Neuen Frachtführer onboarden: Checkliste für Speditionen

Das Onboarding scheitert fast immer gleich: Aus dem Verkaufsgespräch kommt ein Preisblatt, das Preisblatt wandert in einen Ordner, und drei Wochen später kalkuliert jemand damit und stellt fest, dass die Zonen in einer Fußnote stehen, der Dieselzuschlag fehlt und niemand weiß, wohin die Avisierung geht. Die Abhilfe ist eine einzige Anfrage, die alles auf einmal abdeckt — ein Frachtführer beantwortet eine Neun-Punkte-Liste genauso bereitwillig wie eine Ein-Punkt-Liste, und jede Rückfragerunde kostet Tage.

Lesen Sie die vierte Spalte. Nur vier Punkte hindern Sie tatsächlich am Kalkulieren: Tarifmatrix, Zonen, Dieselregel und Preise der Zusatzleistungen. Genau darin liegt der Unterschied zwischen kaufmännisch abgeschlossen und operativ einsatzbereit — und das ist der Grund, warum ein Frachtführer seit einem Monat unter Vertrag stehen und trotzdem in keinem einzigen Angebot auftauchen kann. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler mit 2 bis 25 Mitarbeitenden, betrachtet einen Frachtführer erst dann als onboardet, wenn diese vier Punkte als strukturierter Tarif hinterlegt sind und nicht als E-Mail-Anhang. Den größeren Zusammenhang zeigt die Kategorie Frachtführer-Onboarding.

Unterlagen fühlen sich nach Bürokratie an und verhalten sich wie eine Versicherung. Jedes Dokument beantwortet eine Frage, die Sie sonst am denkbar schlechtesten Tag stellen.

• Güterkraftverkehrserlaubnis / EU-Lizenz — gewerblicher Güterkraftverkehr über 3,5 t setzt in der EU eine Gemeinschaftslizenz voraus, deren beglaubigte Abschrift im Fahrzeug mitgeführt wird. Lassen Sie sich Lizenznummer und ausstellende Behörde geben, nicht nur einen Scan: Eine Nummer kann man prüfen, einen Scan nicht.
• Verkehrshaftungsversicherung — lesen Sie drei Felder: Versicherer, Deckungssumme je Schadenfall und Ablaufdatum. Eine Bestätigung ohne genannte Deckungssumme sagt nichts aus. Tragen Sie das Ablaufdatum am Tag der Ablage in die Wiedervorlage ein.
• USt-IdNr. — nötig für die grenzüberschreitende Fakturierung, und eine gültige Registrierung ist ein erstes Zeichen dafür, dass das Unternehmen tatsächlich aktiv ist.
• Bankdaten — auf Firmenbriefpapier einholen und mündlich bestätigen lassen, und zwar unter einer Nummer, die Sie vorher schon hatten, niemals unter der Nummer aus derselben E-Mail. Rechnungsumleitungsbetrug zielt genau auf diesen Moment einer neuen Geschäftsbeziehung.
• Gefahrgut / ADR — fragen Sie, welche Klassen der Frachtführer annimmt und welche er ablehnt. Fast jeder lehnt etwas ab, und die Ablehnungsliste ist im Alltag brauchbarer als die Annahmeliste.
• Subunternehmer — lassen Sie sich schriftlich geben, ob Subunternehmer eingesetzt werden und ob die Haftungsdeckung diese Transporte einschließt. Ihr Kunde hat mit Ihnen abgeschlossen, Sie mit diesem Frachtführer. Ein fremder Lkw bleibt trotzdem Ihr Problem.

Keines dieser Dokumente verändert einen Preis — deshalb wird es als Erstes weggelassen, wenn eine Sendung eilt. Legen Sie die Unterlagen beim Frachtführerdatensatz ab statt im Postfach, und speichern Sie Ablaufdaten als Datum. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, ist kein Compliance- oder Prüfdienst und verifiziert keine Lizenzen für Sie — es hält den Datensatz, an dem Ihre Tarife hängen. Die Prüfung bleibt ein menschlicher Schritt, und sie geht schnell, wenn Sie alles in der ersten Nachricht anfordern.

Ein Preisblatt ist eine Tabelle, umgeben von Bedingungen — und die Bedingungen entscheiden den Preis. Prüfen Sie die Datei nach diesen sechs Punkten, bevor Sie sie akzeptieren, und schicken Sie eine einzige Nachricht mit allem, was fehlt.

1. Tarifform — ist das eine Gewichtsstaffel gegen Zone, ein Preis je Palette, eine Lademeter-Staffel oder ein Festpreis unter einem Schwellenwert mit Staffelsatz darüber? Die vier Formen erklärt der Guide zu den Arten von Frachttarifen; die Form laut auszusprechen verhindert, dass ein Palettentarif in eine Gewichtslogik gekippt wird.
2. Zielschlüssel — jede Zone muss sich in eine explizite Liste von Postleitzahlen oder Länderkürzeln auflösen. Eine Zone, die als „Großraum München“ beschrieben ist, ist kein Schlüssel.
3. Mindestpreis — fragen Sie, ob er je Sendung oder je Zone gilt und ob er vor oder nach dem Dieselzuschlag greift. Zwei Frachtführer mit identischer Tabelle stellen bei einer Sendung von 40 kg allein wegen dieser Antwort unterschiedliche Rechnungen.
4. Frachtpflichtiges Gewicht — der Umrechnungsfaktor ist eine Entscheidung des Frachtführers, keine Naturkonstante. Ein Tarif rechnet 1 m³ als 333 kg, ein zweiter 1 Lademeter als 1.750 kg, ein dritter als 1.850 kg. Lassen Sie sich die Zahl schriftlich geben und prüfen Sie sie an einer echten Rechnung; der Lademeter-Rechner und der Guide zur Lademeter-Tarifierung zeigen, was der Faktor mit dem Preis macht.
5. Rundung — rundet der Frachtführer das frachtpflichtige Gewicht vor dem Tabellenzugriff auf volle 10 kg oder 100 kg auf, und zahlt eine Sendung dicht an der Staffelgrenze den Satz der nächsthöheren Stufe? Siehe frachtpflichtiges Gewicht.
6. Gültigkeit — Beginn, Ende und Kündigungs- beziehungsweise Ankündigungsfrist für Änderungen. Ein Tarif ohne Daten ist ein Tarif, den Sie im Nachhinein nicht mehr prüfen können.

Liegen diese sechs Antworten vor, wird die Datei selbst zur mechanischen Fleißarbeit — verbundene Zellen auflösen, Zonen flachklopfen, als CSV exportieren. Das beschreibt der Guide Frachttarife aus Excel in einem TMS erfassen. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, speichert alle sechs Angaben als Eigenschaft des Tarifs und nicht als Gewohnheit in jemandes Kopf — dieselbe Tarifmatrix bepreist dieselbe Sendung identisch, egal wer an der Tastatur sitzt.

Jeder Tarif nennt einen Prozentsatz für den Dieselzuschlag. Fast keiner sagt im selben Satz, was dieser Prozentsatz multipliziert. Diese eine Unschärfe kostet echtes Geld, und sie bleibt unsichtbar bis zur ersten Rechnung.

Nehmen wir eine Sendung mit 412,00 € Nettofracht, einem Dieselzuschlag von 9,4 %, einer Ladebordwand für 28,00 € und einer Terminavisierung für 12,00 €.

Die Differenz beträgt 3,76 € auf eine einzige Sendung. Bei 40 Sendungen im Monat mit diesem Frachtführer — 480 im Jahr — sind das 1.804,80 € Marge pro Jahr, die es gibt oder eben nicht, je nachdem wie eine Zeile in einem PDF gelesen wird. Haben Sie den Kunden nach der ersten Lesart bepreist und rechnet der Frachtführer nach der zweiten ab, schlucken Sie die Differenz still, Sendung für Sendung.

Die drei übrigen Fragen betreffen den Zeitpunkt. Welcher Index: ein veröffentlichter nationaler oder europäischer Dieselindex — im deutschen Sprachraum meist als Dieselfloater bezeichnet — oder eine hausinterne Zahl des Frachtführers? Welcher Basiswert: der Referenzpreis, bei dem der Zuschlag null beträgt; ohne ihn lässt sich der Prozentsatz nicht rekonstruieren. Welcher Stichtag: Der zum Monatsersten veröffentlichte Satz leitet sich meist aus dem Durchschnitt des Vormonats ab, es gibt also einen Verzug — ein am 29. herausgegebenes Angebot kann zum nächsten Satz abgerechnet werden. Fragen Sie nach Anpassungsrhythmus und Ankündigungsfrist und schreiben Sie die Regel neben den Tarif; siehe Dieselzuschlag und den Dieselzuschlag-Rechner.

Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, wendet den indexierten Dieselzuschlag serverseitig bei der Angebotserstellung an und hält den verwendeten Prozentsatz auf dem Angebot fest — eine spätere Rechnungsdiskussion ist damit ein Vergleich zweier Zahlen statt ein Gedächtnistest. Cargavo ruft keinen Dieselindex automatisch ab: Der Prozentsatz ist ein Wert, den Sie pflegen. Genau deshalb gehören Basiswert und Stichtag in die Onboarding-Checkliste.

Bei den Zusatzleistungen hört ein Tarif auf, eine Tabelle zu sein, und wird zu einem Regelwerk. Für die Spedition ist nicht entscheidend, was die einzelne Gebühr bedeutet — entscheidend ist, was sie auslöst.

Bei der Versicherung lohnt eine Zahl. Die CMR begrenzt die Haftung des Frachtführers auf 8,33 SZR je Kilogramm Rohgewicht; im deutschen Binnenverkehr gilt nach § 431 HGB dieselbe Grenze. Eine Sendung von 620 kg ist damit bis 5.164,6 SZR gedeckt — und das Sonderziehungsrecht ist ein täglich veröffentlichter Währungskorb, die Obergrenze ist also nicht einmal ein fester Eurobetrag. Ist die Ware 18.000 € wert, ist die CMR-Haftung nicht die Antwort, sondern die Warenwertversicherung. Bei einem Satz von 0,35 € je 100 € Warenwert beträgt die Prämie 18.000 ÷ 100 × 0,35 = 63,00 €, vorbehaltlich der Mindestprämie. Das ist eine kalkulierbare Position, und der Kunde entscheidet — aber nur, wenn Ihr Anfrageformular den Warenwert abfragt. Siehe Warenwertversicherung und die Felder in Welche Angaben braucht ein Transportangebot.

Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, führt Ladebordwand, ADR, Warenwertversicherung, Terminavisierung und eigene Zusatzleistungen als bepreiste Positionen am Tarif. Eine beim Onboarding geklärte Leistung ist damit eine Leistung, die jedes Angebot anbietet. Nicht erfasste Leistungen bleiben unsichtbar, bis der Frachtführer sie berechnet.

Laufzeiten sind der Teil des Onboardings, den Speditionen am schnellsten übernehmen und am seltensten prüfen, weil sie wie eine Tatsache aussehen statt wie eine Vertragsbedingung. Sie sind eine Vertragsbedingung.

• Werktage je Zone — eine Tabelle mit einem Wert je Zone, nicht die Überschrift „24 bis 48 Stunden“, die stillschweigend genau die Ziele ausklammert, die in Wahrheit vier Tage brauchen.
• Cut-off-Zeit — die Uhrzeit, bis zu der die Abholung avisiert sein muss, damit die Zählung heute beginnt. Ein Cut-off um 12:00 Uhr und einer um 16:00 Uhr unterscheiden sich bei jedem Nachmittagsauftrag um einen ganzen Tag.
• Tag null — beginnt die Zählung am Abholtag oder am Folgetag? Eine Ein-Wort-Antwort, die jedes von Ihnen genannte Zustelldatum um 24 Stunden verschiebt.
• Werktagskalender — welche Feiertage der Frachtführer berücksichtigt und ob der Samstag zählt. Im grenzüberschreitenden Verkehr gelten zwei Kalender, und in Deutschland zusätzlich je Bundesland unterschiedliche Feiertage.
• Zielgröße oder Zusage — im Stückgut sind Laufzeiten meist unverbindlich, und eine Reklamation wegen Überschreitung der Lieferfrist muss nach CMR binnen 21 Tagen nach Ablieferung schriftlich erfolgen. Was Sie eingekauft haben, verändert, was Sie ins Angebot schreiben dürfen.

Der Grund für diese Pedanterie: Die Zahl verlässt das Dokument des Frachtführers und wandert in Ihr Angebot. Ein Kunde, der „Zustellung in 2 Werktagen“ auf einem Dokument mit Ihrem Logo liest, hat eine Zusage von Ihnen erhalten. War der zugrunde liegende Wert eine Zielgröße ab dem Folgetag mit Cut-off um 12:00 Uhr und kam der Auftrag um 15:00 Uhr, lautet die ehrliche Zusage vier Tage, nicht zwei. Die sichere Gewohnheit: die Laufzeit zusammen mit Cut-off und Zählregel im selben Satz veröffentlichen.

Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, führt das angenommene Angebot und die daraus entstehende Sendung als einen durchgehenden Vorgang — aus Q-YYYY-NNNN wird S-YYYY-NNNN — sodass die im Angebot genannte Laufzeit an der Sendung hängen bleibt, nach der später gefragt wird. Cargavo hat keine Frachtführer-API und keine EDI-Anbindung und empfängt daher keine Statusmeldungen des Frachtführers: Es hält fest, was Sie angekündigt und was Sie erfasst haben — und genau darum dreht sich ein Streit über Lieferfristen.

Erfassen Sie Kontakte als Rollen, nicht als Personen. Eine Dispositionsadresse, die einem einzelnen Disponenten gehört, funktioniert in dessen Urlaubswoche nicht mehr — und Sie merken es freitags um 17:30 Uhr.

• Disposition — ein gemeinsames Postfach oder Portal, dazu die Öffnungszeiten des dahinterliegenden Schreibtischs.
• Kundenbetreuung — eine benannte Person mit Durchwahl, für Tariffragen und Ausnahmen.
• Reklamation — eine eigene Adresse, denn eine Reklamation an die Disposition ist eine Reklamation, an der niemand gemessen wird.
• Rufbereitschaft — die Nummer, die antwortet, wenn ein Lkw vor einer verschlossenen Rampe steht, und die Zeiten, in denen sie antwortet.
• Buchhaltung — wohin Rechnungsrückfragen gehen und wie das Zahlungsziel in Tagen ab Rechnungsdatum lautet.

Danach lassen Sie sich die Reklamationsregeln schriftlich geben, denn die Fristen sind kurz und sie laufen ab Ablieferung, nicht ab dem Tag, an dem Ihr Kunde sich meldet. Nach der CMR müssen äußerlich erkennbare Verluste oder Schäden bei der Ablieferung auf dem Frachtbrief vermerkt werden. Äußerlich nicht erkennbare Schäden sind binnen 7 Tagen nach Ablieferung anzuzeigen, Sonn- und Feiertage nicht mitgerechnet. Für eine Lieferfristüberschreitung ist ein schriftlicher Vorbehalt binnen 21 Tagen ab Zurverfügungstellung der Ware nötig. Ansprüche verjähren grundsätzlich nach einem Jahr. Das sind die äußeren Grenzen des Übereinkommens; einzelne Frachtführer verlangen zusätzlich Fotos, eine Kopie des annotierten CMR-Frachtbriefs oder die Handelsrechnung — und der Zeitpunkt, das zu erfahren, ist jetzt und nicht im Schadensfall.

Schreiben Sie die Fristen an den Frachtführerdatensatz und sagen Sie es dem operativen Team einmal deutlich. Die praktische Falle ist das Sieben-Tage-Fenster: Ein Empfänger, der am vierten Tag auspackt und am achten Tag Ihrem Kunden schreibt, hat den Anspruch bereits beendet, und kein guter Wille öffnet ihn wieder.

Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, hängt die kontextbezogene Nachrichtenspur an jedes Angebot und jede Sendung, sodass der Austausch, der belegt wann ein Problem gemeldet wurde, am Vorgang liegt und nicht in vier persönlichen Postfächern. Cargavo ist kein Schadensmanagementsystem und überwacht keine Reklamationsfristen für Sie — es liefert den Nachweis, die Wiedervorlage bleibt bei Ihnen.

Die Checkliste hat eine Haltbarkeit. Ein Tarif läuft aus, eine Versicherungsbestätigung läuft aus, ein Dieselbasiswert wird neu verhandelt, ein Preis für eine Zusatzleistung ändert sich zur Verlängerung. Ein Onboarding, das in einem E-Mail-Verlauf lebt, verfällt unsichtbar; ein Onboarding, das in einem Datensatz lebt, verfällt sichtbar.

Vier Gewohnheiten halten es nutzbar:

• Ein Tarif je Preisblatt, je Währung, mit Datum. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, hinterlegt Tarife als weight_zone, pallet, mpl_bracket oder hybrid_weight mit einer ausdrücklichen Währung aus EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD oder PLN — ein Schweizer Binnentarif in CHF und ein Exporttarif in EUR kollidieren so nie in derselben Tabelle.
• Ablösen statt überschreiben. Kommt ein neuer Tarif, schließen Sie den alten am letzten Gültigkeitstag und eröffnen einen neuen. Ein im März herausgegebenes Angebot muss im Juni noch erklärbar sein.
• Das früheste Ablaufdatum auf Wiedervorlage. Lizenz, Versicherungsbestätigung und Tarif tragen je ein Datum. Relevant ist das, welches zuerst kommt.
• Die ersten Rechnungen abgleichen. Nehmen Sie die ersten Sendungen mit dem neuen Frachtführer und vergleichen Sie Fracht, Diesel und jede Zusatzleistung auf den Cent mit der Rechnung. Nur dieser Schritt beweist tatsächlich, dass das Onboarding korrekt war — und er bringt meist genau die Frage nach der Dieselbasis aus dem vorigen Abschnitt ans Licht.

Zwei Grenzen gehören klar gesagt. Cargavo verbindet sich nicht mit Frachtführer-APIs oder EDI, das Onboarding wartet also nie auf die IT-Abteilung des Frachtführers; die Abwägung dahinter steht in API, EDI oder Tarifmatrix, im Guide Frachtführer ohne API anbinden und im Pillar Frachtführer-Anbindung für Speditionen. Und Cargavo ist keine Frachtenbörse und kein Frachtführerverzeichnis: Es bepreist das Netz, das Sie bereits verhandelt haben. Tarifkapazität und begleiteter Aufbau unterscheiden sich je Plan — Starter 49 €/Monat, Growth 149 €/Monat, Scale 399 €/Monat, jährliche Zahlung rund zwei Monate günstiger, 14 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte, im Detail auf der Preisseite.