Cómo comparar tarifas de varios transportistas en un mismo envío

La expresión se usa para dos cosas distintas y confundirlas cuesta mucho tiempo. En una bolsa de cargas o en una plataforma de licitación, comparar significa publicar un envío y esperar respuestas: minutos u horas, y un precio diferente cada vez. En la herramienta de cotización de fletes de un comisionista de transporte — o de un transitario, o de un agente de carga en México, Colombia o Chile —, comparar significa pasar el envío por los tarifarios ya guardados en el sistema, lo cual es determinista y tarda milisegundos. Esta guía trata de lo segundo.

Mecánicamente son cinco pasos que se repiten por transportista. Seleccionar los tarifarios cuya tabla de zonas contiene el código postal de entrega y cuya vigencia cubre la fecha de hoy. Derivar la base facturable de ese transportista a partir del envío. Buscar la celda y aplicar el mínimo de facturación y las reglas de tramo. Sumar el recargo por combustible de ese transportista y las opciones que el envío necesita. Y por último aplicar la regla de margen que gobierna a ese cliente y ese tarifario.

El paso que todo el mundo se salta es el segundo, y es justo el que decide si la comparación significa algo. Tres transportistas pueden tener tres estructuras distintas para la misma ruta: uno cobra por cada 100 kg contra una zona, otro cobra un precio plano por número de palets contra una zona, otro cobra por metro lineal de carga. No son tres precios de la misma cantidad: son tres precios de tres cantidades que describen los mismos seis palets. Una comparación que alinea hojas de tarifas en vez de recalcular el envío para cada transportista está comparando unidades, no costes.

Por eso comparar y dar de alta transportistas son el mismo tema: un transportista solo entra en la comparación cuando su tarifario está guardado en una estructura que el motor sabe leer. Tienes el flujo completo en la categoría alta de transportistas, y el porqué de que la integración real sea el tarifario y no una conexión en integración con transportistas para comisionistas.

Toma un envío y tres transportistas ficticios: Transportista Alfa, Transportista Bravo y Transportista Charlie. Están inventados para el ejemplo; la aritmética es real y puedes rehacerla con tus propios tarifarios.

El envío: grupaje de Valencia (ES-46) a Bilbao (ES-48), zona 3 para los tres. 6 europalets de 1,2 × 0,8 m, no apilables, 3.600 kg brutos, hayón necesario en la entrega. La superficie ocupada es 6 × 0,96 m² = 5,76 m², que sobre un ancho de remolque de 2,4 m equivale a 2,4 metros lineales.

Transportista Alfa (weight_zone). Su tarifario convierte 1 metro lineal en 1.750 kg, así que el mínimo por metro lineal es 2,4 × 1.750 = 4.200 kg, por encima de los 3.600 kg reales. El peso facturable es por tanto 4.200 kg. Zona 3, tramo de 3.000 a 4.999 kg a 13,40 € por cada 100 kg: 42 × 13,40 € = 562,80 €. El motor comprueba además el suelo del tramo siguiente — 5.000 kg a 11,60 € por 100 kg = 580,00 € — que sale peor, así que se queda 562,80 €.

Transportista Bravo (pallet). Zona 3, 6 palets, precio plano de 534,00 €. El peso solo se contrasta contra un tope de 800 kg por palet: 3.600 ÷ 6 = 600 kg, así que el tarifario aplica.

Transportista Charlie (mpl_bracket). Zona 3, tramo de 2,0 a 2,9 metros lineales a 228,00 € el metro lineal: 2,4 × 228,00 € = 547,20 €. El peso no entra en el cálculo.

Los recargos por combustible aquí son del 6,0 %, 9,5 % y 4,0 %: cada transportista indexa el suyo. Por tarifa base el orden es Bravo, Charlie, Alfa. Por precio de compra es Charlie, Bravo, Alfa. Bravo entraba 13,20 € por debajo de Charlie y termina 28,64 € por encima: un vuelco de 41,84 € provocado por un porcentaje de recargo y un precio de hayón. Cualquier comparación que se detenga en la hoja de tarifas coloca primero al transportista equivocado. Las cuatro estructuras implicadas están descritas en tipos de tarifarios de transporte, y las reglas de base facturable en peso facturable.

Transportista Charlie sale 33,48 € más barato de comprar que Transportista Alfa. Charlie también entrega en 4 días frente a los 2 de Alfa. Que ese cambio sea bueno depende de datos que la columna de precio no contiene, y conviene escribirlos antes de la comparación en lugar de discutirlos después.

• Plazo de tránsito contra la fecha límite del cliente. Dos días de holgura son gratis; dos días después de una parada de producción son una cuenta perdida. El plazo es una propiedad declarada del tarifario, así que va al lado del precio en la comparación, no en la memoria de nadie.
• Restricciones del punto de entrega. Un almacén que solo recibe con cita previa, que no tiene muelle o que rechaza vehículos de más de 12 m elimina transportistas al margen del precio. Por eso hayón, entrega concertada y acceso restringido deben ser opciones tarifadas en todos los tarifarios: un transportista que no puede prestarlas no tiene un precio barato, no tiene precio.
• Capacidad en la ruta y en el sentido que necesitas. Un transportista regional que es el más barato bajando puede no tener nada subiendo en la semana 32. Una tarifa barata que no puedes reservar vale cero.
• Siniestralidad con esa mercancía. Carga no apilable, de alto valor o frágil cambia el orden mucho más que 30 €.
• Exactitud de la factura. Un transportista que factura habitualmente un peso facturable distinto del que produce su propio tarifario convierte un ahorro de 33 € en un trabajo mensual de conciliación.

El límite honesto: ninguna herramienta de cotización puede puntuar a un transportista con datos que nunca has registrado. Una comparación de tarifas te da precio, base facturable y el plazo declarado en el tarifario. La fiabilidad es tu propio historial, y la disciplina útil consiste simplemente en anotar por qué se eligió a un transportista que no era el más barato, para que el siguiente compañero vea el razonamiento en vez de reconstruirlo. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga, mantiene ese razonamiento pegado al registro de la cotización y no perdido en una cadena de correos.

Y hay una trampa más: el transportista más barato no es automáticamente el que te hace ganar la operación, porque el precio que ve tu cliente no es el precio de compra. De eso va la sección siguiente.

Sigue el mismo envío. Supón que la configuración de precios de este cliente fija un margen porcentual por tarifario: 15 % en Alfa, 18 % en Bravo y 22 % en Charlie. El precio de venta se calcula con p ÷ (1 − m), la fórmula que convierte el margen en una participación real sobre la venta y no en un recargo sobre la compra.

Lee la primera y la cuarta columna juntas. El orden de compra es Charlie, Bravo, Alfa. El orden de venta es Alfa, Bravo, Charlie: exactamente el inverso. El transportista con el precio de compra más bajo produce la cotización más cara que recibirá tu cliente, y el transportista con el precio de compra más alto produce la más barata siendo además el más rápido. Quien solo mira la columna de compra reserva al transportista más lento y envía la oferta más cara.

Ahora lee la columna de margen en euros, no en porcentaje. Charlie deja 166,72 € frente a los 110,22 € de Alfa: 56,50 € de diferencia en un solo envío. Ese es el intercambio real que tienes encima de la mesa: 23,02 € más al cliente y dos días más de tránsito a cambio de 56,50 € de margen bruto. Dicho así, es una decisión comercial que alguien puede tomar de verdad.

La tercera opción suele ser la correcta y es invisible si no la buscas: aplicar la regla del 15 % de Alfa al precio de compra de Charlie. 591,09 € ÷ 0,85 = 695,40 €, todavía 104,31 € de margen, y más barato para el cliente que cualquier fila de la tabla. Los porcentajes de margen distintos por transportista suelen ser accidentes históricos más que decisiones, y una pantalla de comparación es donde se hacen visibles. La diferencia entre margen porcentual y margen absoluto, y dónde encaja cada uno, está en margen porcentual o margen fijo. Los márgenes se aplican en el servidor en cada cotización, así que un comercial no puede olvidarse de uno ni cotizar por error un precio de compra.

Comparar un envío te dice quién gana ese envío. Comparar los mismos tres transportistas a lo largo del rango de tamaños te dice cómo encaminar tu tráfico, y es un ejercicio de cinco minutos que deberías hacer el día en que das de alta a un transportista. Misma ruta, mismos tres transportistas ficticios, solo tarifa base — sin combustible ni opciones — para que se vea la forma de cada tarifario.

Hay tres puntos de cruce y ninguno se ve leyendo las hojas de tarifas. Bravo se lleva todo hasta sus límites porque un precio plano por número de palets ignora peso y volumen a la vez. Desaparece en la cuarta fila: 5.200 ÷ 6 = 867 kg por palet, por encima de su tope de 800 kg. Y desaparece otra vez en la quinta porque su tarifario acaba en 8 palets. Charlie es ciego al peso, así que las filas tercera y cuarta cuestan exactamente los mismos 547,20 €: 1.600 kg adicionales viajan gratis, y por eso el metro lineal de carga gana en mercancía densa. Alfa solo toma la cabeza en la quinta fila, donde su mínimo de 4,0 × 1.750 = 7.000 kg sigue saliendo más barato por unidad en el tramo de 5.000 kg en adelante que 4,0 metros lineales a 214,00 €.

El resultado práctico es una frase por transportista: “Bravo por debajo de 800 kg por palet y 8 palets, Charlie para mercancía densa, Alfa por encima de 3,5 metros lineales.” Esa frase vale más que cualquier comparación suelta, porque le dice a un comercial qué esperar antes de que cargue la pantalla. Calcula los metros lineales con la calculadora de metros lineales y repasa las reglas de conversión detrás del mínimo en el metro lineal de carga explicado.

Una comparación que descarta transportistas en silencio es peor que no comparar, porque no distingues si un transportista es caro o simplemente no está. Cada hueco debería llevar un motivo, y los motivos habituales son solo cinco.

1. Ruta no cubierta. El código postal de entrega no aparece en la tabla de zonas de ese transportista. O no presta servicio allí, o la reconstrucción de zonas se dejó un rango de códigos postales: lo segundo es mucho más frecuente en las primeras semanas tras el alta.
2. Por encima del último tramo o de un tope. Las filas cuarta y quinta de la tabla anterior: un tarifario por palet con tope de peso por palet y número máximo de palets. Pregunta al transportista qué pasa por encima del tope; la respuesta suele ser una tarifa de carga completa cotizada caso por caso.
3. Por debajo de un mínimo. Eso no es un hueco: el tarifario debe devolver su mínimo de facturación. Si no devuelve nada, el mínimo no se capturó al reconstruir.
4. Tarifario caducado. La fecha de fin de vigencia ha pasado. Es el caso más peligroso cuando el sistema no lo deja en blanco, porque un tarifario caducado sigue cotizando los precios del año pasado con los costes de este.
5. Mercancía o servicio excluidos. Clases ADR, temperatura controlada, o una opción de entrega que ese transportista no presta en esa ruta.

De la lista sale la regla operativa: cotiza con los transportistas que sí devolvieron precio y trata los huecos como una lista de tareas, no como un mensaje de error. Si ninguno devuelve precio, sigues teniendo un cliente esperando respuesta: la solicitud debe quedarse en el mismo circuito y cotizarse a mano, no evaporarse. Ese camino está en cotizar sin tarifario. Capturar bien las tablas de zonas, los topes, los mínimos de facturación y las fechas de vigencia al reconstruir es lo que evita la mayoría de los huecos: tienes el detalle en la checklist de alta de transportistas. Cargavo, TMS para comisionistas de transporte, acepta una solicitud de cotización aunque ningún tarifario cubra la ruta, de modo que un destino sin cobertura sigue siendo una oportunidad comercial en vez de convertirse en un correo sin contestar.

La pantalla de comparación es una herramienta del comisionista. La vista del cliente es otro objeto construido con el mismo cálculo, y la diferencia es arquitectónica, no cosmética: el precio de compra, la regla de margen y el tarifario del transportista viven en registros que una cuenta de cliente no puede leer en absoluto. Ocultar una columna en la interfaz no es lo mismo, y falla la primera vez que alguien comparte una captura de pantalla o una exportación.

Tres formas de presentarlo, las tres defendibles:

• Un solo precio. Eliges tú el transportista y el cliente ve un único precio de venta. Es lo más simple, lo más rápido de aceptar y mantiene confidencial tu panel de transportistas.
• Niveles de servicio. Dos o tres opciones descritas como “entrega en 2 días laborables” o “con hayón”, cada una con su precio de venta. El cliente elige el equilibrio que tú ya has evaluado y los nombres de los transportistas siguen siendo tuyos.
• Transportistas con nombre. A veces lo exige un cliente cuyas propias normas de compliance nombran transportistas homologados. Perfecto cuando es contractual, pero entiende que acabas de hacer visible tu panel.

La opción intermedia suele ser la mejor respuesta comercial, porque convierte la comparación que has hecho en una elección que hace el cliente, y un cliente que elige es un cliente que reserva. En el ejemplo trabajado, ofrecer a Alfa por 734,79 € en 2 días junto a Charlie por 757,81 € en 4 días no es un par coherente: la opción lenta es más cara. Recalcular a Charlie con la regla del 15 % en 695,40 € da un par limpio: más rápido y más caro, o más lento y más barato.

Cargavo, TMS para comisionistas de transporte y agentes de carga de equipos de 2 a 25 personas, ejecuta la comparación con tarifarios que reconstruyes tú mismo en Excel o CSV — weight_zone, pallet, mpl_bracket e hybrid_weight — sin API ni EDI de transportista. No es una bolsa de cargas, ni un mercado de licitaciones, ni un sistema de dispatch: los transportistas que se comparan son aquellos cuyo tarifario tienes. El cliente ve solo el precio de venta, en un portal con tu marca, en español, inglés, francés o alemán, y en EUR, USD, GBP, CHF, CAD, MAD o PLN; una cotización aceptada (Q-YYYY-NNNN) se convierte en una expedición con seguimiento (S-YYYY-NNNN). Los planes son Starter 49 €/mes, Growth 149 €/mes y Scale 399 €/mes, con facturación anual equivalente a unos dos meses gratis y prueba de 14 días sin tarjeta de crédito: los detalles están en la página de precios. El modelo de confidencialidad está explicado en cómo dar un precio sin revelar tu precio de compra.