Tarifmatrix und Frachtberechnung: die Daten und der Rechenweg

Im Marketing von Speditionssoftware werden beide Begriffe synonym benutzt, obwohl sie zwei völlig verschiedene Dinge bezeichnen. Eine Tarifmatrix — im Betrieb auch Preisblatt, Zonentabelle oder schlicht Konditionen genannt — gehört zu genau einem Frachtführer und genau einer Vertragsperiode: eine PLZ-Zonenzuordnung, eine Größenachse, ein Preis in jeder Zelle, eine Mindestfracht. Sie erfinden diese Zahlen nicht, Sie bekommen sie, meistens als Excel-Anhang.

Die Frachtberechnung ist Code. Sie besitzt keine eigenen Tarife. Ihre Aufgabe ist es, aus einer Sendungsbeschreibung und einer Tarifmatrix eine Zahl zu machen — über Regeln, die im Tarifblatt nirgends stehen: welches Gewicht abgerechnet wird, wie es gerundet wird, ob die nächsthöhere Staffel billiger ist, ab wann die Mindestfracht greift, worauf sich der Dieselzuschlag bezieht, welche Zuschläge bepreist werden und welche Marge auf der Verkaufsseite dazukommt.

Praktische Folge: Einen Tarif korrekt zu erfassen ist notwendig und reicht nicht. Zwei Speditionen mit identischer Tarifmatrix nennen für dieselbe Stückgutsendung verschiedene Preise, wenn ihre Software anders rundet, den Dieselzuschlag auf eine andere Basis legt oder den Staffelsprung nicht prüft. Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, behandelt die Matrix als Daten und den Rechenweg als ein einziges gemeinsames Modul — die Nachbarthemen stehen in der Kategorie Frachttarife und Preisbildung, die Datenseite in den vier Arten von Frachttarifen.

Jeder Preis, den eine Spedition hinausgibt, ist das Ergebnis derselben kurzen Kette. Ausgeschrieben zeigt sie, wie wenig Arbeit die Tarifmatrix selbst leistet.

Die Schritte 2, 3, 5, 7 und 9 sind genau die, die niemand auf das Tarifblatt schreibt und die jeder anders umsetzt. Sie entscheiden auch darüber, ob ein Angebot Geld verdient. Eine Excel-Mappe schafft Schritt 4. Sie schafft nicht zuverlässig Schritt 5 über alle Staffeln, hält Schritt 7 nicht jeden Monat aktuell und garantiert nicht, dass Schritt 9 nicht doch einmal übersprungen wurde, weil es eilig war.

Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler mit 2 bis 25 Mitarbeitern, führt diese neun Schritte bei jedem Angebot serverseitig aus. Der Preis im Kundenportal und der Preis auf dem gespeicherten Angebot stammen damit aus demselben Lauf. Die Definition der Eingangsgröße für Schritt 2 steht unter frachtpflichtiges Gewicht im Glossar, die für Schritt 7 unter Dieselzuschlag.

Die meisten Digitalisierungsprojekte scheitern an dieser Einordnung, nicht am Aufbau. Ein Wert landet an der falschen Stelle, und danach ist er entweder nicht mehr pflegbar oder wird im falschen Umfang gepflegt — ein Dieselindex, der in die Preiszelle einmultipliziert wurde; eine Marge, die in einer „Verkaufsmatrix“ eingebacken ist; ein Umrechnungsfaktor, der für einen einzigen Frachtführer fest verdrahtet wurde.

Lesen Sie die vierte Spalte als Pflegekalender. Matrixzeilen bewegen sich einmal im Jahr und bewegen sich gemeinsam — das ist ein Neuimport. Software-Einstellungen werden einmal je Tarif gesetzt und danach kaum angefasst. Der Dieselindex bewegt sich monatlich und allein; er muss deshalb ein Feld sein und darf nie in die Zellen eingerechnet werden. Margenzeilen bewegen sich aus kaufmännischen Gründen, die mit dem Frachtführer nichts zu tun haben — genau deshalb kann eine Marge nie in der Tarifmatrix wohnen: eine Matrix bedient alle Kunden, und jeder Kunde hat eine andere Marge.

Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, erzwingt diese Trennung strukturell — Margen liegen am Kundenstammsatz, nicht am Tarif. Was das für die Preispolitik bedeutet, steht in prozentuale Marge oder fester Aufschlag; die Mechanik der Tarifpflege in vom Excel-Tarifblatt zum Sofortangebot.

Nehmen Sie einen Stückguttarif nach Zone 4 mit 78,00 € Mindestfracht und diesen Staffeln: 500–999 kg zu 19,80 € je 100 kg, 1.000–1.999 kg zu 15,20 € je 100 kg, 2.000–2.999 kg zu 12,60 € je 100 kg. Die Sendung: 2 nicht stapelbare Paletten 1,2 × 0,8 m, 1,7 m hoch, 820 kg Realgewicht, Ladebordwand bei der Zustellung. Für den Kunden ist eine prozentuale Marge von 18 % hinterlegt.

Was die Software Zeile für Zeile rechnet

• Realgewicht: 820 kg.
• Volumengewicht: 2 × (1,2 × 0,8 × 1,7) = 3,264 m³ × 333 kg = 1.086,91 kg.
• LDM-Mindestgewicht: 2 × 0,4 LDM = 0,8 Lademeter × 1.850 kg = 1.480 kg.
• Frachtpflichtiges Gewicht: der höchste der drei Werte = 1.480 kg, bereits ein Vielfaches von 10 kg.
• Staffeltreffer: 1.480 kg liegt in 1.000–1.999 kg → 14,80 × 15,20 € = 224,96 €.
• Staffelsprung: 2.000 kg zu deklarieren kostete 20 × 12,60 € = 252,00 €, die Software behält also 224,96 €.
• Mindestfracht: 78,00 €, greift nicht.
• Dieselzuschlag: 14,5 % auf die Grundfracht von 224,96 € = 32,62 €.
• Ladebordwand: 28,00 €, außerhalb der Dieselbasis.
• Einkaufspreis: 224,96 + 32,62 + 28,00 = 285,58 €.
• Verkaufspreis: 285,58 / (1 − 0,18) = 348,27 €, es bleiben 62,69 € Marge.

Beachten Sie, was die Tarifmatrix beigetragen hat: 15,20 €, 12,60 € und 78,00 €. Alles andere — 333 kg je m³, 1.850 kg je Lademeter, die Rundung auf 10 kg, der Staffelvergleich, die 14,5 % und p/(1−m) — kam aus der Software. Der Tarif waren drei Zahlen; der Preis waren neun Entscheidungen.

Eine Falle lohnt sich zu beziffern: mit 1,18 zu multiplizieren statt durch 0,82 zu teilen ergibt 336,98 € und eine echte Marge von 15,3 % statt 18 %. Das ist die Verwechslung von Aufschlag und Marge, durchgerechnet in margensicher kalkulieren; eigene Zahlen prüfen Sie mit dem Margenrechner und dem Rechner für frachtpflichtiges Gewicht. Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, zeigt dem Kunden ausschließlich die Zeile mit 348,27 € — Einkaufspreis 285,58 € und Marge 62,69 € bleiben auf der Seite der Spedition.

Die Reihenfolge der neun Schritte ist Teil der Definition des Rechenwegs, keine Geschmacksfrage. Gleiche Tarifmatrix, gleiche Sendung wie oben, drei plausibel klingende Reihenfolgen, drei verschiedene Ergebnisse.

Die mittlere Zeile tut weh, weil sie vernünftig aussieht. Die Grundfracht von 224,96 € um 18 % aufgeschlagen ergibt 274,34 €, darauf 14,5 % Diesel sind 39,78 €, plus 28,00 € Ladebordwand macht 342,12 €. Die Kosten bleiben bei 285,58 €, tatsächlich einbehalten werden also 56,54 € — 16,5 % vom Verkaufspreis. Niemand hat sich verrechnet; die Schritte liefen nur in anderer Reihenfolge, und 1,5 Margenpunkte verlassen bei jeder so kalkulierten Sendung das Haus.

Die dritte Zeile zeigt denselben Effekt auf der Kostenseite: 1.480 kg auf 1.500 kg aufgerundet ergibt eine Grundfracht von 15,00 × 15,20 € = 228,00 € und einen Einkaufspreis von 288,62 €. Das ist rechtens, wenn der Frachtführervertrag es so vorsieht, und teuer, wenn nicht — die Rundungsregel ist eine Vertragsbedingung, die Sie einstellen, keine Voreinstellung, die Sie erben.

Deshalb ist „welcher Rechenweg“ eine kaufmännische und nicht nur eine technische Frage. Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, legt eine Reihenfolge fest — frachtpflichtiges Gewicht, Rundung, Staffel, Staffelsprung, Mindestfracht, Dieselzuschlag, Zuschläge, dann Marge — und wendet sie auf jede Tarifart identisch an, ob weight_zone, pallet, mpl_bracket oder hybrid_weight. Der Rechenweg ist dokumentiert, damit ein Disponent jedes Angebot von Hand nachvollziehen kann; die Staffelsprungregel steht im Glossar unter Staffelsprung.

Die übliche, meist ungeplant entstandene Architektur besteht aus zwei Umsetzungen: eine rechnet den Verkaufspreis für Angebote, die andere den Einkaufspreis für Kostenauswertungen, Rechnungsprüfung oder Deckungsbeitragslisten. Am Anfang sind sie identisch. Identisch bleiben sie nie, aus drei strukturellen Gründen.

• Korrekturen werden nur einmal eingebaut. Ein Fehler beim Staffelsprung fällt in der Angebotsmaske auf und wird dort behoben. Die Kostenauswertung behält das alte Verhalten, und die ausgewiesene Marge passt nicht mehr zur echten.
• Die Datenquellen driften. Ein Weg liest den Dieselindex am Tarif, der andere aus einer Kopie oder einer Einstellungsmaske. Beide sind gleich — bis jemand nur eine davon pflegt.
• Rundung wird nie zweimal gleich beschrieben. Kaufmännisch runden auf dem einen Weg, aufrunden auf dem anderen, angewendet auf einen Wert, der mit einem Satz je 100 kg multipliziert wird: pro Sendung klein, über ein Jahr systematisch.

Was die Abweichung kostet, in Zahlen

Bleiben Sie beim Rechenbeispiel. Der Dieselindex des Frachtführers steigt von 14,5 % auf 17,2 %. Der Einkaufsweg übernimmt ihn: 224,96 € × 17,2 % = 38,69 €, die echten Kosten betragen also 224,96 + 38,69 + 28,00 = 291,65 €. Der Verkaufsweg rechnet weiter mit 14,5 % und bietet unverändert 348,27 € an. Einbehalten werden 56,62 €, also 16,3 % statt der 18,0 %, die im Kundenstammsatz stehen. Auf 300 Sendungen sind das 1.821 € Marge, die keine Auswertung meldet — weil jede Auswertung mit dem Code übereinstimmt, der den Fehler erzeugt hat.

Das Fehlerbild ist nicht, dass Preise falsch sind. Es ist, dass sie plausibel falsch sind: um wenige Prozent, in die richtige Richtung, bei jedem Angebot. Das bleibt bis zum Jahresabschluss unsichtbar, und da sind die Angebote längst raus und die Sendungen zugestellt.

Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, ist so gebaut, dass diese Fehlerklasse nicht entstehen kann: es gibt genau eine Preisberechnung, und Tests prüfen, dass Einkauf und Verkauf bei gleichen Eingaben übereinstimmen. Wie Tarifänderungen dort durchlaufen, steht in Frachttarife verwalten und pflegen.

„Ein Modul“ ist eine präzise und überprüfbare Behauptung. Sie bedeutet: Einkaufspreis und Verkaufspreis sind nicht zwei Berechnungen, die übereinstimmen sollten — sie sind dieselbe Berechnung, zweimal aufgerufen, unterschieden allein dadurch, ob der Margenschritt aktiv ist. Die Schritte 1 bis 8 sind derselbe Lauf, Zeichen für Zeichen. Nur Schritt 9 unterscheidet sich.

Daraus folgen drei Eigenschaften, die man in jeder Software-Demo abfragen sollte.

Übereinstimmung durch Bauweise

Wird eine Staffelsprungregel korrigiert, ändern sich beide Seiten im selben Release, weil es nur eine Stelle zu ändern gibt. Die Frage „passt Ihre Kostenauswertung zu Ihrer Angebotsmaske?“ stellt sich nicht mehr.

Der Server entscheidet über Geld

Der Browser darf das Modul ausführen, um sofort einen simulierten Preis anzuzeigen. Der Preis, der gespeichert, versendet und eingehalten wird, wird serverseitig neu gerechnet. Ein Preis, der vom Client kommt, wird nie geglaubt. Erst das macht einen öffentlich erreichbaren Preisrechner überhaupt vertretbar: Ihr Kunde kann die Entwicklerkonsole öffnen und bewegt seinen Preis trotzdem nicht.

Der Einkaufspreis überschreitet die Grenze nie

Weil der Margenschritt der einzige Unterschied zwischen beiden Läufen ist, lassen sich Einkaufspreis und Marge in einem getrennten Datensatz halten, den die Kundenrolle nicht lesen darf — nicht in der Oberfläche versteckt, sondern in der Antwort nicht vorhanden. Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, speichert die Finanzdaten eines Angebots in einem privaten Unterdatensatz; die Mechanik beschreibt einen Preis zeigen, ohne den Einkaufspreis zu zeigen.

Das Gegenbeispiel ist die „Verkaufsmatrix“: eine zweite Tabelle, erzeugt durch Anwendung der Margen auf die Einkaufsmatrix und dann gespeichert. Sie wirkt effizient und ist eine Falle — Margen frieren zum Erzeugungszeitpunkt ein, kundenindividuelle Preise vervielfachen die Tabellen, und am Tag eines Tarif-Neuimports sind die abgeleiteten Matrizen veraltet, bis jemand sie neu erzeugt. Marge ist ein Rechenschritt, keine Tabelle auf der Platte.

Anbieter verwenden vier oder fünf Namen für überlappende Bausteine, was die Auswahl unnötig schwer macht. Diese Unterscheidungen zählen.

So prüfen Sie, ob ein Produkt wirklich rechnet

Lassen Sie eine Sendung live kalkulieren und die Arithmetik zeigen: frachtpflichtiges Gewicht, getroffene Staffel, Staffelvergleich, Dieselbasis, dann Marge. Ein Produkt mit echtem Rechenweg liefert diese Aufschlüsselung in Sekunden. Ein Produkt, das nur eine Nachschlagetabelle mit Margenfeld ist, zeigt Ihnen eine Summe und einen Ladebalken.

Zwei weitere Prüfungen. Fragen Sie, was bei 1.940 kg passiert, wenn 2.000 kg günstiger sind — ein echter Rechenweg prüft alle höheren Staffeln, nicht nur die nächste. Und fragen Sie, ob Kostenauswertung und Angebotsmaske denselben Code teilen; wenn die Antwort die Beschreibung zweier Module ist, erwarten Sie die oben belegte Abweichung.

Cargavo, das TMS für Speditionen und Frachtvermittler, ist ein Rechenweg plus Angebotsablauf über Tarife, die Sie selbst aus Excel oder CSV erfassen — der Weg dahin steht in Frachttarife aus Excel erfassen. Bewusst ist es keine Frachtführer-API und keine EDI-Anbindung, keine Frachtenbörse, kein Ausschreibungsmarktplatz und keine Fuhrpark- oder Dispositionssoftware — die Preise stammen aus Ihren eigenen verhandelten Tarifen, ab 49 €/Monat, mit EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD und PLN ab dem Growth-Tarif mit 14 Tagen kostenlosem Test ohne Kreditkarte. Die Pakete stehen auf der Preisseite.