Frachtführer ohne API: Sofortangebote aus der Tarifmatrix

Die übliche Erklärung — „kleine Frachtführer sind eben nicht digital" — ist herablassend und falsch. Regionale Frachtführer betreiben Telematik, digitale Tachographen, ePOD-Apps und ein ERP. Sie haben keine Angst vor Software. Sie bauen keine Rating-API, weil das Projekt ehrlich gerechnet eine schlechte Investition für sie ist.

Kalkulieren Sie es so, wie es der Geschäftsführer dieses Frachtführers tun würde. Die folgenden Zahlen sind eine beispielhafte Aufstellung, keine Markterhebung — rechnen Sie sie mit Ihrem eigenen regionalen Tagessatz nach, die Größenordnung bleibt.

Das sind 43 Entwicklertage bis zum Start. Bei 600 € pro Tag also 25.800 € einmalig, dazu rund 14 Tage im Jahr oder 8.400 €, nur um den Betrieb zu halten. Ein Frachtführer, der 30 Ladungen am Tag an 230 Arbeitstagen bewegt, fährt 6.900 Ladungen im Jahr — das erste Jahr kostet ihn damit rund 4,96 € je Ladung. Und nur ein Bruchteil dieser Ladungen kommt von Partnern, die die Schnittstelle je aufrufen würden, sodass die tatsächlichen Kosten je API-kalkulierter Ladung ein Vielfaches betragen.

Drei nicht-finanzielle Gründe beenden die Diskussion. Es gibt keinen Produktverantwortlichen: in einem Betrieb mit 30 Lkw besitzt niemand eine API-Roadmap, ein Breaking Change hat also keinen Termin für den Fix. Tarife sind kundenspezifisch und vertraulich — der Vertrieb verhandelt mit jeder Spedition eine andere Tarifmatrix, und eine Schnittstelle, die einen Preis zurückgibt, ist eine Schnittstelle, die die Verhandlung offenlegt. Und die eigentliche Restriktion ist Kapazität, nicht Preis: die ehrliche Antwort auf „was kostet das?" lautet oft „395 €, wenn ich am Donnerstag einen Auflieger in die Richtung habe" — und dafür hat kein Rating-Schema ein Feld. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, ist auf der Annahme gebaut, dass dieser Frachtführer seine Meinung nie ändert — siehe die Kategorie Frachtführer anbinden.

Das ist der Fehler, über den niemand schreibt, weil er erst auf der Frachtrechnung sichtbar wird. Ein Rating-Aufruf wird über eine Kundennummer authentifiziert, und der zurückgegebene Preis stammt aus der Tariftabelle, die das ERP des Frachtführers an genau diese Nummer gehängt hat. Drei Ergebnisse sind üblich:

• Listentarif. Die Schnittstelle antwortet schnell und technisch korrekt — mit dem öffentlichen Preis. Ihr verhandelter Tarif liegt 12 % bis 30 % darunter und steht in einer völlig anderen Tabelle.
• Teilweise eingepflegte Konditionen. Ein pauschaler Rabatt wurde auf die Kundennummer gelegt, aber die auf Stufenebene verhandelten Ausnahmen — die zwei Relationen, auf denen Sie gegen Mengenzusage einen besseren Satz bekommen haben — wurden nie hinterlegt.
• Echte Vertragstabelle. Sie stimmt auf den Cent mit Ihren Rechnungen überein. Das kommt vor und ist viel wert; es ist nur nicht der Normalfall.

Dazu kommt eine zweite Ebene. Rating-Antworten enthalten häufig nur die reine Fracht. Der Dieselzuschlag wird bei der Fakturierung aus dem Monatsindex aufgeschlagen, Ladebordwand und Standgeld setzt die Niederlassung dazu, der ADR-Zuschlag stammt aus einer separaten Konditionsliste. Der „Preis" der Schnittstelle ist damit eine Untergrenze — und Ihre Eingangsrechnung wächst, nachdem Sie Ihrem Kunden längst einen Verkaufspreis zugesagt haben.

Der Test kostet einen Nachmittag. Nehmen Sie drei bereits abgerechnete Sendungen: eine leichte, eine schwere und eine mit mindestens zwei Nebenleistungen. Rufen Sie die Schnittstelle mit exakt denselben Eingaben auf. Vergleichen Sie jede Antwort Position für Position mit der Rechnung. Stimmen sie nicht auf den Cent, ist die Schnittstelle nicht Ihr Vertrag, sondern das Angebot eines Fremden. Eine hinterlegte Tarifmatrix hat die umgekehrte Eigenschaft: sie enthält die verhandelten Zahlen, weil Sie sie selbst eingetragen haben, und Sie sehen alle Stufen auf einmal statt eine Antwort pro Aufruf. Die drei Anbindungswege stehen vollständig im Vergleich API, EDI oder Tarifmatrix.

Die Flottengröße ist der falsche Indikator, und sie schickt Speditionen an die falsche Stelle. Ein Tankwagenunternehmen mit 400 Fahrzeugen hat keine Rating-API; ein Sameday-Kuriernetz mit 60 Transportern durchaus. Entscheidend ist, ob der Frachtführer online an Fremde verkauft. Wer einen Preis bekommen und mit Karte zahlen kann, ohne je etwas unterschrieben zu haben, zwingt den Frachtführer zu maschinenlesbaren Preisen. Ist jeder Preis das Ergebnis einer Jahresverhandlung, entfällt dieser Zwang.

Lesen Sie die Profile, nicht die Zeilenzahl — die Tabelle beschreibt Kategorien von Frachtführern, nicht die Zusammensetzung eines bestimmten Partnerkreises. Bauen Sie dieselbe Tabelle für Ihre eigene Frachtführerliste, und die API-Spalte bleibt genau dort leer, wo Ihre besten Preise auf den Heimrelationen liegen: der regionale Frachtführer, der zwischen seinen zwei Standorten am günstigsten ist, wird von weit weniger Speditionen angefragt als das nationale Netz, das jeder erreicht.

Das ist der kaufmännische Grund, Frachtführer ohne Schnittstelle nicht länger als zweite Liga zu behandeln. Ein Partnerkreis, in dem 2 Frachtführer angebunden und 12 von Hand kalkuliert werden, ist genau auf den 12 Relationen langsam, auf denen die Marge am besten ist. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler mit 2 bis 25 Mitarbeitern, macht die letzten fünf Zeilen dieser Tabelle zum Normalfall: jede wird zu einer von vier Tarifformen, beschrieben in die 4 Arten von Frachttarifen.

Speditionen digitalisieren die Tariftabelle und hören dann auf, weil die Tariftabelle wie der ganze Tarif aussieht. Sie ist ungefähr die Hälfte davon. Die zwei übersprungenen Teile sind genau die Stellen, an denen ein Angebot sechs Wochen später schiefgeht — auf der Eingangsrechnung.

• Die Tariftabelle — Stufen auf der einen Achse, PLZ-Zonen auf der anderen. Der Teil, der sich gut abfotografieren lässt, und der Teil, den jede Excel-Liste bereits enthält.
• Die Konditionsseite — Mindestfracht, Regel zum frachtpflichtigen Gewicht, Rundung, Gültigkeitszeitraum, Währung, Annahmeschluss, maximale Sendungsgröße. Meist Fließtext, oft eine Fußnote, fast nie eine Tabelle.
• Der Zuschlagsanhang — Indexbasis des Dieselzuschlags, Ladebordwand, ADR, Terminavisierung, Standgeld, Warenwertversicherung, erneute Zustellung.

Ein PDF-Tarif wird abgetippt, ein Excel-Tarif wird übernommen, und in beiden Fällen ist der Aufwand begrenzt, weil ein Tarif ein Dokument von wenigen Seiten ist und kein System mit Releaseplan. Die strukturierte Erfassung hat einen Nebeneffekt, der die Mühe wert ist: ein Satz, der in keine der vier Tarifformen passt, fällt beim Anlegen auf — während der Vertriebsmitarbeiter des Frachtführers noch erreichbar ist, statt erst auf der Rechnung. Cargavo, ein TMS für Speditionen, unterstützt weight_zone, pallet, mpl_bracket und hybrid_weight mit Währung und Gültigkeitsdatum je Tarif. Zum Weg über die Tabellenkalkulation siehe Frachttarife aus Excel erfassen, zur Lademeter-Rechnung den kostenlosen Lademeter-Rechner und zur Begriffsklärung Lademeter (LDM).

Hier ist die vollständige Rechnung, vom PDF-Tarif bis zu einem Preis, den ein Kunde annehmen kann, ohne eine einzige Schnittstelle. Alle Zahlen sind ein Beispiel, aufgebaut auf dem Tarif aus dem vorigen Abschnitt.

Der Frachtführer. Ein regionaler Teilladungsspediteur, keine Rating-API, Tarif als PDF erhalten, gültig vom 1. Januar 2026 bis 31. Dezember 2026, hinterlegt als mpl_bracket in EUR.

Die Sendung. Sechs nicht stapelbare Europaletten, je 1,20 × 0,80 m, 2.100 kg gesamt, Zone 3, Ladebordwand bei der Zustellung erforderlich, eine Palette mit Gefahrgut in begrenzter Menge.

1. Stellfläche: 6 × (1,20 × 0,80) = 5,76 m². Geteilt durch die Abrechnungsbreite von 2,40 m ergibt das 2,40 LDM.
2. Stufe nachschlagen: 2,40 LDM fällt in die Zeile 2,01–2,50 LDM, Zone 3 — 395,00 €. Über der Mindestfracht von 145,00 €, die Untergrenze greift also nicht.
3. Gegenprobe frachtpflichtiges Gewicht: 2,40 LDM × 1.850 kg = 4.440 kg gegenüber 2.100 kg tatsächlich. Dieser Tarif rechnet nach Lademeter, die Umrechnung ändert hier also nichts — bei einem Zonentarif mit Gewichtsstaffel würden dieselben Paletten jedoch mit 4.440 kg statt 2.100 kg berechnet.
4. Dieselzuschlag: Index 1,71 € je Liter gegen den Basiswert von 1,42 €, Kostenanteil 32 %. (1,71 − 1,42) ÷ 1,42 × 0,32 = 6,54 %, angewendet auf die reine Fracht: 395,00 € × 0,0654 = 25,83 €.
5. Optionen: Ladebordwand 35,00 €, ADR in begrenzter Menge 48,00 €.
6. Einkaufspreis: 395,00 + 25,83 + 35,00 + 48,00 = 503,83 €.
7. Verkaufspreis bei 16 % Marge nach p ÷ (1 − m): 503,83 ÷ 0,84 = 599,80 €. Erzielte Marge: 95,97 €, also 16,00 % vom Verkaufspreis.

Zwei Dinge lohnen den Blick. Die Formel lautet p ÷ (1 − m), nicht Einkauf × 1,16 — das hätte 584,44 € ergeben und eine Marge von 13,79 %, also 15,36 € weniger auf einer einzigen Sendung; der Unterschied zwischen Aufschlag und Marge steht in prozentuale Marge oder Festaufschlag. Und die gesamte Rechnung hängt an Zahlen, die im Tarifdokument stehen: Stufe, Mindestfracht, Umrechnung je Lademeter, Basiswert und Kostenanteil. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, rechnet das bei jedem Angebot serverseitig neu, damit der Verkaufspreis nicht in einen Verlust hineineditiert werden kann, und hält Einkaufspreis und Marge in einem privaten Datensatz, den das Kundenportal nie liest. Weiterführend: frachtpflichtiges Gewicht.

Spezialverkehre sind noch weiter von einer API entfernt als regionale Frachtführer, und zwar aus strukturellen statt kaufmännischen Gründen: ihr Preis hängt an Bedingungen, für die eine generische Rating-Anfrage kein Feld hat. Kein Standardschema transportiert ADR-Klasse und Verpackungsgruppe, einen Tunnelbeschränkungscode, eine Solltemperatur, ob ein Auflieger ein- oder mehrkammrig fährt, ob Leerpaletten zurückgehen oder welche Kranreichweite eine Entladestelle verlangt. Eine Schnittstelle, die die Frage nicht entgegennehmen kann, kann sie auch nicht beantworten.

Die praktische Trennlinie verläuft zwischen tabelliert und eingeschätzt:

• Tabelliert — Zuschläge, die der Frachtführer bereits aufgeschrieben hat: ADR in begrenzter Menge zu 48,00 €, volles ADR zu 12 % der reinen Fracht, Tiefkühlband zu 0,09 € je kg, Terminavisierung mit Zeitfenster zu 55,00 €, Standgeld zu 45,00 € je Stunde nach 60 Minuten. Das sind Optionen auf der Tarifmatrix, und sie gehören automatisch ins Angebot.
• Eingeschätzt — Preise, die ein Mensch am Auftrag bilden muss: Großraum- und Schwertransporte mit Streckenprüfung, Genehmigung und Begleitfahrzeug; Zustellungen mit Ladekran; alles, wo die Antwort davon abhängt, was in dieser Woche sonst noch auf dem Auflieger steht.

Der Fehler besteht darin, die zweite Kategorie aus dem System fallen zu lassen. Eine Transportanfrage für einen Schwertransport, die aus einem persönlichen Postfach heraus beantwortet wird, hinterlässt keine Spur: keine Vorgangsnummer, keine Aufzeichnung des genannten Preises, keine erfasste Marge, nichts zum Wiederverwenden, wenn derselbe Kunde im März erneut anfragt. In Cargavo, einem TMS für Speditionen und Frachtvermittler, wird eine Anfrage, die keine Tarifmatrix abdeckt, trotzdem angenommen, trotzdem als Q-YYYY-NNNN nummeriert und trotzdem von einem Menschen im selben Vorgang bepreist — und wird bei Annahme zur verfolgten Sendung S-YYYY-NNNN. Der vollständige Weg ohne Tarif steht in Angebot ohne passenden Frachttarif.

Eine Gewohnheit zahlt sich bei Spezialisten besonders aus: halten Sie deren Einsatzrahmen neben der Tarifmatrix fest — tatsächlich bediente Zonen, maximales Sendungsgewicht, geführte ADR-Klassen, Annahmeschluss, ob nicht stapelbares Stückgut angenommen wird. Die Hälfte der manuellen Anfragen einer Spedition geht an Frachtführer, die den Auftrag ohnehin nie angenommen hätten.

Ein ehrlicher Leitfaden benennt den Preis seiner eigenen Empfehlung. Das Kalkulieren aus hinterlegten Tarifen kostet echte Funktionen, und eine Spedition sollte vor der Entscheidung wissen, welche.

• Keine Kapazitätsabfrage in Echtzeit. Die Tarifmatrix nennt den Preis, nicht ob am Donnerstag ein Auflieger frei ist. Dieser Anruf bleibt — Sie führen ihn nur nach der Annahme durch den Kunden, statt vor dem Angebot.
• Keine zugesagte Laufzeit. Die Laufzeit ist ein von Ihnen hinterlegter Wert, keine Zusage des Frachtführers für diese Sendung.
• Keine automatische Sendungsnummer, kein Label. Die Beauftragung beim Frachtführer bleibt eine Nachricht oder eine Eingabe in dessen Portal.
• Kein automatischer Statusfeed. Die Sendungsverfolgung pflegen Sie aus dem, was der Frachtführer meldet.
• Kein automatischer Rechnungsabgleich gegen ein Frachtführersystem. Sie vergleichen die Eingangsrechnung mit dem hinterlegten Einkaufspreis — eine echte Kontrolle, aber Sie führen sie selbst durch.

Was bleibt, ist die Preisbildung, und die Preisbildung ist das Angebot. Dazu kommen zwei Eigenschaften, die keine Schnittstelle liefert: jede Stufe ist einsehbar, Sie prüfen eine ganze Relation von 100 kg bis 3.000 kg auf einem Bildschirm, und das Angebot ist ausfallsicher, weil kein fremdes System zwischen der Kundenanfrage und dem Preis steht.

Die Grenze klar benannt: Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, hat weder eine Frachtführer-API noch eine EDI-Anbindung und ist keine Frachtenbörse, keine Fuhrpark- oder Dispositionssoftware, kein Ausschreibungsportal und keine Buchhaltungssoftware. Kalkuliert wird aus Tarifen, die Sie erfassen und besitzen, in EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD oder PLN, mit einer Oberfläche auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch. Das Anlegen von Frachtführern ist in jedem Tarif enthalten: Starter 49 € pro Monat, Growth 149 € pro Monat, Scale 399 € pro Monat, bei jährlicher Zahlung rund zwei Monate geschenkt, 14 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte — die Grenzen je Tarif stehen auf der Preisseite. Nächster Schritt: Lademeter-Staffeln richtig bepreisen.