Integrar transportistas sin API: cómo cargar tu tarifario en un TMS

La integración de un transportista tiene dos capas. La capa de precios hace consultable su tarifario: dados un origen, un destino y un envío, el sistema devuelve un precio de compra. La capa operativa añade reservas, estados, etiquetas y documentos circulando entre los dos sistemas.

Para un agente de carga, la capa de precios es la que decide la facturación. No se vende lo que no se sabe cotizar, y cada minuto buscando un tramo de peso en una hoja de cálculo es un minuto que la competencia usa para responder antes.

El malentendido habitual es creer que «integrado» significa «conectado por API». No es así. Una integración es cualquier forma fiable y repetible de meter el tarifario de un transportista en tu sistema. Con esa definición, la mayoría de las agencias de transporte no tiene ningún transportista integrado: sus tarifas viven en adjuntos de correo, y cada cotización obliga a abrir Excel y rehacer la cuenta a mano. Un comisionista que trabaja con 12 transportistas y recibe 30 solicitudes de cotización al día hace cientos de búsquedas manuales por semana; cada una es una ocasión de leer la celda equivocada o el tarifario del año pasado.

Si eso describe tu día a día, la respuesta no es necesariamente un proyecto de API. Suele ser un TMS pensado para un comisionista de transporte sin flota, que convierte el propio tarifario en el punto de integración, en lugar de un TMS de flota facturado por vehículo y diseñado para camiones que tú no tienes.

En corto: una API devuelve un precio vivo a petición, el EDI hace circular documentos de gestión acordados, y el tarifario guarda la tarifa del transportista dentro de tu propio sistema, de modo que tu motor cotiza sin pedir nada a nadie. La comparativa completa — qué viaja, quién tiene que construirlo, plazos, frescura del precio y transportistas realmente alcanzables — está en API, EDI o tarifario.

El orden importa más que el ranking. Un agente de carga que empieza por los tarifarios cubre el 100 % de su panel desde el primer día y añade conexiones API más tarde, donde el volumen lo justifique; si empiezas por la API, parte de tu panel se queda sin cotizar durante meses. Cargavo solo implementa la tercera vía — sin conectores API con transportistas, sin EDI y sin conexión a bolsas de carga —, lo que traslada toda la exigencia a la estructura del tarifario, una disciplina en sí misma que tratamos en la guía de gestión de tarifarios de transportistas.

Un transportista regional de 25 camiones tiene jefes de tráfico, no desarrolladores: sus precios se negocian una vez al año, cliente por cliente, y una API en tiempo real le costaría dinero construirla y mantenerla para devolver las cifras que ya están en el tarifario que te mandó en enero. Por qué esa cuenta nunca le sale — y qué transportistas de carretera sí tienen API de tarifas — se desarrolla en nuestro artículo sobre cotizar transportistas regionales sin API.

La consecuencia para ti es comercial: son más baratos que las redes nacionales en sus rutas de origen y menos competidores los cotizan. Si tu software solo integra por API, tu panel queda limitado por el presupuesto informático de terceros; la integración por tarifario invierte la dependencia — el transportista no hace nada y la integración es tuya — y hace posible la cotización instantánea multi-transportista aunque ninguno de tus transportistas tenga API.

Casi toda tarifa de transporte terrestre sigue una de estas cuatro formas:

• Peso-zona (weight_zone): precios por cada 100 kg según zona de destino y tramo de peso, con la lógica del «paga por»: cuando facturar el umbral del tramo siguiente sale más barato que el peso tasable real, el motor se queda con el más barato de los dos.
• Por palet (pallet): un precio por número de palets y zona de destino. Habitual en carga paletizada regional.
• Tramo de metro lineal (mpl_bracket): tramos por metros lineales de carga (LDM), el estándar cuando la mercancía ocupa superficie más que peso. Ver cómo se calcula el metro lineal y nuestra calculadora de metros lineales, que convierte dimensiones de palets en LDM.
• Híbrida (hybrid_weight): una tarifa plana por debajo de un umbral de peso y precios por 100 kg por encima. Típica de los transportistas de grupaje.

El motor de precios de Cargavo soporta exactamente estas cuatro estructuras y ninguna más: si un tarifario no encaja en ninguna, mejor saberlo antes de firmar. Para integrar un transportista abres su hoja de Excel o CSV y la capturas de forma estructurada: zonas, tramos, precios, fechas de validez y divisa quedan en el formato que lee el motor, con el peso tasable (mínimo por metro lineal, peso volumétrico con factor de conversión configurable) y las reglas de redondeo definidas tarifario por tarifario. Hoy la captura es estructurada y manual — un constructor de tarifarios estructurado que lea el archivo por ti está en la hoja de ruta — y esa exigencia es una ventaja: una tarifa que no encaja en el modelo se detecta al cargarla, no en una factura tres semanas después.

Con el tarifario dentro, la tarifa deja de ser un documento y pasa a ser un servicio: cualquier envío, tarificado en milisegundos, por todos los transportistas a la vez. Para la mecánica completa de tramos, zonas y validez, consulta la guía de gestión de tarifarios y la tipología de los cuatro tipos de tarifario de transporte.

Esta es la lista que siguen las agencias de transporte en activo, con tiempos realistas para una tarifa de grupaje normal:

1. Identificar la estructura del tarifario (5 min). Abre la tarifa y pregúntate: ¿cotiza por 100 kg según zona y tramo de peso, por palet, por metro lineal, o plana y luego por 100 kg? Eso señala una de las cuatro estructuras.
2. Crear el tarifario (5 min). Ponle nombre, elige la divisa — Cargavo gestiona siete: EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD, PLN — y copia las fechas de validez de la portada de la tarifa.
3. Capturar zonas y tramos (25–35 min). Es el grueso del trabajo: trasladar filas y columnas del Excel al tarifario estructurado, incluida la zonificación por provincias o códigos postales.
4. Añadir recargos y opciones (5 min). Recargo por combustible indexado, hayón, ADR (mercancías peligrosas), entrega con cita previa, seguro ad valorem: todo lo que la tarifa liste como extra.
5. Definir tus reglas de margen (5 min). Un margen por defecto en el tarifario, excepciones por cliente o por tramo, en porcentaje o en importe absoluto.
6. Probar tres envíos conocidos (10 min). Toma expediciones que ya cotizaste a mano y compara. Si las tres coinciden, el tarifario pasa a producción.

Desde ese momento el transportista aparece en cada comparación multi-transportista que lance tu equipo o tu portal de clientes. Esta es la parte tarifaria del alta de un transportista; la parte contractual — certificados de seguro, licencia, gestión de la carta de porte CMR — corre en paralelo. El procedimiento detallado está en nuestro manual para dar de alta un transportista sin API. Puedes hacer el ejercicio con una tarifa real durante la prueba gratuita de 14 días, sin tarjeta de crédito.

Integrar un transportista significa que sus precios de compra pasan a vivir dentro de tu sistema, lo que plantea de inmediato la pregunta de quién puede verlos. La respuesta debe ser: tu equipo, y nadie más.

En Cargavo los márgenes se definen por cliente, por tarifario o por tramo, en porcentaje o en importe absoluto. En porcentaje, el motor aplica la fórmula p/(1−m): un precio de compra p de 400 € con un margen m del 20 % da un precio de venta de 500 €, es decir un margen real del 20 % sobre la venta y no un simple coeficiente de 1,20. Confundir margen sobre coste y margen sobre venta cuesta puntos de rentabilidad todos los días; el motor zanja la cuestión de una vez. El detalle está en margen en porcentaje o margen fijo.

El cálculo ocurre en el servidor, en cada cotización de fletes. Nadie del equipo tiene que recordar el recargo correcto y nadie puede enviar un precio de compra por error: el precio de venta se calcula antes de que nada llegue a una pantalla. Es también lo que garantiza que el precio que ve el cliente y el precio guardado en el expediente sean el mismo.

El lado del cliente está sellado por diseño. Tus clientes tienen un portal de cliente con precios instantáneos, reserva y seguimiento, y solo ven precios de venta. Tarifas de compra, tarifarios de transportistas y reglas de margen nunca se exponen al portal; mira cómo evitar que tu cliente vea el precio de compra del transportista.

Cada cotización lleva una referencia con el formato Q-YYYY-NNNN (por ejemplo Q-2026-0184) y cada expedición la suya con el formato S-YYYY-NNNN (S-2026-0097), así que rastreas el margen realmente ganado operación por operación en lugar de descubrirlo a fin de mes. Por debajo, los datos de cada organización están estrictamente aislados en infraestructura de Google Cloud: tus tarifas negociadas nunca son visibles para otra agencia de la plataforma. Cómo esos precios con margen protegido se convierten en negocio ganado es el tema de nuestra guía de cotización digital de fletes.

Con API o EDI, cada transportista es un proyecto: alcance, desarrollo o cuotas de conector, pruebas y coordinación con su departamento informático. Se justifica cuando cientos de envíos diarios pasan por una misma conexión. Para una agencia de cinco personas con quince transportistas, casi nunca.

La integración por tarifario sustituye el proyecto por una tarea. El coste es tu suscripción más una hora aproximada de captura estructurada por transportista:

• Starter — 49 € al mes: 10 tarifarios, 3 miembros de equipo, 25 clientes, 200 cotizaciones al mes. Suficiente para integrar tu panel principal.
• Growth — 149 € al mes: 50 tarifarios, 10 miembros, 150 clientes, 1.500 cotizaciones al mes, onboarding asistido.
• Scale — 399 € al mes: 200 tarifarios, 30 miembros, 1.000 clientes, 10.000 cotizaciones al mes, acceso API y portal de marca blanca.

El precio es el mismo tengas cero camiones o cero conductores: Cargavo no cobra por vehículo, porque un agente de carga no tiene ninguno. La facturación anual regala aproximadamente dos meses, y todos los planes empiezan con 14 días de prueba gratis sin tarjeta de crédito; todos los detalles en la página de precios y en nuestra guía de precios de los TMS.

Un despliegue realista: integra tus tres transportistas más activos en una tarde y cotízalos ese mismo día; el resto del panel, semana a semana. Compáralo con los despliegues de varios meses habituales en las plataformas corporativas y la decisión suele tomarse sola; mira nuestra guía de compra de TMS para comisionistas y agentes de carga.