Frachtführer ohne Schnittstelle anbinden: Preisblatt statt EDI

Ein Frachtführer ohne Schnittstelle ist im Landverkehr kein Sonderfall, sondern der Normalfall. Ein regionaler Frachtführer mit zwölf Zügen hat keinen Entwickler, keine EDI-Abteilung und nicht die Absicht, das zu ändern. Was er hat, ist ein Tarif — eine Excel-Mappe, ein PDF, gelegentlich ein eingescanntes Fax. Diese Datei enthält bereits alles, was zur Kalkulation seiner Relationen nötig ist.

Anbinden ohne Schnittstelle heißt, diese Datei in zwei strukturierte Datensätze zu überführen. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, erzwingt dabei die Reihenfolge: Eine Tarifmatrix gehört zu einem Frachtführer, der Stammsatz muss also zuerst existieren. Ein Frachtführer trägt danach mehrere Tarifmatrizen — Inland und Export, oder zwei Gültigkeitszeiträume — jede mit eigener Währung aus EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD oder PLN.

Beachten Sie die Trennlinie in dieser Tabelle. Alles im Stammsatz ist eine Regel, die für jede Sendung bei diesem Frachtführer gilt; alles in der Tarifmatrix gehört zu genau einem Tarifdokument. Genau deshalb ist eine Änderung des Dieselzuschlags ein einziges Feld statt einer Neuerfassung von 200 Sätzen, und deshalb rührt der Tarifwechsel im nächsten Jahr Ihre Preise für Nebenleistungen nicht an.

Eine Arbeitsgewohnheit lohnt sich sofort: Lassen Sie den Frachtführer auf inaktiv, solange Sie die Tarifmatrix bauen. Ein inaktiver Frachtführer wird von der Preisfindung ausgeschlossen, eine halb erfasste Matrix kann also nicht ausgerechnet in dem Moment in ein Angebot rutschen, in dem ein Kunde zusieht. Auf aktiv stellen Sie erst nach der weiter unten beschriebenen Kontrolle. Der Vergleich aller Anbindungswege steht im Pillar-Leitfaden zur Frachtführer-Anbindung für Speditionen.

Bevor Sie die erste Zahl tippen, klassifizieren Sie das Blatt. Das ist der eine Fehler, der sich später nicht flicken lässt: Die Tarifart bestimmt die Form der gesamten Matrix, und ein Wechsel der Art setzt die bereits erfassten Sätze zurück.

Die Diagnose dauert etwa fünf Minuten und braucht nur zwei Angaben: Was steht in den Spalten, und was steht in den Zeilen?

Drei Komplikationen treten häufig genug auf, um sie einzuplanen. Erstens: Eine Arbeitsmappe mit einem Reiter je Zone bleibt eine einzige weight_zone-Matrix — die Reiter sind Spalten, die jemand auseinandergezogen hat. Zweitens: Ein Blatt mit den Zeilen „0–99, 100–299, 300–499“ nennt Obergrenzen, ein Blatt mit „ab 100, ab 300“ nennt Untergrenzen. Wer das eine als das andere erfasst, verschiebt jeden Preis um genau eine Staffel — der mit Abstand häufigste stille Erfassungsfehler. Drittens: Manche Tarife enthalten zwei Modelle in einem Dokument, etwa eine Gewichtsstaffel bis 2.500 kg und darüber eine Lademeter-Staffel. Das sind in Cargavo zwei Tarifmatrizen am selben Frachtführer, und der Rechenkern nimmt schlicht die, die die Anfrage abdeckt.

Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, bildet genau diese vier Formen ab, weil sie das abdecken, was europäische Frachtführer tatsächlich veröffentlichen. Passt das Blatt vor Ihnen in keine davon, ist es meist eine Liste von Spotpreisen und kein Tarif — dann gilt der manuelle Weg aus Angebote ohne hinterlegten Tarif. Die vollständigen Definitionen stehen unter die vier Arten von Frachttarifen, und die Begriffe selbst im Glossar zur Tarifmatrix.

Die Tariftabelle erfasst jeder korrekt, denn sie sieht nach Daten aus. Die Regeln, die aus einer Sendung überhaupt erst einen Suchschlüssel machen, stehen in Achtpunktschrift unter der Tabelle, in Fließtext — und dort geht die Anbindung tatsächlich schief.

Hier die Checkliste, mit dem Feld, in das jede Regel gehört, und der Folge, wenn sie fehlt.

Zwei Punkte verdienen einen Kommentar. Die Regeln zum frachtpflichtigen Gewicht sind keine Alternativen, sondern ein Maximum: Cargavo nimmt den größten Wert aus tatsächlichem Gewicht, Lademetern mal kg-je-LDM und Volumen mal kg-je-m³. Erfassen Sie beide Faktoren, wenn der Tarif beide nennt, dann entscheidet der Rechenkern je Sendung, welcher greift — die Grundlagen dazu im Eintrag frachtpflichtiges Gewicht.

Der Vergleich mit der nächsten Staffel, bekannt als paying-for, arbeitet für Sie und nicht für den Frachtführer: Bei 980 kg kann es günstiger sein, als 1.000 kg zum niedrigeren Satz der nächsten Staffel abgerechnet zu werden. Cargavo wendet diesen Vergleich auf Tarifen je 100 kg automatisch an, Sie erfassen ihn also nicht — wissen sollten Sie davon trotzdem. Wer ein Angebot von Hand gegen das Preisblatt prüft und findet, der Rechenkern habe „die falsche Zeile genommen“, hat meist nur paying-for bei der Arbeit gesehen.

Sind die Fußnoten mehrdeutig, fragen Sie, statt zu raten. Diese Mail steht Feld für Feld in der Checkliste zur Frachtführer-Anbindung.

Speditionen, die eine Angebotssoftware prüfen, fragen nach der Einführungsdauer und bekommen eine Antwort in Wochen. Beim Weg über Tarifmatrizen trennt die ehrliche Antwort zwei Uhren, die parallel laufen: Ihre Erfassungszeit und die Antwortzeit des Frachtführers.

Addieren Sie die nicht blockierenden Zeilen, ergibt das rund 1 Stunde 55 Minuten bis 2 Stunden 50 Minuten Arbeit je Frachtführer. Mit dieser Zahl planen Sie. Alles Übrige auf der Liste ist Warten, und der einzige Hebel auf das Warten ist, alle Fragen in einer Mail zu stellen statt in dreien.

Zwei Situationen kosten wirklich mehr, und das gehört gesagt. Ein als gescanntes PDF geliefertes Preisblatt muss Zelle für Zelle gelesen statt kopiert werden, was die Erfassung der Matrix etwa verdoppelt — eine Tabelle mit acht Zonen und zwölf Staffeln sind 96 Zahlen, die abgetippt und danach Korrektur gelesen werden. Und ein Frachtführer, der seine Zonen über Regionsnamen statt über PLZ-Bereiche definiert, zwingt Sie, die PLZ-Zuordnung selbst zu bauen — die eine Aufgabe, die einen Nachmittag sprengen kann.

Deutlich gesagt, was Cargavo heute tut: Die Erfassung ist strukturiert und geführt, sie ist kein automatisches Auslesen einer beliebigen Arbeitsmappe, denn kein Parser liest zuverlässig eine Mappe mit verbundenen Zellen und handschriftlicher Randnotiz. Die begleitete Einrichtung, bei der der Tarif für Sie hinterlegt wird, ist ab dem Growth-Plan für 149 €/Monat enthalten. Die Mechanik der Übersetzung einer Excel-Datei in eine Matrix steht in Tarifmatrix im TMS hinterlegen, die Grenzen je Plan auf der Preisseite.

Nehmen wir eine echte Anbindung. Der Frachtführer hat einen Inlandstarif nach Gewicht und Zone geschickt, Sätze je 100 kg, Mindestpreis 48,00 €, hier der Auszug für die Zonen A bis C.

Die Fußnoten sagen: 1 Lademeter = 1.850 kg, 1 m³ = 333 kg, Gewichte auf volle 10 kg aufgerundet, Dieselzuschlag 9,4 % in diesem Monat, Ladebordwand 28,00 € je Zustellung. Zu kalkulieren ist eine Sendung mit 3 Paletten zu 1,20 × 0,80 × 1,10 m, 620 kg brutto, Zustellung in Zone B, Ladebordwand erforderlich.

• Lademeter: 1,20 × 0,80 = 0,96 m², geteilt durch 2,4 = 0,40 LDM je Palette, also 1,20 LDM für drei.
• LDM-Untergrenze: 1,20 × 1.850 = 2.220 kg.
• Volumen-Untergrenze: 3 × 1,056 m³ = 3,168 m³, × 333 = 1.054,9 kg.
• Frachtpflichtiges Gewicht: der größte Wert aus 620, 2.220 und 1.054,9 = 2.220 kg, bereits ein Vielfaches von 10.
• Fracht im Einkauf: 22,20 × 21,40 = 475,08 €, über dem Mindestpreis von 48,00 €.

Danach legt der Rechenkern die Kundenmarge von 22 % über p/(1−m) auf die Frachtposition, anschließend den Dieselzuschlag auf die so entstandene Basis, zuletzt die Nebenleistungen zum Verkaufspreis.

Rohertrag 163,59 €, also 23,0 % vom Verkauf — über dem Ziel von 22 %, weil der Dieselzuschlag auf der bereits kalkulierten Basis reitet und die Ladebordwand ihre eigene Marge trägt. Streichen Sie nun eine Fußnote. Bleibt der LDM-Faktor leer, steht das frachtpflichtige Gewicht bei 620 kg und landet in der Staffel 500–999 zu 34,90 €: Fracht 216,38 €, Verkauf 277,41 €, Diesel 26,08 €, Ladebordwand 45,00 €, Summe 348,49 €. Der Frachtführer stellt weiterhin 547,74 € in Rechnung. Dieses eine nicht erfasste Feld kostet 199,25 € auf einer Sendung und wiederholt sich bei jedem leichten Volumengut, bis jemand eine Frachtrechnung genau liest. Lademeter erklärt der Leitfaden zur Lademeter-Berechnung, die Geometrie prüfen Sie mit dem Lademeter-Rechner.

Eine neue Tarifmatrix mit einer beliebigen Sendung zu testen, beweist fast nichts: Die meisten Anfragen landen in der Mitte einer Staffel, wo jede Variante der Matrix eine plausible Zahl liefert. Prüfen Sie stattdessen die Ränder, denn dort sitzen die Erfassungsfehler.

Die benannten Fehlschläge sind hier der Punkt. Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, liefert keinen leeren Bildschirm, wenn kein Preis entstehen kann, sondern einen Grund — no_zone, out_of_range, on_request, constraint oder invalid_grid. Während der Prüfung sind diese Kennungen eine Diagnose. Ein no_zone auf einer Postleitzahl, die der Frachtführer nachweislich bedient, heißt: Die Zonenzuordnung ist lückenhaft. Ein constraint heißt: Sie haben eine Restriktion erfasst — Palettenzahl, Länge, Lademeter —, die diese Sendung verletzt, und das System tut seine Arbeit statt zu versagen.

Der Abgleich mit alten Frachtrechnungen fängt alles Übrige ab und lohnt sich mit echtem Papier. Nehmen Sie zehn zugestellte Sendungen, die mit diesem Frachtführer unter dieser Tarifversion gelaufen sind, kalkulieren Sie sie neu und vergleichen Sie mit der tatsächlichen Frachtrechnung. Die Abweichungen fallen in eine kurze Liste: ein nicht erfasster Rundungsschritt, ein Dieselfloater, der sich zwischen Sendung und heute geändert hat, eine Nebenleistung, die auf der Rechnung stand, aber nicht in der Anfrage, oder ein paying-for-Vergleich, den dieser Frachtführer tatsächlich nicht anwendet. Ein systematischer Abstand von wenigen Euro auf jeder Position ist fast immer die Rundung; ein Abstand auf genau einer Position ist fast immer eine Nebenleistung.

Lassen Sie die Matrix inaktiv, bis jede Stichprobe sitzt, und schalten Sie dann Matrix und Frachtführer gemeinsam aktiv. Wie Margenschutz danach systematisch funktioniert, steht in margensichere Angebote kalkulieren.

Die Inbetriebnahme ist bewusst unspektakulär. Sobald Frachtführer und Tarifmatrix aktiv sind, wird jede Anfrage, deren Geografie passt, neben Ihren bestehenden Tarifen auch gegen diese Matrix kalkuliert, und die Ergebnisse werden sortiert. Niemand muss sich merken, dass es eine neue Möglichkeit gibt — genau dafür legt man einen Tarif in einen Rechenkern statt in einen Ordner.

Drei Entscheidungen bleiben, und wirklich zu entscheiden ist nur die erste.

• Die Margenregel. Prozentuale Margen rechnen mit p/(1−m), das Ergebnis ist also eine echte Marge auf den Verkauf und kein Aufschlag auf die Kosten; absolute Margen addieren einen festen Betrag. Regeln sitzen am Kunden, an der Tarifmatrix oder an einer einzelnen Staffel — so kommen ein Rahmenvertragskunde und ein Gelegenheitskunde beim selben Frachtführer zu unterschiedlichen Verkaufspreisen. Die Abwägung steht in prozentuale oder absolute Margenregeln.
• Die Verkaufspreise der Nebenleistungen. Eine Ladebordwand, die Sie 28,00 € kostet, braucht einen Verkaufspreis in der Preiskonfiguration des Kunden. Fehlt er, greift Cargavo auf den Einkaufspreis zurück und setzt einen Hinweis, statt eine Zahl zu erfinden — das Angebot ist also nie falsch, diese Position aber ohne Marge verkauft, bis Sie sie pflegen.
• Nichts am Kundenportal. Es gibt keinen Schalter, um einen Frachtführer zu veröffentlichen, denn das Kundenportal zeigt Frachtführer grundsätzlich nicht an.

Dieser letzte Punkt gehört klar gesagt, denn er ist der Grund, warum Speditionen frei anbinden können, ohne mit ihren Kunden neu zu verhandeln. In Cargavo, einem TMS für Speditionen und Frachtvermittler, liegen Einkaufspreis, Marge und die Identität des Frachtführers in einem privaten Finanzdatensatz am Angebot, geschützt durch Zugriffsregeln allein für Ihr Team — nicht bloß in der Oberfläche ausgeblendet, sondern für ein Kundenkonto nicht lesbar. Ihr Kunde sieht einen Verkaufspreis, eine Referenz der Serie Q-YYYY-NNNN und ein Gültigkeitsdatum; in der Schweiz nennt er dieses Dokument Offerte, an der Systematik ändert das nichts. Bei welchem Frachtführer Sie einkaufen, ist Ihre Marktposition und bleibt es — siehe Preis zeigen, ohne den Einkaufspreis preiszugeben.

Ein zusätzlicher Frachtführer ändert also, was Ihre Kunden zahlen, nie, was sie sehen. Das angenommene Angebot wird unverändert zur Sendung der Serie S-YYYY-NNNN. Weiteres Material zur Anbindung sammelt die Rubrik Frachtführer anbinden.

Die Anbindung über Tarifmatrizen ist ein bewusster Tausch: Sie gewinnen die Fähigkeit, jeden Frachtführer zu kalkulieren, auch den, der nie eine Schnittstelle bauen wird, und Sie verzichten auf das, was nur eine echte Verbindung liefert. Diese Grenze genau zu benennen, macht den Weg überhaupt erst vertrauenswürdig.

Die Zeile zur Tarifaktualisierung braucht eine Gewohnheit statt eines Workarounds. Eine Matrix weiß nicht, dass ihr Tarif abgelaufen ist, das Gültigkeitsdatum gehört also in Ihren Kalender: Kommt eine neue Version, ändern Sie die Sätze an Ort und Stelle, und der Dieselfloater ist ein einziges Feld, das Sie beim Monatsrundschreiben nachziehen. Für eine Spedition mit acht bis fünfzehn Frachtführern ist das eine kurze wiederkehrende Aufgabe, kein Projekt — die systematische Fassung dieser Tarifpflege steht in Tarifmatrix und Rechenkern.

Ebenso wichtig ist, was Cargavo, ein TMS für Speditionen und Frachtvermittler, nicht ist. Es ist keine Frachtenbörse, es findet Ihnen also keinen Frachtführer für eine Relation, für die Sie keinen Tarif haben — diese Anfrage läuft über den manuellen Weg. Es ist kein Ausschreibungsportal, keine Fuhrpark- oder Dispositionssoftware und kein Buchhaltungsprogramm. Es kalkuliert, was Sie verhandelt haben, und verfolgt, was Sie verkauft haben.

Bleibt eine faire Zusammenfassung des Tauschs. Sind Ihre Frachtführer große Integratoren mit echten Schnittstellen, bringt der verbundene Weg Kapazität und Sendungsverfolgung, die eine Matrix nicht liefert. Sind Ihre Frachtführer die Regionalverkehre, von denen die meisten kleinen Speditionen tatsächlich leben, gibt es keine Schnittstelle zum Anbinden, und das Preisblatt ist die Anbindung — siehe Regionalverkehre ohne Schnittstelle kalkulieren. Im Starter für 49 €/Monat sind 10 Tarifmatrizen enthalten, im Growth für 149 €/Monat 50 und im Scale für 399 €/Monat 200, mit 14 Tagen kostenlosem Test ohne Kreditkarte.