Checklist: qué pedir a un transportista antes de cotizarlo

Casi todas las altas de transportista fracasan igual: la reunión comercial termina con un tarifario adjunto, el archivo acaba en una carpeta compartida y tres semanas después alguien intenta cotizar con él y descubre que las zonas están descritas en una nota al pie, que falta el porcentaje de combustible y que nadie sabe a qué buzón se envía una reserva. La solución no es un procedimiento más elaborado: es una sola petición que cubra los nueve puntos a la vez, porque un transportista responde igual de rápido a una lista de nueve puntos que a una de uno, y cada ida y vuelta cuesta días de calendario.

Mira la cuarta columna. Solo cuatro elementos impiden cotizar — el tarifario, las zonas, la regla de combustible y los precios de las opciones. Esa es la diferencia entre un transportista acordado comercialmente y uno operativamente dado de alta, y explica por qué un transportista puede llevar un mes firmado sin aparecer en ninguna cotización. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga de equipos de 2 a 25 personas, considera dado de alta a un transportista solo cuando esos cuatro puntos están registrados como tarifario estructurado y no como archivo adjunto. Para el contexto completo, consulta la categoría de alta de transportistas.

Los documentos son la parte del alta que parece papeleo y se comporta como un seguro. Cada uno responde a una pregunta que, si no la haces ahora, harás el peor día posible.

• Licencia de transporte — en la Unión Europea el transporte público de mercancías exige licencia comunitaria y, en España, la tarjeta de transporte correspondiente; en México es el permiso federal de autotransporte de carga y en Colombia la inscripción en el RNDC. Pide el número y el organismo emisor, no solo un escaneo: un número se puede comprobar, una imagen no.
• Certificado de seguro de responsabilidad — lee tres campos: la aseguradora, el límite por siniestro y la fecha de vencimiento. Un certificado sin límite declarado no te dice nada. Anota el vencimiento en agenda el mismo día que lo archivas.
• Datos fiscales — NIF, RFC, RUT o NIT según el país, necesarios para facturar y señal básica de que la empresa está activa.
• Cuenta bancaria — pídela en papel con membrete y confírmala por voz en un número que ya tuvieras, nunca en el número impreso en el correo que traía los datos. El fraude de desvío de facturas ataca exactamente este momento de una relación nueva.
• ADR — si vas a ofrecer mercancías peligrosas, pregunta qué clases acepta y cuáles rechaza. Casi todos rechazan algo, y la lista de rechazos es más útil que la de aceptaciones.
• Subcontratación — pregunta por escrito si subcontrata y si su cobertura se extiende a los porteadores efectivos. Tu cliente contrató contigo; tú contrataste con este transportista. El camión de un tercero sigue siendo tu problema.

Ninguno de estos documentos cambia un precio, y por eso son lo primero que se salta cuando un envío urge. Guárdalos en la ficha del transportista y no en un buzón, y registra los vencimientos como fechas. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, no es un servicio de verificación ni de cumplimiento normativo y no comprueba licencias por ti: sostiene la ficha de transportista a la que se enganchan tus tarifarios. La verificación sigue siendo un paso humano, y es rápido cuando lo pides todo en el primer mensaje.

Un tarifario es una tabla rodeada de condiciones, y son las condiciones las que deciden el precio. Pasa esta revisión al archivo antes de aceptarlo y devuelve un solo mensaje con la lista de lo que falta.

1. Estructura — ¿es peso contra zona, precio por número de palés, tramos de metro lineal de carga o un forfait por debajo de un umbral con una tarifa por unidad por encima? Los cuatro modelos están explicados en los tipos de tarifario de transporte, y nombrar la estructura en voz alta evita cargar una tarifa por palé en un motor de peso.
2. Claves de destino — cada zona debe resolverse en una lista explícita de códigos postales, provincias o códigos de país. Una zona descrita como «Madrid y alrededores» no es una clave.
3. Mínimo de facturación — pregunta si es por envío o por zona, y si se aplica antes o después del combustible. Dos transportistas con tablas idénticas emiten facturas distintas para una expedición de 40 kg solo por esta respuesta.
4. Peso facturable — el factor de conversión lo decide el transportista, no es una constante universal. Un tarifario factura 1 m³ como 250 kg, otro como 333 kg, y en grupaje terrestre 1 metro lineal de carga suele valer entre 1.500 kg y 1.850 kg. Consigue el número por escrito y contrástalo con una factura real; la calculadora de metros lineales y la guía sobre el precio por metro lineal muestran lo que ese factor le hace a un precio.
5. Redondeo — ¿redondea el peso facturable a los 10 kg o a los 100 kg siguientes antes de leer la tabla, y un envío pegado al borde de un tramo paga el tramo superior? Consulta peso facturable.
6. Ventana de validez — fecha de entrada en vigor, fecha de fin y preaviso de cambio. Una tarifa sin fechas es una tarifa que no podrás auditar después.

Cuando existen esas seis respuestas, el archivo se convierte en un trabajo mecánico de reconstrucción — limpiar celdas combinadas, aplanar zonas, exportar a CSV — que cubre reconstruir un tarifario de Excel a un TMS. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, guarda las seis como propiedades del tarifario y no como costumbre en la cabeza de alguien, de modo que el mismo tarifario cotiza el mismo envío de forma idéntica esté quien esté al teclado.

Todos los tarifarios indican un porcentaje de recargo por combustible. Casi ninguno indica, en la misma frase, qué importe multiplica ese porcentaje. Esa ambigüedad vale dinero real y es invisible hasta que llega la primera factura.

Toma un envío con 412,00 € de transporte neto, un recargo por combustible del 9,4 %, un hayón de 28,00 € y una cita previa de entrega de 12,00 €.

La diferencia es de 3,76 € en un envío. Con 40 envíos al mes con este transportista — 480 al año — son 1.804,80 € anuales de margen que existen o no existen según cómo se lea una línea de un PDF. Si cotizaste al cliente con la primera lectura y el transportista factura con la segunda, lo absorbes en silencio, envío a envío.

Las otras tres preguntas son de calendario. Qué índice: ¿un índice público de gasóleo nacional o europeo, o la cifra interna del propio transportista? Qué precio base: el precio de referencia en el que el recargo vale cero, sin el cual el porcentaje no se puede reconstruir. Qué día: el porcentaje publicado el día 1 suele derivar de la media del mes anterior, así que hay desfase, y una cotización emitida el día 29 puede facturarse con el porcentaje siguiente. Pide la cadencia de revisión y el preaviso, y anota la regla junto al tarifario; tienes la definición en recargo por combustible y el cálculo en la calculadora de recargo por combustible.

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, aplica el recargo indexado en el servidor en el momento de cotizar y registra el porcentaje usado en esa cotización, de modo que una discusión posterior con una factura es comparar dos números y no un ejercicio de memoria. Cargavo no descarga ningún índice de gasóleo automáticamente: el porcentaje es un valor que tú mantienes, y precisamente por eso el precio base y el día de revisión pertenecen a este checklist.

Los recargos son el punto en el que un tarifario deja de ser una tabla y pasa a ser un conjunto de reglas. La pregunta del comisionista no es qué significa cada cargo, sino qué lo dispara.

El seguro merece un número. El Convenio CMR limita la responsabilidad del transportista a 8,33 DEG por kilogramo de peso bruto faltante. Un envío de 620 kg queda cubierto hasta 5.164,6 DEG, y el DEG es una cesta con cotización diaria, así que ese techo ni siquiera es una cifra fija en euros. Si la mercancía vale 18.000 €, la respuesta no es el CMR: es el ad valorem. A razón de 0,35 € por cada 100 € declarados, la prima es 18.000 ÷ 100 × 0,35 = 63,00 €, sujeta a la prima mínima. Eso es una línea cotizable y decide el cliente, pero solo si tu formulario pregunta por el valor declarado. Consulta seguro ad valorem y los campos listados en qué datos hacen falta para cotizar un flete. Fuera del ámbito del CMR — transporte nacional en España o en América Latina — el límite lo fija la normativa local o el contrato, pero la pregunta al transportista es la misma: ¿hasta cuánto responde por kilo?

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, lleva hayón, ADR, seguro ad valorem, cita previa de entrega y opciones personalizadas como líneas con precio dentro del tarifario, de modo que una opción confirmada en el alta es una opción que ofrece cada cotización. Las opciones que nadie registró siguen invisibles hasta que el transportista las factura.

Los plazos de tránsito son la parte del alta que los comisionistas copian más deprisa y verifican menos, porque parecen un hecho en lugar de una condición contractual. Son una condición contractual.

• Días laborables por zona — una tabla con una cifra por zona, no un titular de «24 a 48 horas» que esconde los destinos que en realidad tardan cuatro días.
• Hora de corte — la hora límite para pedir una recogida y que la cuenta empiece hoy. Un corte a las 12:00 y un corte a las 16:00 se llevan un día entero en cada pedido de la tarde.
• Día cero — ¿la cuenta arranca el día de la recogida o el siguiente? Es una respuesta de una palabra que desplaza 24 horas todas las fechas de entrega que publiques.
• Calendario laboral — qué festivos observa el transportista y si el sábado cuenta. En un trayecto internacional se aplican dos calendarios, y en América Latina los festivos locales varían por país y a veces por región.
• Objetivo o compromiso — en grupaje los plazos suelen ser indicativos, y una reclamación por retraso bajo el CMR debe presentarse por escrito en un plazo de 21 días desde la entrega. Saber cuál de los dos compraste cambia lo que escribes en la cotización.

Conviene ser puntilloso porque ese número sale del documento del transportista y entra en tu cotización de fletes. Un cliente que lee «entrega en 2 días laborables» en un documento con tu logotipo ha recibido una promesa tuya. Si la cifra de origen era un objetivo contado desde el día siguiente a la recogida con corte a las 12:00, y el pedido entró a las 15:00, la promesa honesta en esa cotización es de cuatro días, no de dos. La costumbre segura es publicar el plazo junto con su hora de corte y su regla de cómputo, en la misma frase.

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, mantiene la cotización aceptada y la expedición resultante como un solo registro continuo — Q-YYYY-NNNN pasa a ser S-YYYY-NNNN — así que el plazo que anunciaste al cotizar sigue pegado a la expedición por la que te preguntan. Cargavo no tiene API ni EDI con transportistas, de modo que no recibe eventos de estado en vivo: lo que conserva es lo que anunciaste y lo que registraste, que es exactamente sobre lo que gira una discusión de plazos.

Recoge los contactos como funciones, no como personas. Una dirección de reservas que pertenece a un solo operativo deja de funcionar la semana que ese operativo está de vacaciones, y lo descubrirás un viernes a las 17:30.

• Reservas — un buzón compartido o un portal, más el horario del mostrador que hay detrás.
• Gestión de cuenta — una persona con nombre y teléfono directo, para dudas de tarifa y excepciones.
• Reclamaciones — una dirección específica, porque una reclamación enviada al mostrador de reservas es una reclamación de la que nadie responde.
• Fuera de horario — el número que contesta cuando un camión está delante de una puerta cerrada, y las horas en que efectivamente contesta.
• Administración — dónde van las incidencias de factura y cuál es el plazo de pago en días desde la fecha de factura.

Después consigue por escrito las reglas de reclamación, porque los plazos son cortos y corren desde la entrega, no desde el día en que se queja tu cliente. Bajo el Convenio CMR, la pérdida o el daño aparentes deben anotarse en el momento de la entrega, sobre la carta de porte. El daño no aparente debe notificarse en un plazo de 7 días desde la entrega, excluidos domingos y festivos. Una reclamación por retraso exige reserva escrita en un plazo de 21 días desde que la mercancía se pone a disposición del destinatario. Las acciones prescriben, con carácter general, al año. Esos son los límites exteriores del Convenio; cada transportista añade requisitos de procedimiento — fotografías, copia del albarán o remito con reservas anotadas, factura comercial — y el momento de saber cuáles es ahora, no durante la reclamación.

Escribe los plazos en la ficha del transportista y cuéntaselos una vez al equipo de operaciones. La trampa práctica es la ventana de siete días: un destinatario que desembala el cuarto día y escribe a tu cliente el octavo ya ha cerrado la reclamación, y ninguna buena voluntad la reabre.

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, mantiene la mensajería contextual pegada a cada cotización y a cada expedición, así que el intercambio que demuestra cuándo se comunicó un problema está en el registro y no repartido en cuatro buzones personales. Cargavo no es un sistema de gestión de reclamaciones y no vigila los plazos por ti: lo que te da es evidencia, y la agenda sigue siendo tuya.

El checklist tiene fecha de caducidad. Una tarifa vence, un certificado de seguro vence, una base de combustible se renegocia, el precio de una opción cambia en la renovación. Un alta que vive en un hilo de correo se degrada en silencio; un alta que vive en un registro se degrada a la vista.

Cuatro costumbres la mantienen utilizable:

• Un tarifario por tarifa, por moneda y con fechas. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, guarda las tarifas como tarifarios weight_zone, pallet, mpl_bracket o hybrid_weight con una moneda explícita entre EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD y PLN, de modo que una tarifa nacional en moneda local y una tarifa de exportación en euros nunca se mezclan en la misma tabla.
• Sustituir, nunca sobrescribir. Cuando llega una tarifa nueva, cierra el tarifario antiguo en su último día válido y abre uno nuevo. Una cotización emitida en marzo tiene que seguir siendo explicable en junio.
• Agenda el vencimiento más próximo. Licencia, certificado de seguro y tarifa llevan cada uno su fecha. La que importa es la primera que llegue.
• Concilia las primeras facturas. Coge los primeros envíos hechos con el transportista nuevo y compara transporte, combustible y cada línea de opción con la factura al céntimo. Es el único paso que demuestra de verdad que el alta era correcta, y suele destapar la pregunta del combustible de la sección anterior.

Dos límites que conviene decir sin rodeos. Cargavo no se conecta a APIs ni a EDI de transportistas, así que el alta nunca depende del departamento de informática del transportista — el razonamiento está en API, EDI o tarifario, en el pilar sobre integración de transportistas para comisionistas y en el procedimiento detallado de dar de alta a un transportista sin API. Y Cargavo no es un mercado de licitaciones ni un directorio de transportistas: pone precio al panel que ya negociaste. La capacidad de tarifarios y las importaciones asistidas varían según el plan — Starter 49 €/mes, Growth 149 €/mes, Scale 399 €/mes, facturación anual con unos dos meses gratis, prueba gratuita de 14 días sin tarjeta de crédito, detallado en la página de precios.