Cómo convertir un tarifario de Excel en cotizaciones instantáneas

Un tarifario de transportista no es una lista de precios. Es una lista de precios más seis reglas no escritas que viven en la cabeza de quien cotiza: qué columna decide la zona, si la etiqueta de un tramo significa “hasta” o “desde”, cuándo el metro lineal de carga manda sobre el peso real, cuándo muerde el mínimo de facturación, qué margen lleva ese cliente y si el recargo por combustible va dentro o fuera del precio impreso. La hoja de cálculo solo es legible porque una persona aporta esas seis reglas cada vez que la abre.

Reconstruir el tarifario significa escribir esas reglas una sola vez, como datos. Ese es todo el trabajo. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, guarda cada tarifa de transportista como una estructura y recalcula cada cotización a partir de ella, de modo que las seis reglas se aplican igual en la petición número cuarenta del día y en la que entra a las 22:00 por el portal del cliente.

El mapeo se hace en un orden fijo, porque cada decisión condiciona la siguiente:

1. Estructura — qué indexan realmente las filas y las columnas.
2. Zonas — cómo un código postal de destino se resuelve a una columna de precio.
3. Tramos — los límites, la unidad, el mínimo de facturación y la regla de peso pagante.
4. Peso tasable — mínimo por metro lineal, factor de conversión volumétrico y redondeo.
5. Margen — porcentual o absoluto, por tarifario, por tramo o por cliente.
6. Recargos y servicios adicionales — combustible indexado, hayón, ADR, seguro ad valorem.

Calcula aproximadamente una hora para el primer tarifario y bastante menos después, porque los transportistas de un mismo segmento publican las mismas formas. Si buscas el argumento estratégico de fondo, lee el pilar sobre cotización digital de fletes; el resto de la categoría está en cotización y automatización. Esta guía es la parte mecánica: qué tocas, en qué orden y cómo sabes que está bien.

Todo tarifario de transporte terrestre que vayas a recibir tiene una de estas cuatro formas. Identificarla lleva diez segundos si sabes dónde mirar: la primera columna dice qué indexa la hoja y una sola celda dice cuál es la unidad.

Dos trampas. La primera: un mismo libro de Excel suele contener varios tarifarios. Una pestaña “Península”, una pestaña “Exportación” y una pestaña “Baleares y Canarias” son tres tarifas distintas con tramos y zonas distintos, y cada una se carga como un tarifario propio; nunca como uno solo con los tramos mezclados. La segunda: la matriz puede estar transpuesta, con las zonas arriba y los tramos a la izquierda o al revés. La estructura no cambia, solo cambia qué eje mapeas a zonas.

Una hoja que no se parece a ninguna de las cuatro casi siempre es un híbrido disfrazado: un bloque cerrado de “hasta 100 kg” arriba y una escala por 100 kg debajo, impresos como si fueran una única tabla. Mapéala como hybrid_weight con el umbral en el corte impreso. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, usa estas cuatro estructuras tanto para la compra como para la venta, así que la tarifa del transportista y el precio que cotizas nunca viven en dos sistemas distintos. La tipología completa está en la guía de tipos de tarifario, y el mantenimiento en el día a día en gestión de tarifarios de transportistas.

Las zonas son el punto donde los tarifarios fallan en silencio, porque los transportistas las escriben para personas. Verás “Z1: 08, 17, 25, 43”, “Zona B: provincia de Valencia excepto códigos 46700–46780”, “Resto de la Península” y una nota a pie diciendo que Canarias, Ceuta y Melilla se cotizan aparte. Nada de eso es legible por una máquina, y esa ambigüedad es justamente lo que hoy resuelve una persona de memoria.

El destino de la carga es una búsqueda plana: clave de destino → clave de zona. En Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, eso es el mapa de zonas del tarifario, y limpiarlo son tres pasadas:

• Expande todos los rangos. “46700–46780” se convierte en entradas explícitas, no en una regla que alguien tiene que recordar. Los rangos que se quedan en prosa son la causa más frecuente de una cotización sacada de la columna equivocada.
• Elimina los solapamientos. Si una provincia aparece en dos zonas, la hoja tiene una excepción escrita en otro sitio. Encuéntrala antes de cargar el tarifario, porque una búsqueda que casa dos veces elegirá una en silencio.
• Decide la granularidad una sola vez. Provincia de dos dígitos, prefijo de tres dígitos o código postal completo: elige el nivel más fino que el transportista tarifica de verdad y úsalo en todo el tarifario. Mezclar niveles dentro de un mismo tarifario hace el mapa imposible de probar.

Después, trata los huecos con honestidad. “Resto de la Península” es una zona real con un precio real: créala. Canarias “a consultar” no es una zona con un precio alto: deja esa celda vacía para que el motor devuelva a consultar en lugar de inventar un precio. Un destino sin zona debe fallar con sin zona, porque una negativa se recupera y un precio plausible pero equivocado no. Las peticiones que caen en esos huecos siguen siendo negocio: mira cómo cotizar cuando ningún tarifario cubre la ruta. El diseño de zonas cuando trabajas con varios transportistas está en tarifarios y precios.

Las etiquetas de los tramos se escriben en al menos cuatro dialectos: “0–100”, “hasta 100 kg”, “100”, “101–200”. Todas describen lo mismo — un límite superior — así que la carga guarda una única lista ascendente de límites superiores, y un peso cae en el primer límite que no supera. Un envío de exactamente 100 kg pertenece al tramo de 100, no al de 200; los transportistas lo dan por supuesto y no lo escriben nunca.

Anota dos cosas más de la cabecera de la hoja. La unidad: una celda de 17,90 en una tarifa de grupaje casi siempre son 17,90 € por 100 kg, no 17,90 € por el envío completo. Y el mínimo de facturación, que suele aparecer una sola vez por zona en una esquina de la hoja y que se olvida sistemáticamente al cargar el tarifario: es el suelo que se aplica después de todas las demás reglas.

La regla del peso pagante, con números

Las escalas degresivas crean una trampa aritmética: puede salir más barato pagar por el peso de entrada del tramo siguiente que por tu peso real. Toma una zona a 17,90 € por 100 kg hasta 1.000 kg y 15,20 € por 100 kg hasta 2.000 kg, y un envío de 980 kg facturables.

• Peso real a la tarifa de su tramo: 17,90 € × 9,8 = 175,42 €
• Peso de entrada del tramo siguiente a su tarifa: 15,20 € × 10 = 152,00 €
• Precio aplicado: 152,00 € — el envío se factura como si pesara 1.000 kg y ahorra 23,42 €

Si tu carga de tarifario no implementa esa comparación, todos los envíos que quedan justo por debajo de un límite de tramo salen caros, y pierdes esas operaciones sin saber nunca por qué. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, aplica la comparación dentro del mismo motor que calcula el precio de venta, así que la compra y la venta no pueden discrepar sobre qué tramo se ha usado. Vale igual para grupaje que para carga completa: en carga completa el tramo alto se convierte simplemente en un precio cerrado por ruta.

El tarifario tarifica un peso. El cliente te da palets. Lo que convierte una cosa en la otra es la regla de peso tasable — también llamado peso facturable — y no está impresa en la tabla de precios: vive en las condiciones generales del transportista, en una línea del tipo “1 metro lineal = 1.500 kg” o “1 m³ = 333 kg”.

Se calculan tres candidatos y gana el mayor. Los metros lineales salen de la superficie de suelo ocupada, no del volumen: cada unidad ocupa (largo en metros × ancho en metros) ÷ 2,4, porque el piso de un semirremolque estándar mide 2,40 m de ancho. Un europalet de 1,20 × 0,80 m ocupa por tanto 0,4 metros lineales.

Ejemplo con dos palets no apilables de 1,20 × 0,80 × 1,10 m y 190 kg cada uno, con un mínimo de 1.500 kg por metro lineal y un factor de conversión de 333 kg por metro cúbico:

El envío se cotiza sobre 1.200 kg, no sobre 380 kg. Un comisionista de transporte o un agente de carga que carga la tabla de precios y se salta esta regla vende ese palet tres veces por debajo de su coste y luego culpa a la factura del transportista. El redondeo se añade al final: muchas tarifas de grupaje redondean al alza al siguiente múltiplo de 10 kg por encima de 100 kg, y por eso 1.197 kg se facturan como 1.200 kg.

En Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, estos ratios son datos del tarifario y nunca constantes del código: un transportista que aplica 1.750 kg por metro lineal y otro que aplica 1.500 kg conviven sin tocar nada. Tratamiento en profundidad en el metro lineal de carga explicado.

Un tarifario cargado es un tarifario de compra. Nada de él debería cambiar cuando vendes: el precio de venta es la misma búsqueda con una regla de margen aplicada encima. Eso es lo que hace que compra y venta sean reconciliables: misma zona, mismo tramo, mismo peso tasable, una multiplicación más.

Hay dos tipos de margen y la diferencia no es cosmética. El margen porcentual se expresa sobre el precio de venta y se calcula como p/(1−m): una compra de 182,40 € al 18 % se vende a 182,40 ÷ 0,82 = 222,44 €, de los cuales 40,04 € son exactamente el 18 % de 222,44 €. La misma cifra tratada como recargo sobre coste daría 182,40 × 1,18 = 215,23 € y un margen real del 15,3 %. El margen absoluto suma en cambio una cantidad fija, que es lo que quieres en los tramos baratos de corta distancia, donde un porcentaje deja 4 € de beneficio bruto.

El orden de resolución importa cuando las reglas se solapan. En Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, gana la regla más específica: un margen puesto sobre un tramo concreto vence al margen del tarifario, que vence al margen por defecto del cliente. Así mantienes un 22 % en los tramos de 0–100 kg, donde se esconde el coste de manipulación, y un 12 % en los tramos de 2.000 kg, donde compites por precio.

Después vienen las dos partidas que quedan fuera de la base de transporte:

• Recargo por combustible — un porcentaje del importe de transporte, calculado sobre la base de compra para el precio de compra y sobre la base de venta para el precio de venta. Puedes cotizar a tu cliente una indexación distinta de la que te aplica el transportista.
• Servicios adicionales — hayón, ADR, seguro ad valorem, cita previa de entrega, intercambio de palets. Cada uno lleva un coste de transportista y un precio de cliente. Un servicio tarificado solo en la compra se vende a coste, y eso es una fuga silenciosa.

Los márgenes se aplican en el servidor en cada cotización, así que ni un comercial puede olvidarlos ni un cliente puede leerlos: mira cómo evitar que tu cliente vea el precio de compra. Cargavo cotiza además en EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD y PLN. La comparación entre porcentaje y cantidad fija está en margen porcentual o margen fijo, y los límites de cada plan en la página de precios.

La validación es el paso que se salta todo el mundo y el único que produce confianza. Coge envíos que facturaste el mes pasado, pásalos por el tarifario cargado y compara el desglose en lugar del importe final.

Seguimos con el ejemplo: 1.200 kg facturables a una zona de 15,20 € por 100 kg en el tramo de 2.000 kg, con un recargo por combustible del transportista del 8,5 %, un hayón que cuesta 25,00 € y se vende a 32,00 €, y un 18 % de margen sobre el transporte.

El beneficio bruto es de 50,45 €, es decir el 18,5 % de 273,35 € y no el 18 %, porque el hayón lleva su propio diferencial. Esa distancia es justamente la razón para leer líneas y no totales. Cuando una línea no cuadra con tu factura, la causa casi siempre es una de estas cinco: el mapa de zonas mandó el envío a la columna vecina, el límite del tramo se guardó como “desde” en lugar de “hasta”, falta la comparación del peso pagante, no se declaró el mínimo por metro lineal, o se olvidó el mínimo de facturación.

Lo que cargar un tarifario no hace

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, agentes de carga y transitarios de terrestre, lee el archivo que ya tienes: no se conecta con los transportistas. No hay API ni enlace EDI, así que un transportista que revisa precios en abril te manda un tarifario nuevo y tú lo vuelves a cargar; nada llega solo. Tampoco es una bolsa de cargas, ni un marketplace de licitaciones, ni un sistema de flota o de despacho. Lo que sí te da es un hilo continuo: una cotización aceptada con número Q-YYYY-NNNN se convierte en una expedición con número S-YYYY-NNNN, tarificada por el mismo tarifario que arrancó la conversación. La secuencia de alta de toda una cartera de transportistas está en reconstruir un tarifario de Excel a un TMS.