin et le préavis en cas de révision. Un tarif sans dates est un tarif que vous ne pourrez pas auditer après coup.

Une fois ces six réponses obtenues, le fichier devient un simple travail de paramétrage mécanique — cellules fusionnées, zones à aplatir, export CSV — traité dans reprendre une grille tarifaire Excel dans un TMS. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, enregistre chacun des six comme une propriété de la grille et non comme une habitude dans la tête de quelqu'un : la même grille cote le même envoi au même prix, quelle que soit la personne au clavier.

Tout tarif routier affiche un pourcentage de surcharge gazole. Presque aucun ne précise, dans la même phrase, ce que ce pourcentage multiplie. Cette seule ambiguïté vaut de l'argent réel, et elle reste invisible jusqu'à la première facture.

Prenons un envoi coté 412,00 € de transport net, avec une surcharge gazole de 9,4 %, un hayon à 28,00 € et une livraison sur rendez-vous à 12,00 €.

L'écart est de 3,76 € sur un envoi. À 40 envois par mois avec ce transporteur — 480 par an — cela fait 1 804,80 € par an de marge qui existe ou n'existe pas selon la façon dont une ligne de PDF a été lue. Si vous avez coté le client sur la première lecture et que le transporteur facture sur la seconde, vous absorbez l'écart en silence, envoi après envoi.

Les trois autres questions portent sur le temps. Quel indice : un indice public de gazole professionnel, ou le chiffre interne du transporteur ? En France, la révision du prix en fonction des variations du gazole n'est pas une faveur commerciale mais une obligation légale du contrat de transport, ce qui vous donne toute légitimité à exiger la mécanique complète. Quel prix de référence : le niveau auquel la surcharge vaut zéro, sans lequel le pourcentage ne peut pas être reconstitué. Quel jour : l'indexation publiée le 1er du mois découle en général de la moyenne du mois précédent, donc il y a un décalage, et une cotation émise le 29 peut être facturée sous le pourcentage suivant. Demandez la cadence de révision et le préavis, puis écrivez la règle à côté de la grille — voir surcharge gazole.

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, applique une surcharge carburant indexée côté serveur au moment de la cotation et enregistre le pourcentage utilisé sur cette cotation : un litige de facturation devient la comparaison de deux nombres plutôt qu'un exercice de mémoire. Cargavo ne récupère automatiquement aucun indice gazole — le pourcentage est une valeur que vous maintenez, ce qui est précisément pourquoi le prix de référence et le jour de révision appartiennent à la checklist de référencement.

Les prestations annexes sont le moment où un tarif transporteur cesse d'être un tableau pour devenir un jeu de règles. Côté commissionnaire, la question n'est pas ce que chaque ligne signifie : c'est ce qui la déclenche.

L'assurance mérite un chiffre. La Convention CMR limite la responsabilité du transporteur à 8,33 DTS par kilogramme de poids brut manquant. Un envoi de 620 kg est donc couvert à hauteur de 5 164,6 DTS — le DTS étant un panier de devises coté chaque jour, ce plafond n'est même pas un montant fixe en euros. Si la marchandise vaut 18 000 €, la couverture CMR n'est pas la réponse : l'ad valorem l'est. Au taux de 0,35 € par 100 € déclarés, la prime vaut 18 000 ÷ 100 × 0,35 = 63,00 €, sous réserve de la prime minimum. C'est une ligne cotable, et c'est le client qui tranche — encore faut-il que votre formulaire de demande de cotation réclame une valeur déclarée. Voir assurance ad valorem et les champs listés dans les informations nécessaires pour coter un transport.

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, porte le hayon, l'ADR, l'assurance ad valorem, la livraison sur rendez-vous et des options personnalisées comme des lignes chiffrées sur la grille : une option confirmée au référencement est une option que chaque cotation propose. Une option que personne n'a saisie reste invisible jusqu'à ce que le transporteur la facture.

Les délais d'acheminement sont la partie du référencement que les commissionnaires recopient le plus vite et vérifient le moins, parce qu'ils ressemblent à un fait alors qu'ils sont une clause.

• Jours ouvrés par zone — un tableau avec un chiffre par zone, pas un « 24 à 48 h » d'affiche qui exclut discrètement les destinations qui prennent réellement quatre jours.
• Heure limite — l'heure à laquelle une demande d'enlèvement doit être passée pour que le décompte commence aujourd'hui. Une limite à 12 h et une limite à 16 h se traduisent par un jour d'écart sur chaque ordre passé l'après-midi.
• Jour zéro — le décompte part-il du jour de l'enlèvement ou du lendemain ? C'est une réponse d'un mot qui décale de 24 heures toutes les dates de livraison que vous publiez.
• Calendrier ouvré — quels jours fériés le transporteur observe, et si le samedi compte. Sur une relation transfrontalière, deux calendriers s'appliquent : un 11 novembre français et un 11 novembre belge ne se ressemblent pas.
• Indicatif ou garanti — la plupart des délais en groupage sont indicatifs, et une réclamation pour retard suppose une réserve écrite dans les 21 jours suivant la mise à disposition sous régime CMR. Savoir lequel des deux vous avez acheté change ce que vous écrivez sur la cotation.

La raison d'être pointilleux, c'est que le chiffre quitte le document du transporteur pour entrer dans votre cotation. Un client qui lit « livraison en 2 jours ouvrés » sur un document portant votre logo a reçu une promesse de vous. Si le chiffre d'origine était un délai indicatif décompté à partir du lendemain de l'enlèvement avec une limite à 12 h, et que l'ordre est arrivé à 15 h, la promesse honnête sur cette cotation est de quatre jours, pas de deux. La bonne habitude consiste à publier le délai avec son heure limite et sa règle de décompte, dans la même phrase.

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, conserve la cotation acceptée et l'expédition qui en découle comme un enregistrement continu — Q-YYYY-NNNN devenant S-YYYY-NNNN — de sorte que le délai annoncé au moment de la cotation reste attaché à l'expédition sur laquelle on vous interroge. Cargavo n'a ni API transporteur ni EDI et ne reçoit donc aucun événement de suivi en direct : ce qu'il détient, c'est ce que vous avez annoncé et ce que vous avez enregistré, c'est-à-dire exactement ce sur quoi se joue un litige de délai.

Collectez les contacts comme des rôles, pas comme des personnes. Une adresse d'affrètement qui appartient à un seul exploitant cesse de fonctionner la semaine où il part en congés, et vous l'apprendrez un vendredi à 17 h 30.

• Affrètement — une boîte partagée ou un portail, plus les horaires d'ouverture du bureau derrière.
• Suivi commercial — une personne nommée avec un numéro direct, pour les questions de tarif et les exceptions.
• Litiges — une adresse dédiée, parce qu'une réclamation envoyée au bureau d'affrètement est une réclamation dont personne n'est comptable.
• Hors horaires — le numéro qui répond quand un camion est devant une porte fermée, et les plages pendant lesquelles il répond.
• Comptabilité — où partent les contestations de facture, et le délai de paiement en jours à compter de la date de facture.

Puis obtenez les règles de réclamation par écrit, car les délais sont courts et ils courent à partir de la livraison, pas du jour où votre client se plaint. En transport intérieur français, la réception sans réserve éteint l'action contre le transporteur, sauf protestation motivée adressée dans les trois jours suivant la livraison, jours fériés non compris. En transport international sous CMR, une perte ou avarie apparente doit être constatée au moment de la livraison sur la lettre de voiture ; une avarie non apparente se notifie dans les 7 jours suivant la livraison, dimanches et jours fériés non compris ; une réclamation pour retard exige une réserve écrite dans les 21 jours suivant la mise à disposition ; l'action se prescrit généralement par un an. Ce sont les bornes des textes ; chaque transporteur y ajoute ses exigences de procédure — photos, copie de la lettre de voiture annotée, facture commerciale — et le moment d'apprendre lesquelles, c'est maintenant, pas pendant un litige.

Inscrivez les délais sur la fiche transporteur et expliquez-les une fois à l'exploitation. Le piège pratique, c'est la fenêtre courte : un destinataire qui déballe le quatrième jour et écrit à votre client le huitième a déjà éteint la réclamation, et aucune bonne volonté ne la rouvre.

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, attache une messagerie contextuelle à chaque cotation et à chaque expédition : l'échange qui établit à quelle date un problème a été signalé vit sur l'enregistrement plutôt que dans quatre boîtes mail personnelles. Cargavo n'est pas un outil de gestion des litiges et ne surveille aucun délai à votre place — ce qu'il vous donne est une preuve, l'agenda reste le vôtre.

La checklist a une durée de vie. Un tarif expire, une attestation d'assurance expire, un prix de référence gazole se renégocie, le coût d'une option change au renouvellement. Un référencement qui vit dans un fil d'e-mails se périme en silence ; un référencement qui vit dans une fiche se périme visiblement.

Quatre habitudes le maintiennent exploitable :

• Une grille par tarif, par devise, avec des dates. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret routier, stocke les tarifs en grilles weight_zone, pallet, mpl_bracket ou hybrid_weight avec une devise explicite parmi EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD et PLN : un tarif domestique polonais et un tarif export en euros ne se télescopent jamais dans le même tableau.
• Remplacer, jamais écraser. Quand un nouveau tarif arrive, clôturez l'ancienne grille à son dernier jour de validité et ouvrez-en une nouvelle. Une cotation émise en mars doit rester explicable en juin.
• Mettre en agenda la plus proche échéance. Licence, attestation d'assurance, attestation de vigilance et tarif portent chacun une date. Celle qui compte est la première qui tombe.
• Rapprocher les premières factures. Prenez les premiers envois réalisés avec le nouveau transporteur et comparez transport, gazole et chaque option à la facture, au centime. C'est la seule étape qui prouve réellement que le référencement est juste, et elle fait généralement remonter la question de l'assiette gazole vue plus haut.

Deux limites méritent d'être dites franchement. Cargavo ne se connecte pas aux API ni à l'EDI des transporteurs : un référencement n'attend donc jamais le service informatique d'en face — l'arbitrage et son raisonnement sont exposés dans API, EDI ou grille tarifaire et dans le pilier intégration transporteur pour commissionnaires. Et Cargavo n'est ni une bourse de fret, ni une place d'appels d'offres, ni un annuaire de transporteurs : il cote le panel que vous avez déjà négocié. Le nombre de grilles et le paramétrage assisté varient selon le plan — Starter 49 €/mois, Growth 149 €/mois, Scale 399 €/mois, facturation annuelle avec environ deux mois offerts, essai gratuit 14 jours sans carte bancaire, détaillés sur la page tarifs.