Transformer une grille tarifaire Excel en devis transport instantané

Une grille tarifaire transporteur n’est pas une liste de prix. C’est une liste de prix plus six règles non écrites qui vivent dans la tête de celui qui cote : quelle colonne détermine la zone, si l’étiquette d’une tranche veut dire « jusqu’à » ou « à partir de », quand le mètre plancher prend le pas sur le poids réel, quand le minimum de perception s’applique, quelle marge ce client obtient, et si le gazole est inclus dans le tarif imprimé ou repris en pied de facture. Le tableur n’est lisible que parce qu’un humain rejoue ces six règles à chaque ouverture.

Reprendre la grille, c’est écrire ces six règles une seule fois, sous forme de données. C’est tout le travail. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret routier, stocke chaque tarif transporteur comme une grille structurée et recalcule chaque cotation à partir d’elle : les six règles s’appliquent à l’identique sur la quarantième demande de la journée comme sur celle qui tombe à 22 h par le portail client.

Le mapping suit un ordre fixe, parce que chaque décision contraint la suivante :

• Modèle de grille — ce que les lignes et les colonnes indexent réellement.
• Zonage — comment un code postal de destination se résout en colonne de tarif.
• Tranches — les bornes, l’unité, le minimum de perception, la règle du payant-pour.
• Poids taxable — plancher au mètre plancher, ratio volumétrique, pas d’arrondi.
• Marge — en pourcentage ou en valeur absolue, par grille, par tranche ou par client.
• Surcharges et options — indexation gazole, hayon, ADR, assurance ad valorem.

Comptez environ une heure pour la première grille, nettement moins ensuite : les transporteurs d’un même segment publient les mêmes formes de tableau. Pour l’argumentaire de fond, lisez le pilier sur la cotation transport digitalisée ; le reste de la catégorie est rangé sous cotation et automatisation. Ce guide-ci est la partie mécanique : ce que vous saisissez, dans quel ordre, et comment vous savez que c’est juste.

Tout tarif routier que vous recevrez a l’une de ces quatre formes. L’identifier prend dix secondes quand on sait où regarder : la première colonne dit ce que le tableau indexe, et une seule case dit l’unité.

Deux pièges. Le premier : un classeur contient souvent plusieurs grilles. Un onglet « France », un onglet « Benelux » et un onglet « Corse » sont trois tarifs distincts, avec des jeux de tranches différents ; chacun devient sa propre grille, jamais une grille unique à liste de tranches fusionnée. Le second : la matrice peut être transposée, zones en haut et tranches à gauche ou l’inverse. Le modèle ne change pas, seul change l’axe que vous mappez sur les zones.

Une grille qui ne ressemble à aucun des quatre modèles est presque toujours une hybride déguisée : un bloc forfaitaire « jusqu’à 100 kg » en haut, puis un barème aux 100 kg en dessous, imprimés comme s’il s’agissait d’un seul tableau. Mappez-la en hybrid_weight avec le seuil placé à la rupture imprimée. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, utilise ces quatre modèles à l’achat comme à la vente : le tarif du transporteur et le prix que vous cotez ne vivent jamais dans deux systèmes différents. La typologie complète est dans le guide des types de grilles tarifaires, et l’entretien des grilles dans la gestion des grilles transporteurs.

Le zonage est l’endroit où les imports déraillent en silence, parce que les transporteurs l’écrivent pour des humains. Vous lirez « Z1 : 59, 62, 80, 02, 60 », « Zone B : départements 69 et 01 sauf 01100–01130 », « Reste de la France », et une note de bas de page indiquant que la Corse et les îles sont cotées séparément. Rien de tout cela n’est lisible par une machine, et c’est exactement cette ambiguïté qu’un exploitant tranche aujourd’hui de mémoire.

La cible du paramétrage est une table plate : clé de destination → clé de zone. Dans Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret routier, c’est le zonage de la grille, et le nettoyer demande trois passes :

• Développez toutes les plages. « 01100–01130 » devient des entrées explicites, pas une règle que quelqu’un doit se rappeler. Une plage laissée en prose est la première cause de cotation calculée sur la mauvaise colonne.
• Supprimez les recouvrements. Si un département apparaît dans deux zones, c’est qu’une exception est écrite ailleurs dans le fichier. Trouvez-la avant de reprendre : une table qui correspond deux fois choisira silencieusement l’une des deux.
• Fixez la granularité une bonne fois. Département à deux chiffres, préfixe de code postal à trois chiffres ou code postal complet : retenez le niveau le plus fin que le transporteur tarife réellement, et gardez-le pour toute la grille. Mélanger les niveaux rend le zonage intestable.

Traitez ensuite les trous honnêtement. « Reste de la France » est une vraie zone avec un vrai tarif : créez-la. La Corse cotée sur demande n’est pas une zone à tarif élevé : laissez la case vide pour que le moteur réponde sur demande au lieu d’inventer un prix. Une destination sans zone correspondante doit échouer avec zone inconnue — un refus se rattrape, un prix faux mais crédible ne se rattrape pas. Les demandes qui tombent dans ces trous restent dans votre pipeline : voir coter une relation qu’aucune grille ne couvre. La construction d’un zonage cohérent sur plusieurs transporteurs est traitée dans grilles et tarification.

Les étiquettes de tranches s’écrivent dans au moins quatre dialectes : « 0–100 », « jusqu’à 100 kg », « 100 », « 101–200 ». Elles décrivent toutes la même chose, une borne supérieure. Le paramétrage stocke donc une seule liste croissante de bornes, et un poids tombe dans la première borne qu’il ne dépasse pas. Une expédition de 100 kg exactement appartient à la tranche 100, pas à la tranche 200 ; les transporteurs le supposent acquis et ne l’écrivent jamais.

Relevez deux informations de plus dans l’en-tête du tableau. L’unité d’abord : une case à 17,90 sur un tarif de messagerie est presque toujours 17,90 € aux 100 kg, pas 17,90 € pour l’envoi. Le minimum de perception ensuite, généralement imprimé une fois par zone dans un coin du fichier et oublié au moment du paramétrage — c’est le plancher appliqué après toutes les autres règles.

Le payant-pour, avec les chiffres

Un barème dégressif crée un piège arithmétique : il peut être moins cher d’être taxé sur le poids d’entrée de la tranche suivante que sur son poids réel. Prenons une zone à 17,90 € aux 100 kg jusqu’à 1 000 kg et 15,20 € aux 100 kg jusqu’à 2 000 kg, avec un envoi de 980 kg taxables.

• Poids réel au taux de sa tranche : 17,90 € × 9,8 = 175,42 €
• Poids d’entrée de la tranche suivante à son taux : 15,20 € × 10 = 152,00 €
• Prix retenu : 152,00 € — l’envoi est facturé comme s’il pesait 1 000 kg, soit 23,42 € d’économie

Si votre import n’implémente pas cette comparaison, tout envoi situé juste sous une borne de tranche est surfacturé, et vous perdez ces lots sans jamais savoir pourquoi. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, applique la comparaison dans le moteur qui calcule aussi le prix de vente : l’achat et la vente ne peuvent pas diverger sur la tranche retenue. La définition courte du payant-pour est au glossaire.

La grille tarife un poids. Le client, lui, vous donne des palettes. Ce qui convertit l’un en l’autre s’appelle le poids taxable, et il n’est jamais imprimé dans le tableau des tarifs : il vit dans les conditions générales du transporteur, sous une ligne du type « 1 mètre plancher = 1 500 kg » ou « 1 m³ = 333 kg ».

Trois candidats sont calculés et le plus élevé l’emporte. Le mètre plancher se déduit de la surface au sol, pas du volume : une unité occupe (longueur en mètres × largeur en mètres) ÷ 2,4, parce qu’un plancher de semi-remorque fait 2,40 m de large. Une palette Europe de 1,20 × 0,80 m occupe donc 0,4 LDM.

Exemple sur deux palettes non gerbables de 1,20 × 0,80 × 1,10 m pesant 190 kg chacune, avec un plancher de 1 500 kg par mètre plancher et un ratio volumétrique de 333 kg par mètre cube :

L’envoi est coté sur 1 200 kg, pas sur 380 kg. Un commissionnaire qui importe le tableau des tarifs mais saute cette règle vend ces deux palettes trois fois trop bas, puis accuse la facture du transporteur. Ajoutez le pas d’arrondi en dernier : beaucoup de tarifs de messagerie arrondissent aux 10 kg supérieurs au-delà de 100 kg, ce qui explique que 1 197 kg soient facturés 1 200 kg.

Ces ratios sont des données de grille dans Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret routier, jamais des constantes : un transporteur à 1 750 kg par LDM et un transporteur à 1 500 kg par LDM cohabitent sans modification du code. Pour tester vos propres dimensions, utilisez le calculateur de poids taxable, et pour le détail du calcul, la tarification au mètre plancher (LDM).

Une grille reprise est une grille d’achat. Rien n’y change quand vous vendez : le prix de vente est la même recherche, avec une règle de marge appliquée par-dessus. C’est ce qui rend l’achat et la vente réconciliables — même zone, même tranche, même poids taxable, une multiplication de plus.

Deux types de marge, et la différence n’est pas cosmétique. Une marge en pourcentage s’exprime sur le prix de vente (taux de marque) et se calcule p/(1−m) : un achat de 182,40 € à 18 % se vend 182,40 ÷ 0,82 = 222,44 €, dont 40,04 € représentent exactement 18 % de 222,44 €. Le même chiffre traité en coefficient multiplicateur donnerait 182,40 × 1,18 = 215,23 € et une marge réalisée de 15,3 %. Une marge absolue ajoute un montant fixe à la place : c’est ce qu’il vous faut sur les petites tranches courte distance, où un pourcentage ne rapporte que 4 € de marge brute.

L’ordre de résolution compte quand les règles se recouvrent. Dans Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, la règle la plus spécifique gagne : une marge posée sur une tranche précise d’une grille précise l’emporte sur la marge de la grille, qui l’emporte sur la marge par défaut du client. C’est ainsi que vous gardez 22 % sur les tranches 0–100 kg où se cache le coût de manutention, et 12 % sur les tranches 2 000 kg où vous vous battez au prix.

Viennent ensuite les deux ajouts qui vivent hors de la base transport :

• Surcharge gazole — un pourcentage du montant transport, calculé sur la base d’achat pour le prix d’achat et sur la base de vente pour le prix de vente. Vous pouvez appliquer à votre client une indexation différente de celle que le transporteur vous applique. Définition au glossaire : surcharge carburant.
• Options — hayon, ADR, assurance ad valorem, livraison sur rendez-vous, échange de palettes. Chacune porte un coût transporteur et un prix client. Une option tarifée seulement à l’achat est revendue à prix coûtant : c’est une fuite silencieuse.

Les marges sont appliquées côté serveur à chaque cotation : un commercial ne peut pas en oublier une, un client ne peut pas en lire une. Le comparatif détaillé est dans marge en pourcentage ou marge fixe ; les limites de chaque abonnement sont sur la page tarifs.

La validation est l’étape que les commissionnaires sautent, et c’est la seule qui produit de la confiance. Prenez des expéditions facturées le mois dernier, passez-les dans la grille reprise, et comparez le détail plutôt que le bas de page.

Suite de l’exemple : 1 200 kg taxables vers une zone à 15,20 € aux 100 kg dans la tranche 2 000 kg, une surcharge gazole transporteur de 8,5 %, un hayon qui coûte 25,00 € et se vend 32,00 €, et 18 % de marge sur le transport.

La marge brute ressort à 50,45 €, soit 18,5 % de 273,35 € — pas 18 %, parce que le hayon porte son propre écart. Cet écart est précisément la raison de lire les lignes et non les totaux. Quand une ligne diverge de votre facture, la cause est presque toujours l’une de ces cinq-là : le zonage a envoyé l’envoi sur la colonne voisine, la borne de tranche a été saisie en « à partir de » au lieu de « jusqu’à », la comparaison du payant-pour manque, le plancher au mètre plancher n’a pas été déclaré, ou le minimum de perception a été oublié.

Ce que le paramétrage d’une grille ne fait pas

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret routier, lit le fichier que vous avez déjà ; il ne se connecte pas aux transporteurs. Pas d’API, pas d’EDI : un transporteur qui retarife en avril vous envoie une nouvelle grille et vous la reprenez, rien n’arrive tout seul. Ce n’est pas non plus une bourse de fret, ni une place de marché d’appels d’offres, ni un logiciel de gestion de flotte ou de tournées. Ce que vous obtenez en échange, c’est une chaîne continue : une cotation acceptée numérotée Q-YYYY-NNNN devient une expédition numérotée S-YYYY-NNNN, tarifée par la grille qui a ouvert la conversation. La séquence d’onboarding d’un portefeuille transporteurs complet est dans reprendre ses grilles tarifaires Excel dans un TMS.