Cómo dar de alta a un transportista sin API, desde su tarifario

Un transportista sin API no es un caso raro en el transporte terrestre: es el caso normal. Una empresa regional con doce camiones no tiene programadores, no tiene departamento de EDI y no piensa tenerlos. Lo que sí tiene es un tarifario — un libro de Excel, un PDF, a veces el escaneo de un fax — y ese archivo ya contiene todo lo necesario para calcular sus precios.

Dar de alta sin API significa trasladar ese archivo a dos fichas estructuradas. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, impone el orden: un tarifario pertenece a un transportista, así que la ficha del transportista tiene que existir primero. Después, un mismo transportista puede tener varios tarifarios — nacional y exportación, o dos periodos de validez — cada uno con su moneda entre EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD y PLN.

Fíjate en cómo se reparte la tabla. Todo lo que va en la ficha del transportista es una regla que se aplica a cualquier expedición que le compres; todo lo que va en el tarifario es específico de un documento de tarifas. Ese reparto es la razón de que un cambio de índice de combustible sea editar un campo y no recargar 200 precios, y de que sustituir el tarifario del año que viene no toque los precios de tus recargos.

Hay una costumbre operativa que conviene adoptar desde el primer día: deja el transportista marcado como inactivo mientras construyes el tarifario. Un transportista inactivo queda excluido del cálculo, de modo que una matriz de precios a medio cargar no puede colarse en una cotización real justo cuando un cliente está mirando. Actívalo solo después de la ronda de validación que se describe más abajo. La comparación completa de los métodos de conexión está en la guía pilar sobre integración de transportistas para comisionistas de transporte.

Antes de teclear un solo número, clasifica la hoja. Equivocarse aquí es el único error que no se parchea después: el tipo de tarifario determina la forma de toda la matriz, y cambiarlo vacía lo que ya habías cargado.

El diagnóstico lleva unos cinco minutos y solo necesita dos datos: qué son las columnas y qué son las filas.

Hay tres complicaciones lo bastante frecuentes como para preverlas. La primera: un libro con una pestaña por zona sigue siendo un único tarifario weight_zone — esas pestañas son columnas que alguien separó. La segunda: una hoja cuyas filas dicen "0–99, 100–299, 300–499" expresa límites superiores, y una hoja cuyas filas dicen "desde 100, desde 300" expresa límites inferiores; cargar una como si fuera la otra desplaza todos los precios exactamente un tramo, y ese es el error silencioso más habitual de toda la carga. La tercera: algunos tarifarios llevan dos modelos en un mismo documento — una tabla de peso por debajo de 2.500 kg y una tabla de metros lineales por encima. En Cargavo eso son dos tarifarios, ambos colgados del mismo transportista, y el motor cotiza con el que cubra la petición.

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, modela exactamente estas cuatro formas porque son las que publican de verdad los transportistas de carretera. Si la hoja que tienes delante no encaja en ninguna, casi siempre es una lista de precios puntuales y no un tarifario, y entonces le corresponde la vía manual que se explica en cotizar un trayecto sin tarifario. La definición completa de cada forma está en los cuatro tipos de tarifario de transporte.

La matriz de precios es la parte del tarifario que todo el mundo carga bien, porque parece un dato. Las reglas que convierten una expedición en una clave de búsqueda están escritas en cuerpo ocho debajo de la tabla, en prosa, y son las que hacen que un alta salga mal.

Esta es la lista de control, con el campo al que corresponde cada regla y lo que pasa cuando se omite.

Dos de estas reglas merecen un comentario. Las de peso facturable no son alternativas, son un máximo: Cargavo toma el mayor entre el peso real, los metros lineales multiplicados por los kg por metro lineal y el volumen multiplicado por los kg por m³. Carga los dos suelos cuando el tarifario indique los dos, y el motor aplicará el que mande en cada expedición — el concepto de fondo está en peso facturable.

La comparación con el tramo siguiente, conocida como paying-for, juega a tu favor y no al del transportista: con 980 kg puede salir más barato que te facturen como 1.000 kg a la tarifa más baja del tramo siguiente. Cargavo aplica esa comparación de forma automática en los tarifarios por 100 kg, así que no hay que cargarla — pero sí hay que saber que existe, porque el comisionista que comprueba una cotización a mano contra la hoja y concluye que el motor "ha usado la fila equivocada" normalmente acaba de encontrarse con el paying-for funcionando bien.

Cuando las notas al pie son ambiguas, pregunta en vez de suponer. Ese correo está desglosado campo a campo en la lista de control para dar de alta un transportista.

Cuando un comisionista de transporte evalúa una herramienta de cotización de fletes, pregunta cuánto se tarda en dar de alta un transportista y le contestan en semanas. Con un enfoque de tarifario, la respuesta honesta separa dos relojes que corren en paralelo: tu tiempo de teclado y el tiempo de respuesta del transportista.

Suma las filas que no bloquean y salen entre una hora y 55 minutos y dos horas y 50 minutos de trabajo por transportista. Ese es el número con el que planificar. Todo lo demás de la lista es esperar, y la única palanca que tienes sobre la espera es hacer todas tus preguntas en un solo correo en lugar de en tres.

Hay dos situaciones que cuestan más de verdad, y es justo decirlo. Un tarifario entregado como PDF escaneado hay que leerlo celda por celda en vez de copiarlo, lo que aproximadamente duplica la carga de la matriz: una tabla de ocho zonas y doce tramos son 96 números que transcribir y luego revisar. Y un transportista cuyas zonas se definen por regiones con nombre en lugar de por rangos de códigos postales te obliga a construir tú la correspondencia postal, que es la única tarea capaz de comerse una tarde entera.

Conviene ser claro sobre lo que Cargavo hace hoy: la carga es estructurada y guiada en el constructor de tarifarios, no una lectura automática de una hoja de cálculo cualquiera, porque ningún analizador lee de forma fiable un libro con celdas combinadas y una nota manuscrita al margen. El alta asistida, en la que te configuramos el tarifario, está incluida desde el plan Growth, 149 €/mes. La mecánica de pasar una hoja de cálculo a forma de tarifario está en reconstruir tarifas de transportistas desde Excel, y los límites de cada plan en la página de precios.

Tomemos un alta real. El transportista envió un tarifario nacional de grupaje del tipo weight_zone, por 100 kg, con un mínimo de facturación de 48,00 € y este extracto para las zonas A a C.

Las notas al pie dicen: 1 metro lineal de carga = 1.850 kg, 1 m³ = 333 kg, pesos redondeados al alza a 10 kg, recargo por combustible del 9,4 % este mes, hayón 28,00 € por entrega. La expedición a cotizar son 3 palets de 1,20 × 0,80 × 1,10 m, 620 kg brutos, entrega en zona B, con hayón.

• Metros lineales: 1,20 × 0,80 = 0,96 m², dividido entre 2,4 = 0,40 metros lineales por palet, es decir 1,20 metros lineales en total.
• Suelo de metro lineal: 1,20 × 1.850 = 2.220 kg.
• Suelo volumétrico: 3 × 1,056 m³ = 3,168 m³, × 333 = 1.054,9 kg.
• Peso facturable: el mayor entre 620, 2.220 y 1.054,9 = 2.220 kg, ya múltiplo de 10.
• Transporte, compra: 22,20 × 21,40 = 475,08 €, por encima del mínimo de 48,00 €.

A partir de ahí el motor aplica el margen del 22 % del cliente sobre la línea de transporte con p/(1−m), después el recargo por combustible sobre la base resultante y por último las opciones a su precio de venta.

Margen bruto 163,59 €, el 23,0 % de la venta: por encima del objetivo del 22 % porque el recargo por combustible viaja sobre la base ya remarcada y porque el hayón lleva su propio margen. Ahora borra una nota al pie. Deja el suelo de metro lineal en blanco y el peso facturable se queda en 620 kg, que cae en el tramo 500–999 a 34,90 €: transporte 216,38 €, venta 277,41 €, combustible 26,08 €, hayón 45,00 €, total 348,49 €. El transportista sigue facturando 547,74 €. Ese único campo sin cargar cuesta 199,25 € en una sola expedición, y se repite en cada envío ligero y voluminoso hasta que alguien lee una factura con atención. Los metros lineales se explican en la tarifa por metro lineal, y la geometría se comprueba con la calculadora de metros lineales.

Probar un tarifario nuevo cotizando una expedición cualquiera no demuestra casi nada: la mayoría de las peticiones caen en el centro de un tramo, donde cualquier versión del tarifario da un resultado verosímil. Ataca los bordes, que es donde viven los errores de carga.

Aquí los fallos tipados importan. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, no devuelve una pantalla en blanco cuando no puede producir un precio: devuelve un motivo — no_zone, out_of_range, on_request, constraint o invalid_grid. Durante la validación esas etiquetas son un diagnóstico. Un no_zone en un código postal que sabes que el transportista sirve significa que la zonificación está incompleta. Un fallo de constraint significa que cargaste una restricción del transportista — máximo de palets, largo máximo, metros lineales máximos — que esta expedición incumple, y eso es el sistema haciendo su trabajo, no un error.

La prueba de las facturas pasadas es la que caza todo lo demás, y conviene hacerla sobre papel real. Elige diez expediciones entregadas con este transportista bajo esta versión del tarifario, vuelve a calcularlas y compara con lo que realmente te facturó. Las diferencias se agrupan en una lista corta: un redondeo que no cargaste, un índice de combustible que cambió entre la expedición y hoy, un recargo que estaba en la factura pero no en la petición, o una comparación de tramo siguiente que el transportista en realidad no aplica. Una desviación sistemática de pocos euros en todas las líneas casi siempre es redondeo; una desviación en una sola línea casi siempre es un recargo.

Deja el tarifario inactivo hasta que pasen todas las pruebas, y entonces activa a la vez el tarifario y el transportista. La versión sistemática de la protección del margen, una vez estás en producción, está en cotizar fletes sin perder margen.

Salir a producción es deliberadamente anodino. En cuanto el transportista y su tarifario están activos, cada petición de cotización que coincida con la geografía se calcula también contra este tarifario, junto a los que ya tenías, y los resultados se ordenan. Nadie tiene que acordarse de que existe una opción nueva, que es justamente el sentido de dar de alta en un motor de tarifas y no en una carpeta.

Quedan tres decisiones, y solo la primera es realmente una decisión.

• La regla de margen. El margen porcentual usa p/(1−m), de modo que el resultado es un margen real sobre la venta y no un recargo sobre el coste; el margen absoluto suma una cantidad fija. Las reglas pueden vivir en el cliente, en el tarifario o en un tramo concreto, y así es como una cuenta estratégica y un cliente puntual acaban con precios de venta distintos sobre el mismo transportista. La comparación entre las dos formas está en margen porcentual frente a margen fijo.
• Los precios de venta de las opciones. Un hayón que te cuesta 28,00 € necesita un precio de venta en la configuración de precios del cliente. Si no hay ninguno, Cargavo usa el coste de compra y marca un aviso en lugar de inventarse un número: la cotización nunca sale mal, pero esa línea se vende a margen cero hasta que lo corrijas.
• Nada relativo al portal. No hay ningún interruptor de publicación por transportista, porque el portal de clientes no expone transportistas en absoluto.

Este último punto conviene decirlo sin rodeos, porque es la razón de que un comisionista pueda dar de alta transportistas con total libertad sin renegociar nada con sus clientes. En Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, transitarios y agentes de carga, el precio de compra, el margen y la identidad del transportista viven en un registro financiero privado asociado a la cotización, regido por reglas de acceso exclusivas del comisionista: no están simplemente ocultos en la interfaz, son ilegibles para una cuenta de cliente. Tu cliente ve un precio de venta, una referencia de la serie Q-YYYY-NNNN y una fecha de validez. A quién le compraste es tu posición comercial y sigue siendo tuya; lo desarrolla cómo evitar que tu cliente vea el precio de compra.

Añadir un transportista cambia, por tanto, lo que pagan tus clientes, nunca lo que ven. La cotización aceptada se convierte en expedición de la serie S-YYYY-NNNN exactamente igual que antes. El resto del material sobre altas está reunido en las guías de alta de transportistas.

Dar de alta por tarifario es un intercambio deliberado: ganas la capacidad de cotizar a todos los transportistas a los que compras, incluidos los que nunca van a construir una integración, y renuncias a lo que solo puede dar una conexión en vivo. Ser preciso con esa frontera es lo que hace fiable el enfoque.

La fila de la actualización del tarifario es la que exige una costumbre más que un apaño. Un tarifario no sabe que ha caducado, así que la fecha de validez va en tu calendario: cuando el transportista publique una versión nueva, editas los precios en su sitio, y el índice de combustible es un solo campo que actualizas cuando llega la circular mensual. Para un comisionista con entre ocho y quince transportistas, eso es una tarea recurrente corta, no un proyecto.

Es igual de importante decir qué no es Cargavo. No es una bolsa de cargas ni un mercado de fletes, así que no te va a encontrar un transportista para un trayecto del que no tienes tarifa: esa petición sigue la vía manual. No es una plataforma de licitaciones ni de compras, no es un software de gestión de flota ni de despacho, y no es un programa de contabilidad ni de facturación. Calcula lo que has negociado y hace el seguimiento de lo que has vendido, de la cotización aceptada a la entrega.

Con eso, el resumen justo del intercambio. Si tus transportistas son grandes integradores con API pública, un enfoque conectado te aporta capacidad y seguimiento que un tarifario no da. Si tus transportistas son las empresas regionales de las que depende de verdad la mayoría de las agencias de transporte, no hay ninguna API que conectar y el archivo de tarifas es la integración — lo desarrolla cotizar transportistas regionales sin API. El plan Starter, 49 €/mes, incluye 10 tarifarios; Growth, 149 €/mes, incluye 50; Scale, 399 €/mes, incluye 200, con prueba gratuita de 14 días y sin tarjeta de crédito.