Frachtführer ohne API anbinden: Frachttarife aus Excel in die Speditionssoftware

Die Anbindung eines Frachtführers hat zwei Ebenen. Die Preisebene macht seine Frachttarife abfragbar: Für Abgangsort, Zielort und Sendung liefert das System einen Einkaufspreis. Die operative Ebene ergänzt Buchungen, Statusmeldungen, Labels und Dokumente zwischen beiden Systemen.

Für einen Frachtvermittler entscheidet die Preisebene über den Umsatz. Was Sie nicht kalkulieren können, können Sie nicht verkaufen – und jede Minute, in der jemand eine Gewichtsstaffel in einer Tabelle sucht, ist eine Minute, in der der Wettbewerb zuerst antwortet.

Das verbreitete Missverständnis: „integriert“ heiße „per API verbunden“. Stimmt nicht. Eine Integration ist jeder verlässliche, wiederholbare Weg, die Frachttarife eines Frachtführers in Ihr System zu bringen. Nach dieser Definition haben die meisten Vermittler null integrierte Frachtführer: Ihre Tarife leben in E-Mail-Anhängen, und jedes Angebot heißt Tabelle öffnen und von Hand rechnen. Eine Transportvermittlung mit 12 Frachtführern und 30 Anfragen pro Tag führt Hunderte manuelle Tarifsuchen pro Woche durch – jede davon eine Gelegenheit, die falsche Zelle oder den Vorjahrestarif zu erwischen.

Wenn das Ihren Alltag beschreibt, ist die Antwort selten ein API-Projekt. Meist ist es ein TMS für Frachtvermittler ohne eigenen Fuhrpark, das die Tarifmatrix selbst zum Integrationspunkt macht – und keine Fuhrpark-Software, die pro Fahrzeug abgerechnet wird und für Lkw gebaut ist, die Ihnen gar nicht gehören.

Kurz gefasst: Eine API liefert auf Anfrage einen Live-Preis, EDI transportiert vereinbarte Geschäftsdokumente, und die Tarifmatrix legt den Tarif des Frachtführers in Ihr eigenes System, sodass Ihre Engine kalkuliert, ohne jemanden zu fragen. Den vollständigen Vergleich – was übertragen wird, wer bauen muss, Einrichtungszeit, Preisaktualität, tatsächlich erreichbare Frachtführer – behandelt unser Vergleich API, EDI oder Tarifmatrix.

Die Reihenfolge zählt mehr als die Rangfolge. Wer mit Tarifmatrizen startet, deckt sein Frachtführer-Panel vom ersten Tag an zu 100 Prozent ab und ergänzt API-Anbindungen später dort, wo das Volumen es rechtfertigt; wer API-first startet, kann Teile seines Panels monatelang nicht kalkulieren. Cargavo setzt ausschließlich den dritten Weg um – keine API-Konnektoren zu Frachtführern, kein EDI, keine Anbindung an Frachtbörsen –, womit alles an der sauberen Struktur der Matrix hängt: ein eigenes Handwerk, das unser Leitfaden zur Verwaltung von Frachttarifen behandelt.

Ein regionaler Frachtführer mit 25 Lkw beschäftigt Disponenten, keine Entwickler: Seine Preise werden einmal im Jahr verhandelt, Kunde für Kunde, und eine Echtzeit-API würde ihn Geld für Aufbau und Pflege kosten, um dieselben Zahlen zu liefern, die schon in der Tarifliste vom Januar stehen. Warum sich diese Rechnung für ihn nie trägt – und welche Straßenfrachtführer überhaupt eine Rating-API betreiben – steht in unserem Beitrag zum Kalkulieren regionaler Frachtführer ohne API.

Die Konsequenz für Sie ist kaufmännisch: Auf ihren Heimatrelationen sind diese Frachtführer günstiger als die nationalen Netze, und weniger Wettbewerber kalkulieren mit ihnen. Kann Ihre Software nur per API anbinden, deckelt das IT-Budget anderer Firmen Ihre Frachtführer-Liste; die tarifbasierte Anbindung dreht die Abhängigkeit um – der Frachtführer tut nichts, die Integration gehört Ihnen – und macht ein Sofortangebot über mehrere Frachtführer möglich, selbst wenn keiner von ihnen eine API hat.

Fast jeder europäische Straßenfrachttarif folgt einer dieser vier Formen:

• Gewicht-Zone (weight_zone): Preise je 100 kg nach Zielzone und Gewichtsstaffel, mit „Zahlt-für“-Logik – ist die Abrechnung zur Schwelle der nächsten Staffel günstiger als das tatsächliche frachtpflichtige Gewicht, nimmt die Engine den günstigeren Wert.
• Palette (pallet): ein Preis je Palettenzahl und Zielzone. Üblich bei regionaler palettierter Fracht.
• Lademeter-Staffel (mpl_bracket): Staffeln nach Lademetern (LDM), der Standard für Fracht, die Fläche statt Gewicht beansprucht. Siehe Lademeter berechnen und staffeln sowie unseren Lademeter-Rechner, der Palettenmaße in LDM umrechnet.
• Hybrid (hybrid_weight): eine Pauschale unterhalb einer Gewichtsschwelle, darüber Preise je 100 kg. Typisch für Sammelgut- und Stückgut-Frachtführer.

Die Preis-Engine von Cargavo unterstützt genau diese vier Strukturen und keine weitere: Passt eine Tarifliste in keine davon, ist es besser, das vor der Unterschrift zu wissen. Um einen Frachtführer anzubinden, öffnen Sie seine Excel- oder CSV-Datei und erfassen sie strukturiert – Zonen, Staffeln, Preise, Gültigkeiten und Währung landen in dem Format, das die Engine liest, samt frachtpflichtigem Gewicht (Lademeter-Mindestgewicht, Volumengewicht mit einstellbarem Umrechnungsfaktor) und Rundungsregeln je Tarif. Die Erfassung ist heute strukturiert und manuell – ein strukturierter Tarifeditor steht auf der Roadmap – und diese Strenge ist ein Vorteil: Ein Preis, der nicht ins Modell passt, fällt bei der Erfassung auf, nicht drei Wochen später auf einer Rechnung.

Ist die Tarifmatrix hinterlegt, hört der Tarif auf, ein Dokument zu sein, und wird zum Dienst: jede Sendung, in Millisekunden kalkuliert, über alle Frachtführer gleichzeitig. Die komplette Mechanik von Staffeln, Zonentarifen und Gültigkeiten finden Sie im Leitfaden zur Tarifpflege sowie in der Typologie der vier Arten von Frachttarifen.

Diese Checkliste hat sich bei aktiven Vermittlern bewährt, mit realistischen Zeiten für einen typischen Stückguttarif:

1. Tarifstruktur bestimmen (5 Min.). Tarif öffnen und fragen: Wird je 100 kg nach Zone und Gewichtsstaffel gepreist, je Palette, je Lademeter oder pauschal und darüber je 100 kg? Das legt eine der vier Strukturen fest.
2. Tarifmatrix anlegen (5 Min.). Benennen, Währung wählen – Cargavo führt sieben: EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD, PLN – und die Gültigkeitsdaten vom Deckblatt des Tarifs übernehmen.
3. Zonentarif und Staffeln erfassen (25–35 Min.). Der Hauptteil der Arbeit: Zeilen und Spalten der Excel-Datei in die strukturierte Matrix übertragen, inklusive PLZ-Zonen.
4. Zuschläge und Optionen ergänzen (5 Min.). Indexierter Dieselzuschlag, Ladebordwand, Gefahrgut nach ADR, Terminavisierung, Warenwertversicherung – alles, was der Tarif als Extra führt.
5. Margenregeln setzen (5 Min.). Eine Standardmarge je Tarifmatrix, Ausnahmen je Kunde oder je Staffel, prozentual oder absolut.
6. Drei bekannte Sendungen testen (10 Min.). Sendungen nehmen, die Sie bereits von Hand kalkuliert haben, und vergleichen. Stimmen alle drei, geht die Matrix produktiv.

Ab diesem Moment erscheint der Frachtführer in jedem Multi-Carrier-Vergleich, den Ihr Team – oder Ihr Kundenportal – startet. Das ist der tarifliche Teil der Frachtführer-Anbindung; der vertragliche Teil – Versicherungsnachweis, Lizenz, Handhabung des CMR-Frachtbriefs – läuft parallel. Das Vorgehen im Detail steht in unserer Anleitung zum Anbinden eines Frachtführers ohne API. Sie können genau diese Übung mit einem echten Tarif in der 14-tägigen kostenlosen Testphase durchspielen, ohne Kreditkarte.

Einen Frachtführer anzubinden heißt, dass seine Einkaufspreise nun in Ihrem System liegen – womit sich sofort die Frage stellt, wer sie sehen kann. Die Antwort muss lauten: Ihr Team, und sonst niemand.

In Cargavo werden Margen pro Kunde, pro Tarifmatrix oder pro einzelner Staffel definiert, prozentual oder als absoluter Betrag. Prozentual rechnet die Engine nach der Formel p/(1−m): Ein Einkaufspreis p von 400 € mit einer Marge m von 20 Prozent ergibt einen Verkaufspreis von 500 € – also 20 Prozent Marge vom Verkaufspreis und nicht einen bloßen Aufschlagsfaktor von 1,20. Die Verwechslung von Aufschlag und Handelsspanne kostet im Tagesgeschäft Deckungsbeitrag; die Engine entscheidet die Frage ein für alle Mal. Details in Marge prozentual oder als Festbetrag.

Gerechnet wird serverseitig, bei jedem Angebot. Niemand im Team muss sich den richtigen Aufschlag merken, und niemand kann versehentlich einen Einkaufspreis verschicken – der Verkaufspreis steht fest, bevor irgendetwas einen Bildschirm erreicht. Das ist zugleich die Garantie, dass der Preis auf dem Angebot und der Preis im Vorgang derselbe sind.

Die Kundenseite ist konstruktiv abgeriegelt. Ihre Kunden erhalten ein Portal in Ihrem Branding mit Sofortangebot, Buchung und Sendungsverfolgung – und sehen ausschließlich Verkaufspreise. Einkaufstarife, Tarifmatrizen und Margenregeln erreichen das Portal nie; siehe Einkaufspreis und Verkaufspreis sauber trennen.

Jedes Angebot trägt eine Referenz im Format Q-YYYY-NNNN (etwa Q-2026-0184), jede Sendung ihre eigene im Format S-YYYY-NNNN (S-2026-0097) – so verfolgen Sie die tatsächlich verdiente Marge je Vorgang, statt sie erst am Monatsende zu entdecken. Darunter sind die Daten jeder Organisation auf Google-Cloud-Infrastruktur strikt voneinander isoliert: Ihre verhandelten Frachttarife sind für keinen anderen Vermittler auf der Plattform sichtbar. Wie aus diesen margensicheren Preisen gewonnene Aufträge werden, zeigt unser Leitfaden zum digitalen Frachtangebot.

Mit API oder EDI ist jeder Frachtführer ein Projekt: Scoping, Entwicklung oder Konnektorgebühren, Tests, Abstimmung mit der IT des Frachtführers. Das lohnt sich, wenn Hunderte Sendungen pro Tag über eine Anbindung laufen. Für einen Fünf-Personen-Vermittler mit fünfzehn Frachtführern lohnt es sich fast nie.

Die tarifbasierte Anbindung ersetzt das Projekt durch eine Aufgabe. Die Kosten: Ihr Abo plus rund eine Stunde strukturierte Erfassung pro Frachtführer.

• Starter — 49 € pro Monat: 10 Tarifmatrizen, 3 Teammitglieder, 25 Kunden, 200 Angebote pro Monat. Genug für Ihr Kern-Panel.
• Growth — 149 € pro Monat: 50 Tarifmatrizen, 10 Teammitglieder, 150 Kunden, 1.500 Angebote pro Monat, begleitetes Onboarding.
• Scale — 399 € pro Monat: 200 Tarifmatrizen, 30 Teammitglieder, 1.000 Kunden, 10.000 Angebote pro Monat, API-Zugang und White-Label-Portal.

Der Preis ist derselbe, ob Sie null Lkw oder null Fahrer haben: Cargavo rechnet nicht pro Fahrzeug ab, weil ein Frachtvermittler keines besitzt. Bei jährlicher Abrechnung sparen Sie etwa zwei Monatsbeiträge, und jeder Tarif startet mit 14 Tagen kostenlosem Test ohne Kreditkarte – alle Details auf der Preisseite und in unserem Leitfaden zu TMS-Kosten.

Ein realistischer Fahrplan: Binden Sie Ihre drei umsatzstärksten Frachtführer an einem Nachmittag an und kalkulieren Sie noch am selben Tag live; den Rest des Panels Woche für Woche. Vergleichen Sie das mit den monatelangen Rollouts der Enterprise-Plattformen – die Entscheidung fällt meist von selbst; siehe unseren TMS-Einkaufsleitfaden für Frachtvermittler und kleine Speditionen.