Cotations transport sur Excel : 6 signes qu'il faut arrêter

On ne dépasse pas le tableur au nombre de salariés. Beaucoup de sociétés d'affrètement à deux personnes exploitent un tarif transporteur unique dans un seul classeur pendant des années sans le moindre incident. Ce qui casse un fichier de tarification n'est pas le volume : c'est le nombre d'éléments indépendants qu'il doit tenir cohérents simultanément.

Comptez-les sur votre propre fichier. Un classeur de cotation opérationnel contient le tarif d'achat du transporteur, le prix de vente client, les règles de poids taxable (plancher au mètre plancher, ratio volumétrique, arrondis), la surcharge gazole du mois en cours, le prix de chaque option, et la marge propre à chaque compte. Six pièces mobiles, chacune maintenue à la main, chacune avec son propre cycle de mise à jour. Deux, cela se tient. Six, cela dérive.

Ce tableau se lit ligne par ligne, pas comme un score global. Une seule case dans la colonne de droite suffit, parce que chaque ligne échoue d'une manière différente et que les défaillances se cumulent. Quatre tarifs transporteurs répartis sur trois types de grille sont un tableur plus difficile que douze tarifs tous construits en zones × tranches de poids.

Les six signes ci-dessous sont les symptômes observables de ces défaillances. Chacun est un test que vous pouvez mener cette semaine sur des fichiers que vous avez déjà, et chacun est chiffré. Si plusieurs s'appliquent, la question n'est plus « faut-il regarder un logiciel » mais celle de l'ordre des chantiers, traitée dans nos ressources sur le choix d'un TMS.

C'est le signe le plus coûteux et le plus difficile à voir, parce que rien n'a l'air anormal. Le devis transport est bien présenté, le montant est plausible, le client accepte. La marge n'est simplement pas celle que vous croyez.

Le mécanisme est toujours le même : le côté vente d'un tableur est presque toujours une copie. Quelqu'un a créé un onglet « tarif client » en collant les prix du transporteur et en ajoutant une colonne de majoration. À cet instant précis, l'onglet devient une photographie. La hausse suivante du transporteur arrive dans le fichier de coûts, et la photographie continue de vendre le coût du trimestre précédent.

Exemple chiffré : une hausse tarifaire non répercutée

Prenons une expédition de groupage de 3 palettes, 620 kg bruts, vers la zone 3, sur une grille zones × tranches de poids. La marge cible est de 18 %, appliquée avec la formule de vente p/(1−m).

• Fichier de coûts à jour — tranche 500 à 999 kg, zone 3 : 18,40 € les 100 kg. 6,20 × 18,40 = 114,08 €, plus une surcharge gazole de 9 % = 124,35 € d'achat.
• Prix de vente correct — 124,35 / 0,82 = 151,65 €.
• Tarif client périmé — il contient encore 16,90 € les 100 kg. 6,20 × 16,90 = 104,78 €, plus 9 % = 114,21 €, puis 114,21 / 0,82 = 139,28 € cotés.
• Marge réalisée — (139,28 − 124,35) / 139,28 = 10,7 %, et non 18 %.
• Écart — 12,37 € par expédition. Sur 12 expéditions par mois sur cette relation, 148,44 € de marge disparus, sans rien dans le fichier pour le signaler.

Le correctif n'est pas la discipline, c'est l'architecture : un moteur unique qui calcule le prix d'achat puis en dérive le prix de vente, de sorte qu'un prix de vente désaccordé du coût courant ne puisse pas exister. Cette séparation entre la table stockée et le calcul est expliquée dans grille tarifaire ou moteur de tarification, et l'arithmétique elle-même — taux de marge contre taux de marque — dans marge et coefficient multiplicateur. Dans Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, le même moteur produit les deux prix : l'achat sans marges, la vente avec.

Faites le test littéralement. Donnez à un collègue qui ne cote pas d'habitude une vraie demande — 4 palettes de 1,2 × 0,8 m, 210 kg chacune, non gerbables, Lyon vers Barcelone — et le classeur. Ne dites rien d'autre. Puis observez les questions qu'il pose.

Il posera l'essentiel de celles-ci, et chacune correspond à une règle qui n'existe nulle part dans le fichier :

• Quel poids je cherche dans la grille : le poids brut, ou le poids taxable après application du plancher au mètre plancher ?
• On tombe à 995 kg ; le minimum de la tranche 1 000 kg est-il moins cher, et ai-je le droit de facturer ce payant-pour ?
• La surcharge gazole est-elle déjà dans ces cases, ou s'ajoute-t-elle après ?
• Ce client est à 15 % ou à 22 %, et sur quelle base de calcul ?
• Ce tarif est-il encore valable, ou a-t-il expiré le 31 mars ?

Un tableur stocke des nombres. Il ne stocke pas la procédure qui transforme ces nombres en prix. Cette procédure vit chez la personne qui a construit le fichier — c'est pourquoi des sociétés d'affrètement de cinq personnes ont couramment une capacité de cotation de un, et pourquoi les congés et les arrêts maladie apparaissent dans les chiffres sous forme de demandes de cotation sans réponse plutôt que d'absences.

Les règles qui disparaissent sont toujours les mêmes : le poids taxable (plancher au mètre plancher et ratio volumétrique, qui vaut 250 ou 333 kg/m³ selon le transporteur), la règle du payant-pour sur les tranches de poids, les arrondis, le minimum de facturation, et les options déjà incluses dans le tarif. Chacune est un paramètre déclaré dans une grille tarifaire structurée, et une habitude non écrite dans un classeur.

Les faire passer en configuration change la nature de la formation d'un collègue. Au lieu de plusieurs mois d'apprentissage sur « quel client a quelle marge », un nouvel opérateur cote correctement dès le premier jour, parce que les règles sont appliquées par le moteur et non mémorisées. Dans Cargavo, c'est aussi une frontière de droits : un rôle opérateur peut coter et réserver sans pouvoir modifier ni les grilles ni les marges. Les règles perdues dans un tableur sont listées transporteur par transporteur dans la checklist de référencement d'un transporteur.

Les fichiers de tarifs se multiplient pour des raisons ordinaires. Le transporteur envoie un nouveau PDF, quelqu'un le ressaisit. Un collègue fait une copie locale pour tester un scénario. Une version part par e-mail sur un portable et revient modifiée. En un an, le même tarif existe sous les noms TarifXYZ_2026.xlsx, TarifXYZ_2026_v2.xlsx, TarifXYZ_2026_MJ.xlsx et TarifXYZ_FINAL.xlsx, et l'écart entre eux tient dans trois cases que personne ne sait retrouver.

Le problème n'est pas la duplication. C'est qu'un tableur n'a aucune notion de validité. Une table de prix n'a de sens qu'accompagnée de deux dates — le jour où elle entre en vigueur et le jour où elle cesse de s'appliquer — et un fichier n'en porte aucune. Il ne peut donc pas répondre aux deux seules questions qui comptent quand un client conteste une facture : quels prix étaient en vigueur le 14 avril, et lequel de ces fichiers a réellement servi à coter ?

Le test

1. Cherchez le nom d'un transporteur sur votre serveur partagé.
2. Comptez les fichiers qui contiennent des prix.
3. Ouvrez les deux plus récents et comparez la même case — une tranche de poids intermédiaire dans votre zone la plus chargée.

Si les deux cases diffèrent, toutes les cotations envoyées le mois dernier ont été tarifées à pile ou face. Si elles sont identiques, vous avez de la redondance plutôt que de la divergence : c'est survivable, mais chaque hausse devra quand même être appliquée à quatre endroits.

Une grille structurée remplace la convention de nommage par des dates d'effet et d'expiration portées par les prix eux-mêmes : un tarif périmé cesse de produire des prix au lieu d'en produire discrètement de faux. La mécanique de paramétrage — cellules fusionnées, zones en texte libre, tranches qui se chevauchent — est traitée dans reprendre une grille tarifaire Excel dans un TMS. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret, ne conserve qu'une grille active par tarif transporteur : « quelle version » n'est plus une question que l'équipe peut se poser.

Les erreurs dangereuses ne sont pas les fautes de frappe. Une faute de frappe produit 4 782 € là où 478 € étaient attendus, et elle est vue immédiatement. Celles qui survivent sont celles qui produisent un nombre croyable.

Mauvais poids recherché. Le tarif est appliqué au poids brut alors qu'il devrait l'être au poids taxable, ou l'inverse.

Mauvaise unité lue. Un taux exprimé aux 100 kg est multiplié comme s'il était au kilo, ou une case à 0,184 €/kg est lue comme 18,40 € les 100 kg, dans un classeur où les deux conventions cohabitent sur des onglets différents.

Recherche en valeur approchée. Une table de tranches interrogée en correspondance approximative renvoie la ligne inférieure au poids de l'envoi quand la borne est posée sur la limite haute : une tranche trop bon marché, systématiquement, sur chaque expédition proche d'une borne.

Exemple chiffré : poids brut au lieu de poids taxable

Quatre palettes non gerbables de 1,2 × 0,8 m, 120 kg chacune — 480 kg bruts.

• Surface au sol : 4 × 0,96 m² = 3,84 m². Divisé par 2,4 = 1,6 mètre plancher.
• Avec un plancher transporteur de 1 850 kg par LDM : 1,6 × 1 850 = 2 960 kg taxables.
• Tarifé sur 480 kg — tranche 400 à 499 kg à 26,00 € les 100 kg = 124,80 €.
• Tarifé sur 2 960 kg — tranche 2 500 à 2 999 kg à 13,20 € les 100 kg = 390,72 €.
• Sous-facturation : 265,92 € sur une seule cotation, pour un envoi qui n'avait rien d'inhabituel.

Notez que le prix correct est plus élevé alors que le taux aux 100 kg est nettement plus bas — c'est exactement pour cette raison que l'erreur est invisible pour la personne qui cote. Le plancher varie d'un transporteur à l'autre (1 790 kg par mètre linéaire est une valeur couramment pratiquée) : il doit donc être paramétrable par grille, jamais codé en dur. Mesurez votre propre exposition avec le calculateur de mètre plancher, et lisez la tarification au mètre plancher (LDM) expliquée pour les règles de plancher et de poids volumétrique. Dans un moteur, le poids taxable est dérivé des dimensions avant la recherche : le mauvais poids ne peut pas être cherché.

Toutes les sociétés d'affrètement connaissent ce signe et la plupart le traitent comme une fatalité. Il vaut mieux le mesurer, parce que la mesure est simple et le résultat généralement inconfortable.

Prenez vos éléments envoyés du mois dernier, filtrez les cotations, et triez sur l'horodatage de la demande entrante plutôt que sur celui de votre réponse. Comptez celles arrivées après 18 h 00, avant 08 h 00, ou le week-end. Puis comptez combien d'entre elles ont reçu une réponse dans l'heure. Dans la plupart des petites structures, le second nombre est zéro, parce que le fichier était sur un poste fixe et la personne ailleurs.

Le délai vient rarement du calcul lui-même. En chronométrant les étapes séparément — lire la demande, relancer pour obtenir les dimensions manquantes, ouvrir le fichier, faire la recherche, rédiger l'e-mail — on constate que le calcul représente une fraction du temps écoulé, comme le détaille le délai de réponse à une demande de cotation. Le reste est de la file d'attente : attendre qu'une personne soit à un bureau, avec un fichier ouvert.

Il existe deux correctifs indépendants, qui résolvent deux moitiés différentes du problème :

• Déplacer le calcul sur un serveur. N'importe quel collègue autorisé peut alors coter depuis un téléphone entre deux rendez-vous, puisqu'il n'y a plus de fichier à posséder.
• Laisser le client faire le prix lui-même. Un portail à votre marque répond à 21 h 00 avec vos tarifs et la marge propre à ce compte, et renvoie une demande structurée au lieu de « environ 2 palettes, peut-être 800 kg ».

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, inclut le portail client dans tous les abonnements, à partir de 49 €/mois ; la marque blanche complète est une fonction du plan Scale (399 €/mois) — voir les formules et les prix. Ce portail n'est ni une bourse de fret ni une place de marché d'appels d'offres : il expose vos prix à vos propres clients, à eux seuls. Ce qu'il change concrètement pour une petite équipe est décrit dans le portail client de cotation pour commissionnaires.

Posez à votre équipe une question qui a une réponse définie : combien de cotations sont ouvertes en ce moment, pour quel montant, et qui suit chacune ? Si y répondre oblige plusieurs personnes à fouiller leur propre messagerie, le pipeline n'existe pas comme donnée. Il existe comme souvenir.

Cela coûte de l'argent à trois endroits distincts, qu'il faut séparer parce que seul le troisième est évident.

Rien n'est relancé

Une cotation envoyée mardi et restée sans réponse est indiscernable d'une cotation acceptée, sauf si quelqu'un s'en souvient. La relance qui emporte l'affaire est celle que personne ne fait.

Les litiges sont ingagnables

Trois mois plus tard, un client affirme que le prix convenu était plus bas. Sans trace datée reliant la cotation à la version de la grille tarifaire et aux options retenues, la discussion oppose deux mémoires — et le commissionnaire de transport cède généralement.

On ne voit pas quelles relations rapportent

La marge par expédition n'est connaissable que si le prix d'achat, le prix de vente, le client et le transporteur sont enregistrés ensemble sur le même objet. Dans une boîte mail, ce sont quatre faits sans lien, et des questions comme « quel client a l'air très actif mais ne rapporte rien » restent sans réponse.

Le mécanisme qui corrige cela n'a rien de spectaculaire : une référence. Chaque cotation reçoit un identifiant du type Q-2026-0311, avec un statut, un auteur, une date et les lignes tarifées attachées. Quand elle est acceptée, elle devient une expédition avec sa propre référence, S-2026-0184, qui reprend le même dossier financier. Le fil de messages sur l'expédition est rattaché au même objet au lieu de vivre dans la boîte mail d'une seule personne.

Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport et courtiers de fret, stocke prix d'achat, prix de vente et marge dans une zone privée de chaque cotation et de chaque expédition, que les clients ne peuvent jamais lire, tout en leur montrant leur propre prix de vente. C'est une contrainte de conception, pas un réglage d'affichage — voir afficher un prix sans dévoiler son prix d'achat.

Il faut être précis sur la frontière, parce qu'un éditeur qui promet de tout corriger décrit du marketing, pas un logiciel.

Ce qui reste votre problème

Un TMS tarife ce que vous avez négocié. Si votre prix d'achat en zone 4 est 12 % au-dessus du marché, un moteur de grilles appliquera ce prix plus vite et plus régulièrement que ne l'a jamais fait un tableur. Un logiciel ne peut pas non plus inventer un prix pour une relation qu'aucun transporteur ne vous a cotée — il doit malgré tout accepter la demande au lieu de la bloquer, ce qui est tout l'objet de coter sans grille tarifaire.

Soyons clairs aussi sur le périmètre. Cargavo, TMS pour commissionnaires de transport, ne se connecte ni aux API ni à l'EDI des transporteurs, n'est ni une bourse de fret ni une place de marché d'appels d'offres, et n'est ni un logiciel de gestion de flotte, ni d'exploitation de chauffeurs, ni de comptabilité. Il tarife les grilles que vous détenez déjà, en EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD ou PLN, en français, anglais, espagnol ou allemand.

La migration elle-même est de la saisie, pas un projet informatique : environ une à deux heures par tarif, avec le détail des durées dans le calendrier de mise en place d'un TMS. Les abonnements sont à 49, 149 et 399 €/mois, avec un essai gratuit de 14 jours sans carte bancaire — voir ce que contient chaque formule.