Cómo cotizar transportistas que no tienen API ni EDI

La explicación habitual, "las empresas pequeñas no están digitalizadas", es condescendiente y falsa. Un transportista regional lleva telemática, tacógrafo digital, aplicación de albarán electrónico y un ERP de tráfico. No le da miedo el software. Se niega a construir una API de tarifas porque, con los números delante, es una mala inversión para él.

Valora el proyecto como lo haría su gerente. Las cifras siguientes son una estimación ilustrativa, no un estudio de mercado: rehazla con la tarifa diaria de tu país y la forma se mantiene.

Son 43 días de desarrollo para arrancar. A 600 € al día, 25.800 € de una vez, más unos 14 días al año, es decir 8.400 €, solo para mantenerla viva. Un transportista que mueve 30 servicios diarios en 230 días laborables hace 6.900 servicios al año: el primer año cuesta unos 4,96 € por servicio, y como solo una fracción procede de comisionistas que llamarían al endpoint, el coste real por servicio tarificado por API es varias veces mayor.

Tres razones no financieras cierran el argumento. No hay responsable de producto: nadie en una empresa de 30 camiones lleva una hoja de ruta de API, así que un cambio que rompe la integración no tiene fecha de arreglo. Los tarifarios son confidenciales y distintos por cliente: el director comercial negocia una tabla diferente con cada agente de carga, y un endpoint que devuelve precio es un endpoint que filtra la negociación. Y la restricción real es la capacidad, no el precio: la respuesta honesta a "¿cuánto cuesta esto?" suele ser "395 € si tengo remolque subiendo el jueves", algo que ningún esquema de tarificación sabe expresar. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, parte de que este transportista no va a cambiar de opinión: ver la categoría de alta de transportistas.

Este es el fallo del que nadie escribe, porque solo aparece en la factura. Una llamada de tarificación se autentica con un número de cuenta y el precio que devuelve se lee de la tabla que el ERP del transportista tenga enganchada a esa cuenta. Se dan tres resultados habituales:

• Tarifa publicada. El endpoint responde rápido y sin errores, con el precio de catálogo. Tu tarifario negociado está entre un 12 % y un 30 % por debajo y vive en otra tabla distinta.
• Cuenta cargada a medias. Se aplicó un descuento general a la cuenta, pero las excepciones por tramo que negociaste, esos dos ejes donde conseguiste mejor precio a cambio de volumen, nunca se cargaron.
• Tabla de contrato real. Cuadra con tus facturas al céntimo. Ocurre, y vale la pena tenerla; simplemente no es lo normal.

Hay una segunda capa. Las respuestas de tarificación suelen traer solo el porte base. El recargo por combustible se aplica al facturar con el índice del mes, el hayón y las esperas los añade la delegación, y el suplemento ADR sale de otra tabla. Así que el "precio" que te dio la API es un suelo, y tu factura crece después de haber comprometido un precio de venta con tu cliente.

La prueba cuesta una tarde. Coge tres expediciones ya facturadas: una ligera, una pesada y una con al menos dos accesorios. Llama al endpoint con exactamente los mismos datos. Compara cada respuesta con la factura línea a línea. Si no cuadran al céntimo, ese endpoint no es tu contrato: es un presupuesto de un desconocido. Un tarifario almacenado tiene la propiedad contraria: contiene los números que negociaste porque los pusiste tú, y puedes leer todos los tramos de golpe en lugar de una llamada por consulta. La comparación completa de los tres métodos está en API, EDI o tarifario.

El tamaño de la flota es el indicador equivocado y manda al comisionista a buscar donde no hay nada. Un operador de cisternas con 400 vehículos no tiene API de tarifas; una red de mensajería urbana con 60 furgonetas puede tenerla. La variable que decide es si el transportista vende a desconocidos por internet. Si alguien que no ha firmado nada puede obtener precio y pagar con tarjeta, ese transportista necesita precios legibles por máquina. Si cada precio es el resultado de una negociación anual, no.

Lee los perfiles, no el número de filas: la tabla describe categorías de transportista, no la composición de ningún panel concreto. Construye la misma tabla con tu propia cartera y encontrarás la columna de API vacía justo donde están tus mejores precios de zona propia, porque el transportista regional más barato entre sus dos delegaciones lo cotizan muchos menos comisionistas que la red nacional a la que llega todo el mundo.

Esa es la razón comercial para dejar de tratar a los transportistas sin API como una segunda categoría. Un panel con 2 transportistas integrados y 12 cotizados a mano cotiza lento precisamente en los 12 ejes donde el margen es mejor. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga de 2 a 25 personas, convierte las cinco últimas filas de esa tabla en el caso normal: cada una es una de las cuatro formas de tarifario descritas en los cuatro tipos de tarifario de transporte por carretera.

El comisionista digitaliza la tabla de precios y se detiene ahí, porque la tabla de precios parece el tarifario. Es aproximadamente la mitad. Las dos partes que se saltan son justo donde la cotización se tuerce seis semanas después, en una factura.

• La tabla de precios: tramos en un eje, zonas en el otro. Es la parte que se fotografía bien y la que ya está en cualquier hoja de cálculo.
• La hoja de condiciones: mínimo de facturación, regla de peso facturable, redondeos, fechas de vigencia, moneda, hora límite de admisión, expedición máxima. Suele ser prosa, muchas veces una nota al pie, casi nunca una tabla.
• El anexo de recargos: base de indexación del combustible, hayón, ADR, entrega con cita previa, esperas, seguro ad valorem, reexpedición.

Un tarifario en PDF se teclea y uno en Excel se copia, y en los dos casos el trabajo está acotado, porque un tarifario es un documento de unas pocas páginas y no un sistema con calendario de versiones. Cargar los datos de forma estructurada tiene un efecto secundario que compensa: una tarifa que no encaja en ninguna de las cuatro formas aparece durante la carga, cuando el comercial del transportista todavía coge el teléfono, y no en una factura. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, admite tarifarios weight_zone, pallet, mpl_bracket y hybrid_weight, cada uno con su moneda y sus fechas de vigencia. Para la lista campo a campo, la checklist de alta de transportista; para la vía de la hoja de cálculo, reconstruir un tarifario de Excel; y para la aritmética del metro lineal de carga, la calculadora de metros lineales.

Este es el cálculo completo, desde un tarifario en PDF hasta un precio que el cliente puede aceptar, sin ninguna integración por el camino. Todas las cifras son un ejemplo construido a partir del tarifario descrito en la sección anterior.

El transportista. Regional de carga fraccionada, sin API de tarifas, tarifario recibido en PDF con vigencia del 1 de enero de 2026 al 31 de diciembre de 2026, digitalizado como tarifario mpl_bracket en euros.

La expedición. Seis palets no apilables de 1,20 × 0,80 m, 2.100 kg en total, zona 3, hayón necesario en la entrega y un palet con mercancía ADR en cantidad limitada.

1. Superficie ocupada: 6 × (1,20 × 0,80) = 5,76 m². Dividido entre el ancho de facturación de 2,40 m, son 2,40 metros lineales.
2. Búsqueda de tramo: 2,40 metros lineales cae en la fila 2,01–2,50, zona 3, es decir 395,00 €. Por encima del mínimo de 145,00 €, así que el mínimo no entra en juego.
3. Comprobación de peso facturable: 2,40 metros lineales × 1.850 kg = 4.440 kg frente a 2.100 kg reales. Aquí el tarifario factura por metro lineal, así que el suelo no cambia nada; en un tarifario weight_zone esos mismos palets se cobrarían como 4.440 kg y no como 2.100 kg.
4. Recargo por combustible: índice de 1,71 € por litro contra la base de 1,42 €, con el combustible ponderado al 32 %. (1,71 − 1,42) ÷ 1,42 × 0,32 = 6,54 %, aplicado al porte base: 395,00 € × 0,0654 = 25,83 €.
5. Opciones: hayón 35,00 €, ADR en cantidad limitada 48,00 €.
6. Precio de compra: 395,00 + 25,83 + 35,00 + 48,00 = 503,83 €.
7. Precio de venta con un margen del 16 %, usando p ÷ (1 − m): 503,83 ÷ 0,84 = 599,80 €. Margen obtenido: 95,97 €, el 16,00 % del precio de venta.

Fíjate en dos cosas. La fórmula del margen es p ÷ (1 − m) y no compra × 1,16: esa segunda cuenta habría dado 584,44 € y un margen del 13,79 %, con 15,36 € menos en una sola expedición. Y todo el cálculo depende de números que viven en el documento del tarifario: el tramo, el mínimo, el suelo de kilos por metro lineal, la base y la ponderación. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, recalcula esto en el servidor en cada cotización, de modo que el precio de venta no se puede editar hasta convertirlo en pérdida, y el precio de compra y el margen quedan en un registro privado que el portal del cliente nunca lee. Lecturas relacionadas: peso facturable y dar un precio sin revelar tu precio de compra.

Los transportistas especializados están todavía más lejos de una API que los regionales, y por un motivo estructural más que comercial: su precio depende de condiciones para las que una petición de tarificación genérica no tiene campo. Ningún esquema estándar transporta una clase ADR con su grupo de embalaje, un código de restricción en túnel, una temperatura de consigna, si el remolque es mono o multitemperatura, si vuelven los palets vacíos o el alcance de grúa que necesita el punto de entrega. Un endpoint que no puede recibir la pregunta no puede responderla.

La separación práctica es entre lo que está tabulado y lo que está valorado:

• Tabulado: suplementos que el transportista ya tiene escritos. ADR en cantidad limitada a 48,00 €, ADR completo al 12 % del porte base, banda de congelado a 0,09 € por kilo, franja horaria de entrega a 55,00 €, esperas a 45,00 € por hora a partir de 60 minutos. Son opciones del tarifario y deben entrar solas en la cotización.
• Valorado: precios que exigen que una persona mire el servicio. Transporte especial con estudio de itinerario, permisos y vehículo piloto; entregas con grúa; cualquier caso donde la respuesta dependa de qué más lleva el remolque esa semana.

El error es dejar que la segunda categoría se salga del sistema. Una solicitud de cotización de un transporte especial que se responde desde el correo de alguien no deja rastro: sin referencia, sin registro de qué se cotizó, sin margen capturado y sin nada que reutilizar cuando el mismo cliente vuelva a preguntar en marzo. En Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y transitarios, una solicitud que ningún tarifario cubre se acepta igualmente, se numera Q-YYYY-NNNN y la valora una persona dentro del mismo circuito; al aceptarse, se convierte en expedición con seguimiento S-YYYY-NNNN. El recorrido completo está en cotizar cuando no hay tarifario para la ruta.

Con los especialistas hay una costumbre que se paga sola: anota su ámbito operativo junto al tarifario, es decir zonas realmente servidas, peso máximo por expedición, clases ADR que aceptan, hora límite de admisión y si admiten mercancía no apilable. La mitad de las cotizaciones manuales que envía un comisionista van a transportistas que nunca iban a aceptar ese servicio.

Una guía honesta declara el coste de su propia recomendación. Cotizar desde tarifarios almacenados renuncia a cosas reales, y conviene conocerlas antes de decidir.

• Sin consulta de capacidad en vivo. El tarifario te da el precio, no si el transportista tiene remolque el jueves. Esa llamada se sigue haciendo, pero después de que el cliente acepte, no antes de poder cotizar.
• Sin plazo de tránsito comprometido. El tránsito es un dato que guardaste tú, no una confirmación del transportista para esa expedición.
• Sin número de expedición ni etiqueta automáticos. La reserva con el transportista sigue siendo un correo o una entrada en su portal.
• Sin flujo automático de estados. Los hitos los registras tú con lo que te cuenta el transportista.
• Sin conciliación automática de facturas contra el sistema del transportista. Comparas la factura con el precio de compra guardado, que es un control real, pero lo ejecutas tú.

Lo que conservas es la tarificación, y la tarificación es lo que una cotización de fletes es. Además ganas dos propiedades que un endpoint no da: cada tramo es inspeccionable, así que puedes revisar una ruta entera de 100 kg a 3.000 kg en una sola pantalla, y la cotización es a prueba de caídas, porque no hay ningún tercero entre la petición del cliente y el precio.

Dicho sin rodeos: Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, no tiene API ni EDI con transportistas, y no es una bolsa de cargas, ni un sistema de gestión de flota o de tráfico, ni un marketplace de licitaciones, ni un programa de contabilidad o facturación. Calcula precios desde tarifarios que tú reconstruyes y controlas, en EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD o PLN, con interfaz en español, inglés, francés y alemán. El alta de transportistas está incluida en todos los planes: Starter 49 €/mes, Growth 149 €/mes, Scale 399 €/mes, facturación anual con unos dos meses de regalo, prueba de 14 días y sin tarjeta de crédito. Los límites, en la página de precios. Siguiente paso: dar de alta un transportista sin API.