¿Excel se te ha quedado corto? 6 señales de que necesitas un TMS

La hoja de cálculo no se supera por número de empleados. Muchas comisionarias de dos personas explotan un único tarifario en un solo libro durante años sin un solo incidente. Lo que rompe un archivo de tarificación no es el volumen: es la cantidad de elementos independientes que debe mantener coherentes de forma simultánea.

Cuéntalos sobre tu propio archivo. Un libro de tarifas operativo contiene el tarifario de compra del transportista, el precio de venta al cliente, las reglas de peso facturable (mínimo por metro lineal, ratio volumétrico, redondeos), el recargo por combustible vigente este mes, el precio de cada opción y el margen que aplica a cada cuenta. Seis piezas móviles, cada una mantenida a mano, cada una con su propio ciclo de actualización. Dos se sostienen. Seis derivan.

Esta tabla se lee fila por fila, no como una puntuación global. Una sola celda en la columna derecha basta, porque cada fila falla de una manera distinta y los fallos se acumulan. Cuatro tarifarios repartidos en tres tipos de tabla son una hoja de cálculo más difícil que doce tarifarios construidos todos por zonas × tramos de peso.

Las seis señales siguientes son los síntomas observables de esos fallos. Cada una es una prueba que puedes hacer esta semana sobre archivos que ya tienes, y cada una lleva un ejemplo calculado de lo que cuesta. Si varias aplican, la pregunta deja de ser «¿deberíamos mirar un software?» y pasa a ser el orden de los proyectos, tratado en nuestros recursos sobre la elección de un TMS.

Esta es la señal más cara y la más difícil de ver, porque nada parece anómalo. La cotización está bien presentada, el importe es plausible, el cliente acepta. El margen simplemente no es el que crees.

El mecanismo es siempre el mismo: el lado de venta de una hoja de cálculo casi siempre es una copia. Alguien creó una pestaña «tarifa cliente» pegando los precios del transportista y añadiendo una columna de recargo. Desde ese instante, la pestaña es una fotografía. La siguiente subida del transportista entra en el archivo de costes, y la fotografía sigue vendiendo el coste del trimestre anterior.

Ejemplo calculado: una subida tarifaria no repercutida

Tomemos un envío de grupaje de 3 palés, 620 kg brutos, a la zona 3, sobre un tarifario de zonas × tramos de peso. El margen objetivo es del 18 %, aplicado con la fórmula de venta p/(1−m).

• Archivo de costes actualizado — tramo 500 a 999 kg, zona 3: 18,40 € por 100 kg. 6,20 × 18,40 = 114,08 €, más un recargo por combustible del 9 % = 124,35 € de compra.
• Precio de venta correcto — 124,35 / 0,82 = 151,65 €.
• Tarifa de cliente caducada — todavía contiene 16,90 € por 100 kg. 6,20 × 16,90 = 104,78 €, más el 9 % = 114,21 €, y 114,21 / 0,82 = 139,28 € cotizados.
• Margen real — (139,28 − 124,35) / 139,28 = 10,7 %, no el 18 %.
• Diferencia — 12,37 € por envío. Sobre 12 envíos al mes en esa ruta, 148,44 € de margen desaparecidos, sin nada en el archivo que lo avise.

La corrección no es disciplina, es arquitectura: un único motor que calcula el precio de compra y deriva de él el precio de venta, de modo que un precio de venta desalineado del coste vigente no pueda existir. Esa separación entre la tabla almacenada y el cálculo se explica en tarifario o motor de tarificación, y la aritmética del margen en margen frente a recargo. En Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte, el mismo motor produce los dos precios: la compra sin márgenes, la venta con ellos.

Haz la prueba literalmente. Dale a un compañero que no cotiza habitualmente una solicitud real —4 palés de 1,2 × 0,8 m, 210 kg cada uno, no apilables, de Lyon a Barcelona— y el libro de Excel. No digas nada más. Después observa qué preguntas hace.

Preguntará casi todas estas, y cada una corresponde a una regla que no existe en ninguna parte del archivo:

• ¿Qué peso busco en la tabla: el peso bruto o el peso facturable tras aplicar el mínimo por metro lineal?
• Esto cae en 995 kg; ¿el mínimo del tramo de 1.000 kg sale más barato, y tengo permiso para facturarlo?
• ¿El recargo por combustible ya está en estas celdas o se añade después?
• ¿Este cliente va al 15 % o al 22 %, y sobre qué base de cálculo?
• ¿Este tarifario sigue vigente o caducó el 31 de marzo?

Una hoja de cálculo almacena números. No almacena el procedimiento que convierte esos números en un precio. Ese procedimiento vive en quien construyó el archivo, y por eso comisionarias de cinco personas tienen habitualmente una capacidad de cotización de uno, y por eso las vacaciones y las bajas aparecen en las cifras como solicitudes sin respuesta y no como ausencias.

Las reglas que se pierden son siempre las mismas: el peso facturable (mínimo por metro lineal y ratio volumétrico), la regla del pagando por en los tramos de peso, los redondeos, el mínimo de facturación y qué opciones ya están incluidas en la tarifa. Cada una es un parámetro declarado en un tarifario estructurado y una costumbre no escrita en un libro de Excel.

Pasarlas a configuración cambia lo que significa formar a un compañero. En lugar de meses de aprendizaje sobre qué cliente lleva qué margen, un operador nuevo cotiza correctamente el primer día, porque las reglas las aplica el motor en vez de recordarlas una persona. En Cargavo eso es además una frontera de permisos: un rol operador puede cotizar y reservar sin poder modificar tarifarios ni márgenes. Las reglas que se pierden en una hoja de cálculo están listadas transportista por transportista en la checklist de alta de un transportista.

Los archivos de tarifas se multiplican por motivos ordinarios. El transportista manda un PDF nuevo y alguien lo reteclea. Un compañero hace una copia local para probar un escenario. Una versión viaja por correo a un portátil y vuelve editada. En un año el mismo tarifario existe como TarifaXYZ_2026.xlsx, TarifaXYZ_2026_v2.xlsx, TarifaXYZ_2026_MJ.xlsx y TarifaXYZ_FINAL.xlsx, y la diferencia entre ellos cabe en tres celdas que nadie sabe encontrar.

El problema no es la duplicación. El problema es que una hoja de cálculo no tiene noción de vigencia. Una tabla de precios solo tiene sentido acompañada de dos fechas —el día en que entra en vigor y el día en que deja de aplicarse—, y un archivo no lleva ninguna. Por eso no puede responder a las dos únicas preguntas que importan cuando un cliente impugna una factura: qué precios estaban vigentes el 14 de abril, y desde cuál de esos archivos se cotizó realmente.

La prueba

1. Busca el nombre de un transportista en tu servidor compartido.
2. Cuenta los archivos que contienen precios.
3. Abre los dos más recientes y compara la misma celda: un tramo de peso intermedio en tu zona con más tráfico.

Si las dos celdas difieren, todas las cotizaciones enviadas el mes pasado se tarificaron a cara o cruz. Si son idénticas, tienes redundancia y no divergencia: es soportable, pero cada subida seguirá teniendo que aplicarse en cuatro sitios.

Un tarifario estructurado sustituye la convención de nombres por fechas de efecto y de caducidad sobre los propios precios, de forma que un tarifario caducado deja de producir precios en lugar de producirlos mal en silencio. La mecánica de reconstrucción —celdas combinadas, zonas en texto libre, tramos solapados— se trata en reconstruir un tarifario de Excel a un TMS. Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, mantiene un solo tarifario activo por tarifa de transportista: «qué versión» deja de ser una pregunta posible.

Los errores peligrosos no son las erratas. Una errata produce 4.782 € donde se esperaban 478 € y se ve al instante. Los que sobreviven son los que producen un número creíble.

Peso equivocado buscado. El tarifario se aplica al peso bruto cuando debería aplicarse al peso facturable, o al revés.

Unidad equivocada leída. Una tarifa expresada por 100 kg se multiplica como si fuera por kilo, o una celda de 0,184 €/kg se lee como 18,40 € por 100 kg en un libro donde ambas convenciones conviven en pestañas distintas.

Búsqueda por coincidencia aproximada. Una tabla de tramos consultada con coincidencia aproximada devuelve la fila inferior al peso del envío cuando el límite está puesto en el borde superior: un tramo demasiado barato, siempre, en cada envío cercano a una frontera.

Ejemplo calculado: peso bruto en lugar de peso facturable

Cuatro palés no apilables de 1,2 × 0,8 m, 120 kg cada uno — 480 kg brutos.

• Superficie ocupada: 4 × 0,96 m² = 3,84 m². Dividido entre 2,4 = 1,6 metros lineales de carga.
• Con un mínimo de transportista de 1.850 kg por metro lineal: 1,6 × 1.850 = 2.960 kg facturables.
• Tarificado sobre 480 kg — tramo 400 a 499 kg a 26,00 € por 100 kg = 124,80 €.
• Tarificado sobre 2.960 kg — tramo 2.500 a 2.999 kg a 13,20 € por 100 kg = 390,72 €.
• Infravaloración: 265,92 € en una sola cotización, sobre un envío que parecía completamente rutinario.

Fíjate en que el precio correcto es más alto pese a una tarifa por 100 kg mucho más baja: exactamente por eso el error es invisible para quien cotiza. El mínimo por metro lineal varía de un transportista a otro, así que debe ser un parámetro del tarifario y nunca un valor fijo en el código. Mide tu propia exposición con la calculadora de metros lineales de carga, y lee la tarificación por metro lineal (LDM) explicada para las reglas de mínimo y de peso volumétrico. En un motor, el peso facturable se deriva de las dimensiones antes de la búsqueda: el peso equivocado no se puede buscar.

Todas las comisionarias conocen esta señal y la mayoría la tratan como una fatalidad. Conviene medirla, porque la medición es sencilla y el resultado suele ser incómodo.

Toma los elementos enviados del mes pasado, filtra las cotizaciones y ordena por la marca de tiempo de la solicitud entrante, no por la de tu respuesta. Cuenta cuántas llegaron después de las 18:00, antes de las 08:00 o en fin de semana. Después cuenta cuántas de esas se respondieron dentro de la hora. En la mayoría de estructuras pequeñas el segundo número es cero, porque el archivo estaba en un ordenador fijo y la persona no.

El retraso casi nunca viene del cálculo. Cronometrando los pasos por separado —leer la solicitud, reclamar las dimensiones que faltan, abrir el archivo, hacer la búsqueda, redactar el correo— se comprueba que el cálculo es una fracción pequeña del tiempo transcurrido, tal como se desglosa en el plazo de respuesta a una solicitud de cotización. El resto es cola de espera: esperar a que una persona esté en un escritorio, con un archivo abierto.

Existen dos correcciones independientes, que resuelven mitades distintas del problema:

• Mover el cálculo a un servidor. Cualquier compañero autorizado puede entonces cotizar desde el móvil entre dos visitas, porque ya no hay archivo que poseer.
• Dejar que el cliente calcule el precio. Un portal con tu marca responde a las 21:00 con tus tarifas y el margen propio de esa cuenta, y devuelve una solicitud estructurada en lugar de «unos 2 palés, quizá 800 kg».

Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte, incluye el portal de cliente en todos los planes, desde 49 € al mes; la marca blanca completa es una función del plan Scale (399 €/mes) — consulta los planes y precios. Ese portal no es una bolsa de cargas ni un mercado de licitaciones: expone tus precios a tus propios clientes, y solo a ellos. Lo que cambia en la práctica para un equipo pequeño se detalla en el portal de cotización para clientes de comisionistas.

Hazle a tu equipo una pregunta con respuesta definida: ¿cuántas cotizaciones están abiertas ahora mismo, por qué importe, y quién lleva cada una? Si responder obliga a varias personas a rebuscar en su propio correo, el pipeline no existe como dato. Existe como recuerdo.

Eso cuesta dinero en tres sitios distintos, que conviene separar porque solo el tercero es evidente.

Nada se sigue

Una cotización enviada el martes y sin respuesta es indistinguible de una aceptada, salvo que alguien se acuerde. El seguimiento que gana la carga es el que nadie hace.

Las reclamaciones son imposibles de ganar

Tres meses después un cliente afirma que el precio acordado era más bajo. Sin un registro fechado que ligue la cotización a la versión del tarifario y a las opciones elegidas, la discusión enfrenta dos memorias, y el comisionista suele ceder.

No se ve qué rutas dejan dinero

El margen por envío solo es conocible si precio de compra, precio de venta, cliente y transportista quedan registrados juntos sobre el mismo objeto. En un buzón de correo son cuatro hechos sin relación, y preguntas como «qué cliente parece muy activo pero no deja nada» se quedan sin respuesta.

El mecanismo que corrige esto no tiene nada de espectacular: una referencia. Cada cotización recibe un identificador del tipo Q-2026-0311, con estado, autor, fecha y las líneas tarificadas adjuntas. Cuando se acepta, se convierte en un envío con su propia referencia, S-2026-0184, que arrastra el mismo expediente financiero. El hilo de mensajes sobre el envío cuelga del mismo objeto en lugar de vivir en el buzón de una sola persona.

Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, guarda precio de compra, precio de venta y margen en una zona privada de cada cotización y de cada envío, que los clientes nunca pueden leer, mostrándoles a la vez su propio precio de venta. Esa es una restricción de diseño, no un ajuste de visualización — mira cómo mostrar un precio sin revelar el precio de compra.

Conviene ser preciso con la frontera, porque un proveedor que promete corregirlo todo describe marketing y no software.

Lo que sigue siendo su problema

Un TMS tarifica lo que has negociado. Si tu precio de compra en la zona 4 está un 12 % por encima del mercado, un motor de tarifarios aplicará ese precio más rápido y con más constancia de lo que nunca lo hizo una hoja de cálculo. Un software tampoco puede inventar un precio para una ruta que ningún transportista te ha cotizado, aunque debería aceptar la solicitud en vez de bloquearla, que es todo el objeto de cotizar sin tarifario.

Conviene ser claro también sobre el alcance. Cargavo, el TMS para comisionistas de transporte, no se conecta a las API ni al EDI de los transportistas, no es una bolsa de cargas ni un mercado de licitaciones, y no es un software de flota, de tráfico ni de contabilidad. Tarifica los tarifarios que ya tienes, en EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD o PLN, en español, inglés, francés o alemán.

La migración es introducción de datos, no un proyecto informático: aproximadamente una o dos horas por tarifario, con el detalle de los tiempos en el calendario de implantación de un TMS. Los planes son de 49, 149 y 399 € al mes, con 14 días de prueba gratuita y sin tarjeta — mira qué incluye cada uno.